REGLAS DE VALIDACIÓN EN ACCESS

Puede investigar o validar los datos de las bases de datos de escritorio de Access entrar utilizando las reglas de validación de un campo. Hay tres tipos de reglas de validación de acceso:

Regla de validación de campo: Puede utilizar una regla de validación para especificar un criterio que deben cumplir todos los valores de campo válido. Por ejemplo, un campo de fecha podría tener una regla de validación que no permita valores en el pasado.

Regla de validación de registro: Puede utilizar una regla de validación para especificar una condición que deben cumplir todos los registros válidos. Por ejemplo, un registro con dos campos de fecha podría requerir que los valores de un campo siempre preceden a los valores del otro campo (por ejemplo, StartDate es antes EndDate).

Validación de un formulario: Puede utilizar la propiedad Regla de validación de un control en un formulario para especificar un criterio que deben cumplir todos los valores de entrada a ese control. La propiedad de control de Regla de validación funciona como una regla de validación de campo.

¿QUÉ ÉS UNA REGLA DE VALIDACIÓN?

Una regla de validación es una forma de limitar la información que se escribe en un campo de tabla o en un control (como un cuadro de texto) de un formulario. Con el texto de validación se puede incluir un mensaje que sirva de ayuda a los usuarios que escriben datos no válidos.
Cuando se escriben datos, Access comprueba si se ha infringido alguna regla de validación y, si así es, los datos escritos no se aceptan y Access muestra un mensaje.
Access ofrece varias formas de restringir la entrada de datos:

Access ofrece varias formas de restringir la entrada de datos:

Tipos de datos: Cada campo de tabla tiene un tipo de datos que restringe lo que los usuarios pueden escribir. Por ejemplo, un campo Fecha/hora acepta únicamente fechas y horas, un campo de moneda acepta únicamente datos monetarios y así sucesivamente.

Propiedades de campo: Algunas propiedades de campo restringen la entrada de datos. Por ejemplo, la propiedad Tamaño del campo de un campo restringe los datos proporcionados al limitar la cantidad de datos.
También puede usar la propiedad Regla de validación para requerir que se escriban valores específicos y la propiedad Texto de validación para informar a los usuarios de los errores. Por ejemplo, si se escribe la regla >100 Y <1000 en la propiedad Regla de validación, se obliga a los usuarios a especificar valores comprendidos entre 100 y 1000.

Una regla como [FechaFin]>=[FechaInicio] obliga a los usuarios a escribir una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio. Si se escribe el texto "Especifique valores comprendidos entre 100 y 1000" o "Especifique una fecha de finalización igual o posterior a la fecha de inicio" en la propiedad Texto de validación, se indica a los usuarios que han cometido un error y se aclara cómo corregirlo.

Máscaras de entrada: Puede utilizar una máscara de entrada para validar los datos obligando a los usuarios especificar los valores de una manera específica. Por ejemplo, una máscara de entrada puede obligar a los usuarios a escribir las fechas con un formato europeo, como 14.04.2007.
Estos métodos de validación de datos se pueden usar de forma aislada o combinados entre sí. Los tipos de datos no son opcionales y reportan la validación de tipo de datos más básica.
Para obtener más información sobre los tipos de datos, tamaños de campo y máscaras de entrada, vea el artículo Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos.


TIPOS DE REGLAS DE VALIDACIÓN

Se pueden crear dos tipos básicos de reglas de validación:

Reglas de validación de campo: Utilice una regla de validación de campo para comprobar el valor que introduce en un campo al salir del campo. Por ejemplo, supongamos que tiene un campo de fecha, y escribe > = #01/01/2018 # en la propiedad Regla de validación de ese campo. La regla obliga a los usuarios a escribir las fechas después del 1 de enero de 2018. Si especifica una fecha anterior a 2018 y, a continuación, intente colocar el enfoque en otro campo, Access impide que se salga del campo hasta que solucione el problema. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo muy claro de cómo funciona:

La regla de validación en este ejemplo es sencilla, hemos dado la orden de que todas las fechas que sean anteriores o igual al 01/01/2018 sean rechazadas.
La regla de validación en este ejemplo es sencilla, hemos dado la orden de que todas las fechas que sean anteriores o igual al 01/01/2018 sean rechazadas.

Reglas de validación de registro: Utilizar una regla de validación de registro para controlar cuándo puede guardar un registro (una fila de una tabla). A diferencia de una regla de validación de campo, una regla de validación de registro hace referencia a otros campos de la misma tabla.
Puede crear reglas de validación de registro cuando se necesita comprobar los valores de un campo con los valores de otra. Por ejemplo, puede definir una regla de validación de registro como [FechaObligatoria] < = [FechaPedido] para evitar que alguien por error ponga una fecha anterior al pedido (el valor del campo FechaObligatoria). (Ésta última regla de validación debe utilizarse en un formulario o bien en la vista de tablas, ya que en vista diseño dará error de sintaxis).

