TABLAS ACCESS EN BASE A PROYECTO

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste que es imprescindible realizar un diseño sobre la base de datos que quieres hacer ya que las tablas en access deben realizarse en base a ese proyecto. En ESTE CAPÍTULO seguirás con las tablas en access en base a proyecto, tanto a nivel teórico, como práctico, con ejercicios y aprenderás como jugar con los registros.

¿Seguimos?.

SEGUIMIENTO DEL PROYECTO DE LA BASE DE DATOS

Hasta el momento hemos creado la tabla "CLIENTES" del proyecto con todos sus campos y hemos insertado registros, a excepción de los campos "Descuento" y "Zonaventa" que han quedado vacíos porque dependerán de las tablas "DESCUENTO" y "ZONAS".

Cuando algunos campos de una tabla dependen de campos de otras tablas hay que unirlos de alguna manera para que podamos extraer la información de diferentes tablas. Esta unión que explicaremos más adelante, access lo llama RELACIONES, es decir, que access permite relacionar campos de una tabla con otra u otras tablas. En este caso, para que empecéis a entender como funciona las relaciones entre campos están dibujadas como flechas de color azul.

En caso del proyecto podemos apreciar que de la tabla DESCUENTO está el campo "Descuento" y hay una relación directa con el campo "Descuento" de la tabla "CLIENTES". Pero por ahora vamos a crear las tablas que necesitamos.

Continuamos creando tablas en base al proyecto de access presentado en el capítulo anterior.
Continuamos creando tablas en base al proyecto de access presentado en el capítulo anterior.

CONFIGURACIÓN TABLA "DESCUENTO"

Como ya sabemos lo primero que tenemos que hacer es crear una tabla nueva y que llamaremos "DESCUENTO". Con esta tabla nueva ofreceremos al cliente la opción de tener un descuento por fidelidad. Pero como todos sabemos no todos los clientes son iguales y tan fieles, por tanto a mayor fidelidad, mayor será el descuento que aplicaremos.

Campo Id:

Este será el identificador de los registros, cada registro tendrá un número asociado que nos permitirá controlar el número total de los mismos que hay insertados en la tabla. El tipo de propiedad será "autonumérico". Es decir le decimos a access que por cada registro nuevo, incremente el valor en 1 en el campo Id.

Campo Descripción:

Es es el segundo campo de la tabla y aquí tenemos que describir el tipo o nombre de descuento que vamos a aplicar por cada cliente
Este campo lo configuraremos de tipo "texto corto" con un máximo de 10 caracteres. Evidentemente será un campo con las propiedades de "requerido", es decir, que será obligatorio para el usuario, e "indexado" sin duplicados.

Campo Descuento:

Es es el tercer campo de la tabla y aquí tenemos que explicar el descuento que queremos aplicar por cada descripción.
Este campo será tipo número y en la propiedad "tamaño del campo" escogemos la opción de simple, en "formato" elegimos porcentaje y en "decimales" elegimos la opción de dos. activamos la propiedad de "requerido" y la propiedad de "indexado" la desactivaremos (opción no).

El campo que llevará la llave principal es el campo "Descripción". Este campo debe cumplir unos requisitos para que access no nos invalide el registro. Una vez realizados los cambios debería salir como en la siguiente imagen:

En esta imagen se puede apreciar la tabla que acabamos de diseñar. Podemos ver que en el campo descuento hemos activado la llave o clave principal y que hemos escogido la propiedad número simple con la opción de porcentaje.
En esta imagen se puede apreciar la tabla que acabamos de diseñar. Podemos ver que en el campo descuento hemos activado la llave o clave principal y que hemos escogido la propiedad número simple con la opción de porcentaje.

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JUGAR CON LOS REGISTROS

Lo mismo que se pueden modificar los campos , access también permite modificar los registros que hemos insertado:

Copiar, cortar y pegar un registro:

Es sencillo, nos dirigimos a la vista de tabla y seleccionamos el registro que queremos copiar y nos situamos sobre él (cuadrado gris izquierdo) clicamos botón derecho del ratón y seleccionamos "copiar", acto seguido nos desplazamos al lugar que queremos que esté, botón derecho del ratón y seleccionamos la opción de "pegar". Y ya tenemos el registro copiado con las mismas características. El copiado de registros no afectará al campo "Id" ya que automáticamente escogerá un valor.
Para "cortar" un campo se hace la misma operación solo que en vez de "copiar" eliges "cortar". Cuando termina el registro se ha desplazado al lugar donde le has indicado.

Desplazar un registro:

En vista tabla seleccionamos el registro que queremos desplazar a otra posición y situamos el mouse en el cuadrado de color gris del lado izquierdo de la misma fila, clicamos con el botón izquierdo del ratón y sin soltar desplazamos el registro a la posición que queremos. Recuerda no soltar el click hasta que no tengamos la posición correcta.

Insertar o eliminar un registro:

En vista tabla seleccionamos el lugar donde nos interesa poner el nuevo registro y en el cuadrado gris del lado izquierdo de la fila clicamos con el botón derecho del mouse y escogemos del menú la opción insertar. Automáticamente access inserta una nueva línea vacía para poner un registro.
Para eliminar un registro es necesario seleccionar la fila donde está y en el cuadrado gris del lado izquierdo de la fila clicamos con el botón derecho del mouse y escogemos del menú la opción eliminar. Access lanzará un aviso de confirmación antes de eliminar el registro.
Antes de eliminar un registro se debe tener muy claro que todos los registros asociados o relacionados pueden perderse. Y es IRRECUPERABLE.


