REFERENCIAS CRUZADAS

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste la función TOTAL, como Acces puede hacer todo tipo de cálculos, practicaste con ejercicios y descubriste los tipos de funciones de agregado que se pueden utilizar para dichos cálculos. En ESTE CAPÍTULO veremos que Access permite realizar la suma total, de varios totales en una sola consulta mediante las referencias cruzadas.

REFERENCIAS CRUZADAS

Hasta el momento hemos hecho cálculos totales agrupados en base a un solo campo a través de las consultas resumen. Pero, ¿Qué pasaría si lo que necesito es hacer un cálculo que incluya más de un campo?.

Esto es posible mediante una consulta de referencia cruzada en la que podemos realizar operaciones matemáticas, agrupando los registros con base a dos campos.

Para entenderlo, mejor vamos a poner un ejemplo sobre nuestra base de datos. Para ello haremos uso del asistente que Access pone a nuestra disposición, y analizaremos todos los pasos que tiene este proceso.

Vamos a visualizar de nuestra base de datos el total vendido de cada sucursal agrupado por sus fechas de venta. Para esto agrupamos el total de cada sucursal y de cada fecha de venta de la consulta 4, realizada en el capítulo anterior.

Para iniciar el asistente, debemos pulsar el botón Asistente para consultas, del grupo Consultas, de la pestaña Crear de la cinta de opciones.

PRIMER PASO:

A continuación, comenzará el asistente, que mostrará el primer paso, el cual permite seleccionar el tipo de consulta que queremos realizar. Sus opciones son las siguientes:

Para poder realizar cualquier cálculo en base a dos campos, siempre hay que utilizar una consulta de referencia cruzada.
Para poder realizar cualquier cálculo en base a dos campos, siempre hay que utilizar una consulta de referencia cruzada.

Para consultas sencillas: para consultas de selección simples.

Consultas de referencias cruzadas: permite compactar información agrupando totales.

Asistente para búsqueda de duplicados: posibilita crear una consulta que busca valores repetidos en tablas o consultas existentes.

Búsqueda de no coincidentes: crea una consulta con los registros relacionados entre dos tablas.

Seleccionamos la opción Asistente para consultas de referencias cruzadas y pulsamos Aceptar, para visualizar el siguiente paso del asistente.

SEGUNDO PASO: 

El segundo paso del asistente permite seleccionar el origen de la consulta que se va a crear. En el apartado Ver, activamos cualquiera de las siguientes opciones:

Tablas: Hace que se muestren solo las tablas existentes en la base de datos.

Consultas: Hace que se muestren solo las consultas existentes en la base de datos.

Ambas: Hace que se presentan todas las tablas y consultas de la base de datos.

Acto seguido de elegir los elementos que se mostrarán, debemos seleccionar en la lista el origen de datos deseado, en nuestro caso, la consulta 4 creada en el capítulo anterior (añadiendo el campo "Zonaventa" de la tabla ZONAS), y pulsar Siguiente para continuar.

La consulta 4 nos sirve perfectamente para mostraros el ejemplo de una referencia cruzada en Access.
La consulta 4 nos sirve perfectamente para mostraros el ejemplo de una referencia cruzada en Access.
Escogemos de la opción consulta, la consulta 4, que dispone de todos los campos que necesitamos para visualizar este ejemplo.
Escogemos de la opción consulta, la consulta 4, que dispone de todos los campos que necesitamos para visualizar este ejemplo.

TERCER PASO: 

Ahora, debemos elegir cuáles serán los campos que encabezarán las filas de la consulta resultante. Los campos de fila son los que se mostrarán al comienzo de la tabla y sus registros se agruparán con base en valores similares (se verá uno por fila).

En nuestro caso, se presentará una fecha de venta en cada fila. Para asignar un campo, debemos seleccionarlo en la lista Campos disponibles y pulsar el botón que posee el signo ">". En la zona inferior del cuadro, se muestra la previsualización de los resultados al asignar un campo de fila. Luego de elegirlo, presionamos Siguiente para continuar.

Queremos que cada fila se identifique con la fecha de las ventas.
Queremos que cada fila se identifique con la fecha de las ventas.

CUARTO PASO: 

En el cuarto paso, tenemos que indicar cuál será el encabezado de columna para la consulta resultante. El campo que asignamos como encabezados de columna muestra cada uno de sus registros agrupados como título de columnas.

En nuestro ejemplo, los encabezados de columnas serán las sucursales (Número de zonas). Para asignar encabezados de columna, simplemente debemos seleccionarlos de la lista y veremos una previsualización del resultado en la zona inferior del cuadro. Para continuar, pulsamos el botón Siguiente.

Queremos que cada columna se identifique con las zonas o sucursales.
Queremos que cada columna se identifique con las zonas o sucursales.

QUINTO PASO: 

En el quinto paso, debemos indicar el campo que contiene los registros sobre los cuales se aplicará una operación matemática. Para esto, simplemente tenemos que seleccionarlo en la lista Campos.

En nuestro ejemplo, vamos a sumar los valores del campo Total. Luego, señalamos una operación para realizar en la lista Funciones, donde se muestra la lista de funciones de agregado vistas anteriormente.

En este caso, debemos seleccionar la función Suma, ya que vamos a sumar todos los valores del campo total para cada una de las sucursales. Para continuar con el asistente, presionamos Siguiente.

Queremos la suma total (Iva incluido) de todas las fechas en las que ha habido ventas, en cada una de las sucursales.
Queremos la suma total (Iva incluido) de todas las fechas en las que ha habido ventas, en cada una de las sucursales.