La regla de validación en este ejemplo se hace mediante la vista tabla. Basta con situarse en el campo que llevará la regla e ir a la pestaña (campo) de la cinta de opciones y pulsar (validación) con la opción (regla de validación) y se abrirá el generador de expresiones.
La regla de validación en este ejemplo se hace mediante la vista tabla. Basta con situarse en el campo que llevará la regla e ir a la pestaña (campo) de la cinta de opciones y pulsar (validación) con la opción (regla de validación) y se abrirá el generador de expresiones.
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Agregar una regla de validación a una tabla

Se puede agregar una regla de validación de campo o una regla de validación de registro. La primera comprueba la entrada en un campo y se aplica cuando el foco deja de ser el campo, mientras que la segunda comprueba la entrada en uno o más campos y se aplica cuando el foco deja de ser el registro. Por lo general, una regla de validación de registro compara los valores de dos o más campos.
Importante: Los campos de autonumérico, adjuntos, OLE y de Id de réplica, no admiten reglas de validación.

Crear una regla de validación de campo:

1. Seleccione el campo que desee validar.
2. En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Regla de validación de campo.
3. Use el Generador de expresiones para crear la regla de validación.

Crear un mensaje que se abre cuando la entrada en el campo no es válida:

1. Seleccione el campo donde sea necesario mostrar un mensaje cuando los datos especificados no sean válidos. Dicho campo debe contar ya con una regla de validación.
2. En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Mensaje de validación de campo.
3. Escriba un mensaje adecuado. Por ejemplo, si la regla de validación es > 10, el mensaje podría ser "Escriba un valor que es menor de 10".
Puedes ver más ejemplos en Referencia a las reglas de validación.

La regla de validación en este ejemplo es sencilla, hemos dado la orden de que todos los números sean inferiores a 10 sean rechazados y se les advierta con una ventana de aviso.
La regla de validación en este ejemplo es sencilla, hemos dado la orden de que todos los números sean inferiores a 10 sean rechazados y se les advierta con una ventana de aviso.

Crear una regla de validación de registro:

1. Abra la tabla para la que quiera validar registros.
2. En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Regla de validación de registro.

En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Regla de validación de registro.
En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Regla de validación de registro.

3. Use el Generador de expresiones para crear la regla de validación.

Una vez abierto el generador de expresiones hay que poner la orden de validación, que en este caso será [FechaInicio]<=[fechaFin]. La orden es que la fecha de pedido sea anterior a la fecha de entrega del producto.
Una vez abierto el generador de expresiones hay que poner la orden de validación, que en este caso será [FechaInicio]<=[fechaFin]. La orden es que la fecha de pedido sea anterior a la fecha de entrega del producto.

Crear un mensaje que se abre cuando la entrada en el registro no es válida:

1. Abra la tabla donde sea necesario mostrar un mensaje cuando los datos especificados no sean válidos. Dicha tabla debe contar ya con una regla de validación de registro.
2. En el grupo Validación de campos de la pestaña Campos, haga clic en Validación y, después, en Mensaje de validación de registros.
3. Escriba un mensaje adecuado. Por ejemplo, si la regla de validación es [FechaInicio] <= [FechaFin], el mensaje podría ser "La fecha entrega (FechaFin) no puede ser inferior a la fecha de pedido (FechaInicio)", tal como se muestra en la imagen:

Para poner un mensaje de validación basta con situarse en el campo que lleva la regla e ir a la pestaña (campo) de la cinta de opciones y pulsa (validación) con la opción (mensaje de validación). Acto seguido aparece una ventana donde podemos poner el texto que queramos.
Para poner un mensaje de validación basta con situarse en el campo que lleva la regla e ir a la pestaña (campo) de la cinta de opciones y pulsa (validación) con la opción (mensaje de validación). Acto seguido aparece una ventana donde podemos poner el texto que queramos.
Vemos claramente que en el registro 13 se ha violado una regla de validación, es decir que la fecha de inicio es superior a la fecha de fin. Access nos muestra el error y el mensaje asociado para que el usuario tenga una pista del mismo error y pueda corregirlo.)
Vemos claramente que en el registro 13 se ha violado una regla de validación, es decir que la fecha de inicio es superior a la fecha de fin. Access nos muestra el error y el mensaje asociado para que el usuario tenga una pista del mismo error y pueda corregirlo.)
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REFERENCIA A LAS REGLAS DE VALIDACIÓN