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CONFIGURACIÓN TABLA "ZONAS"

En este apartado vamos a crear una tabla nueva y que llamaremos "ZONAS". Con esta tabla nueva sabremos a que sucursal de nuestras tiendas pertenece el cliente.
Esta nueva tabla contiene los siguientes campos:

Campo Id:

Este será el identificador de los registros, cada registro tendrá un número asociado que nos permitirá controlar el número total de los mismos que hay insertados en la tabla. El tipo de propiedad será "autonumérico". Es decir le decimos a access que por cada registro nuevo, incremente el valor en 1 en el campo Id.

Campo Descripción:

Es es el segundo campo de la tabla y aquí tenemos que describir el nombre la sucursal, en este caso utilizaremos provincias.
Este campo lo configuraremos de tipo "texto corto" con un máximo de 15 caracteres. Evidentemente será un campo con las propiedades de "requerido", es decir, que será obligatorio para el usuario, e "indexado" sin duplicados. (es decir, no repetiremos una provincia).

Campo Zonaventas:

Es es el tercer campo de la tabla y aquí asignaremos un número por cada provincia en la que tengamos una tienda.
Este campo será tipo número y en la propiedad "tamaño del campo" escogemos la opción de byte, en "formato" elegimos número general y en "decimales" elegimos la opción de cero. Activamos la propiedad de "requerido" y la propiedad de "indexado" (sin duplicados).

El campo que llevará la llave principal es el campo "Zonaventas". Este campo debe cumplir unos requisitos para que access no nos invalide el registro. Una vez realizados los cambios debería salir como en la siguiente imagen:

En esta imagen se puede apreciar la tabla que acabamos de diseñar en base a nuestro proyecto. Podemos ver que en el campo zonaventas hemos activado la llave o clave principal y que hemos escogido la propiedad número byte con la opción de general.
En esta imagen se puede apreciar la tabla que acabamos de diseñar en base a nuestro proyecto. Podemos ver que en el campo zonaventas hemos activado la llave o clave principal y que hemos escogido la propiedad número byte con la opción de general.

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PROPIEDAD DE CAMPO "NÚMERO" EN PROFUNDIDAD

A continuación vamos a ver las opciones que tenemos compatibles con la propiedad "tamaño del campo" y el tipo de propiedad "número".

BYTE: Este formato se usa para números enteros comprendidos entre 0 y 255. El requisito de almacenamiento es 1 byte, es decir, que pesará en cada registro 1 byte.
ENTERO: Este formato se usa para enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. El requisito de almacenamiento es 2 bytes.
ENTERO LARGO: Este formato se usa para enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. El requisito de almacenamiento es 4 bytes.
SIMPLE: Este formato se usa para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3,4 x 1038 de hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es 4 bytes.
DOBLE: Este formato se usa para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 de hasta 15 dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es 8 bytes.
ID DE REPLICACIÓN: Este formato se usa para almacenar un identificador único global necesario para la replicación. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que la replicación no es compatible con el formato de archivo .accdb.
DECIMAL: Este formato se usa para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 1027 y 9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es 12 bytes.
RECUERDA QUE...
Para asegurar un mayor rendimiento en la base de datos siempre es mejor elegir el menor tamaño del campo.

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EJERCICIOS

EJERCICIO 6

Para una mejor atención al cliente tenemos que premiar al cliente que nos muestra más fidelidad. Por tanto, debes crear en la tabla "DESCUENTO" la siguiente lista de fidelización:

Estos son los registros que debemos copiar en la tabla access de DESCUENTO realizada en base a nuestro proyecto.
Estos son los registros que debemos copiar en la tabla access de DESCUENTO realizada en base a nuestro proyecto.

EJERCICIO 7

En este momento tenemos 5 tiendas repartidas por varias provincias de España. A cada tienda le tenemos que dar un número de zona (provincia). Transcribe la tabla siguiente a la tabla ZONAS de access:

Estos son los registros que debemos copiar en la tabla access de ZONAS realizada en base a nuestro proyecto.
Estos son los registros que debemos copiar en la tabla access de ZONAS realizada en base a nuestro proyecto.

EJERCICIO 8

En la tabla "CLIENTES" el registro número 3 está incompleto en el campo de "población". De nada nos sirve un registro incompleto y como no me acuerdo de como acababa el nombre de la población, y los datos perdidos no los puedo recuperar (porque no tengo copia de seguridad), mejor borra todo el registro.
Recuerda que cada registro es una fila, no me borres toda la tabla :).


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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR has aprendido que antes de iniciar nada en access necesitas un proyecto de la base de datos que quieres construir para que te sirva de guía, ya que de esta manera te ayudará a dividir los datos en diferentes tablas y especialmente te ayudará a extraer toda la información de las mismas cuando lo necesites.

En ESTE CAPÍTULO has continuado con el proyecto de base de datos y sobre el mismo empezar a trabajar en la creación y configuración de la tabla DESCUENTO. Has aprendido a manejar los registros de las tablas. También has creado y configurado la tabla de ZONAS y has podido descubrir nuevas funciones que contiene el tipo de datos número y lo más importante de todo, has aprendido con los ejercicios.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE aprenderás a crear listas de tabla con datos existentes y a verás como se pueden organizar los datos.

TABLA DESDE INICIO
LISTA DE DATOS EXISTENTE
LISTA DE DATOS EXISTENTE

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