ÚLTIMO PASO: 

En el último paso, tenemos que ingresar el nombre que queremos asignarle a la nueva consulta. Luego, debemos elegir entre las opciones Ver la consulta o Modificar el diseño.

A través de Ver la consulta, abrimos el resultado de la consulta en la Vista Hoja de datos. En cambio, si activamos Modificar el diseño, se abrirá la consulta de referencias cruzadas en la vista Diseño.
Para terminar el proceso, pulsamos el botón Finalizar.

Los encabezados de fila son cada una de las fechas de venta. Los encabezados de columna se corresponden con cada una de las zonas de venta, y se han agrupado los totales con base en la fecha de venta y también con base en cada zona.

Por último damos nombre a la consulta de referencias cruzadas y podemos mostrar la consulta en la hoja de datos o bien mostrar en vista diseño.
Por último damos nombre a la consulta de referencias cruzadas y podemos mostrar la consulta en la hoja de datos o bien mostrar en vista diseño.

Cuando realizamos totales agrupados a través de consultas de referencias cruzadas, debemos tener en cuenta que pueden quedar celdas vacías en el resultado de la consulta.

No tenemos que pensar que hemos cometido algún error en el procedimiento, esto se debe a que es posible que no todos los datos agrupados tengan valores en los encabezados de columna.
Es momento de ver el resultado, damos a finalizar y nos aparece lo siguiente:

Este es el resultado final de la referencia cruzada entre las tablas. Podemos apreciar los importes totales por sucursal.
Este es el resultado final de la referencia cruzada entre las tablas. Podemos apreciar los importes totales por sucursal.
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VISTA DE DISEÑO

Al igual que el resto de los elementos que componen una base de datos, las consultas de referencias cruzadas también poseen una Vista Diseño, en la cual se muestran y es posible configurar y personalizar cada uno de los campos que la conforman.

Al igual que el resto de las consultas, las de referencias cruzadas tienen una grilla en la parte inferior, que posee diversas filas con distintos datos. La diferencia radica en que, en este tipo de consultas, se agregan dos filas a la grilla, llamadas Total y Tab ref cruz, tal y como se detalla en la imagen siguiente que pertenece a la consulta de referencias cruzadas que hemos realizado en al apartado anterior:

Estamos viendo la vista de diseño de la tabla de referencia cruzada que hemos realizado en el apartado anterior.
Estamos viendo la vista de diseño de la tabla de referencia cruzada que hemos realizado en el apartado anterior.

En la fila Total se muestra la operación que se realiza en cada campo.

En nuestro ejemplo, las columnas Total y Total de Total poseen la función Suma. En la fila "Tab ref cruz" se indica la posición que ocupa cada campo. El campo Fecha de la venta "PrimeroDeFechapedido" es encabezado de fila, el campo sucursal "Zonaventa" es encabezado de columna y el campo Total tiene los valores que se suman en la columna Total de Total.

También es importante mencionar que, en la pestaña Diseño de las consultas de referencias cruzadas, se presenta activado por defecto el botón General ya que, a través de él, es que se crean este tipo de consultas.

Por lo tanto, si queremos modificar la acción de esta consulta, debemos presionar sobre el botón correspondiente, del grupo Tipo de consulta.

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EJERCICIOS DE REFERENCIAS CRUZADAS

EJERCICIO 26

Está muy bien el saber el importe de las ventas de todos los días, pero... ¿Cabría la posibilidad de saber el importe total de cada columna dentro de la consulta de referencia cruzada?. De esta manera veré realmente que ventas totales me ha hecho cada zona de venta y también por días.

Una pista: La consulta la tenemos, por tanto hay que seguir lo que ya hemos aprendido.
Si lo has hecho bien, debe quedarte así:

Ahora sabemos los totales de venta cada sucursal o zona y los totales por día de venta.
Ahora sabemos los totales de venta cada sucursal o zona y los totales por día de venta.

EJERCICIO 27

Ahora lo que quiero es saber los días en que ha habido venta, por zona, ya no me importa tanto el dinero, así podré ver que zona me está trabajando más.

Una pista: La consulta la tenemos, pero necesitamos hacer algunos pequeños cambios en la consulta, ¿Te suena de algo trabajar con datos calculados y las funciones de agregado?.

Vamos yo creo que no hacer falta "contar" mucho más. Si lo has hecho bien, debe quedarte así:

Lo que se muestra en la imagen es los días que han hecho venta cada una de las sucursales o zonas.
Lo que se muestra en la imagen es los días que han hecho venta cada una de las sucursales o zonas.

En el ejemplo podemos ver que la zona "5" en seis días de ejemplo solo ha hecho venta un día, mientras que las zonas "1" y "2" han hecho una media de tres días de ventas. Por tanto, tenemos que mirar que ha pasado y porqué han habido tan pocos días de venta.

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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste la función TOTAL, como Acces puede hacer todo tipo de cálculos, practicaste con ejercicios y descubriste los tipos de funciones de agregado que se pueden utilizar para dichos cálculos.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido a realizar cálculos a través de consultas de referencia cruzada mediante el asistente, y también has podido ver una consulta de este estilo mediante la vista de diseño de la misma consulta realizada y por supuesto no puede faltar el ejercicio de prácticas.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE Veremos que Access también nos permite exportar tablas desde otras bases de datos, sean de access o de excel o incluso de word.

FUNCIÓN TOTAL
FUNCIÓN TOTAL
EXPORTAR DATOS
EXPORTAR DATOS

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