Regla de validaciónTexto de validación
< > 0Especifique un valor que no sea cero.
> = 0El valor debe ser igual o mayor que cero.
0 o >100El valor debe ser igual que cero o mayor que 100.
ENTRE 0 Y 1Especifique un valor con un signo de porcentaje (se usa con los campos que almacenan los valores numéricos como porcentajes)
<#01/01/2018#Especifique una fecha anterior a 2018.
>=#01/01/2017# Y <#01/01/2018#La fecha debe ser del año 2017.
<Fecha()La fecha de nacimiento no puede ser una fecha actual.
CompCadena(Mayús([Apellidos]), [Apellidos],0) = 0[Apellidos],0) = 0 Los datos del campo Apellidos deben escribirse en mayúsculas.
>=Int(Ahora())Especifique la fecha de hoy.
H O MEscriba H para hombre o M para mujer.
COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A-Z]*@[A-Z].net" O "[A-Z]*@[A-Z].org"Escriba una dirección de correo electrónico válida que termine en .com, .net u .org.
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30Escriba una fecha obligatoria que no sea posterior a un plazo de 30 días a partir de la fecha de pedido.
[FechaFin]>=[FechaInicio]Escriba una fecha de fin que sea igual o posterior a la fecha de inicio.

EJEMPLOS DE SINTAXIS DE OPERADORES EN REGLA DE VALIDACIÓN EN ACCESS

Los ejemplos de operadores que generalmente se utilizan son los siguientes:

OperadorFunciónEjemplo
NOComprueba si hay valores opuestos. Se puede usar delante de cualquier operador de comparación, salvo NO ES NULO.NO > 10 (es lo mismo que <=10)
ENComprueba si hay valores iguales a los elementos de una lista. El valor de comparación debe ser una lista de valores separados por comas que aparece entre paréntesis.EN ("Tokio","París","Moscú")
ENTREComprueba si hay un intervalo de valores. Debe haber dos valores de comparación (un valor alto y un valor bajo) y esos valores deben ir separados por el separador Y.ENTRE 100 Y 1000 (es lo mismo que >=100 Y <=1000)
COMOBusca cadenas modelo coincidentes en los campos de tipo Texto y Memo.COMO "Geo*"
NO ES NULOObliga a los usuarios a escribir valores en el campo. Equivale a establecer el valor de la propiedad de campo Requerido en Sí. Sin embargo, cuando se habilita la propiedad Requerido y un usuario no especifica un valor, Access muestra un mensaje de error poco descriptivo. En general, el uso de las bases de datos resulta más fácil si se utiliza NO ES NULO y se escribe un mensaje descriptivo en la propiedad Texto de validación.NO ES NULO.
YEspecifica que todas las partes de la regla de validación deben cumplirse.>= #01/01/2007# Y <=#06/03/2008# Nota: Se puede usar Y también para combinar reglas de validación. Por ejemplo: NO "Reino Unido" Y COMO "R*".
OEspecifica que algunas partes (no todas) de la regla de validación deben cumplirse.enero O febrero.
<Menor que.
<=Menor o igual que.
>Mayor que.
>=Mayor o igual que.
=Igual que.
<>Distinto que.
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¿CÓMO CONTINUAR?

En este capítulo has aprendido que es una regla de validación y los diferentes tipos de reglas que hay y especialmente has aprendido como agregar las reglas de validación en el programa de access. Se han mencionado algunas referencias a las reglas de validación y ejemplo de sintaxis de operadores que siempre viene bien saberlo.

EN CAPÍTULO SIGUIENTE vas empezar a crear una buena base de datos desde 0. Es por ello que recomiendo que tengas el programa access encendido y a punto para practicar en nuestra base de datos.

LAS MÁSCARAS DE ENTRADA
LAS MÁSCARAS DE ENTRADA
CREAR TABLA DESDE INICIO
CREAR TABLA DESDE INICIO

Una opinión sobre “REGLAS DE VALIDACIÓN EN ACCESS

  1. MASCARA DE ENTRADA

    Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse. Una máscara de entrada está formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) que separan los espacios en blanco para rellenar.
    Las máscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora, pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda.

    EJEMPLO:
    L0L0L0 = T2F8M4 = Esta sirve para que los valores que se introduzcan sean alternados entre letras y números
    >L=0 El valor debe ser igual o mayor que cero. -o bien- Especifique un número positivo.
    0 o >100 El valor debe ser igual que cero o mayor que 100.

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