PROTEGER ARCHIVO ACCESS

En el capítulo anterior has aprendido las herramientas necesarias que te van a permitir desenvolverte dentro de la interfaz del programa de Access. En este capítulo voy a enseñarte a proteger un archivo access con clave y de esta manera evitar la intrusión de usuarios no autorizados.

INTRODUCCIÓN

¿Puedo poner, habilitar o cifrar una contraseña a mi base de datos para evitar un uso "no autorizado"?.

La respuesta a esta pregunta es Sí, pero si estás pensando en habilitar la contraseña debes recordar que Access utiliza un algoritmo que es imposible detectar mediante otros programas de cifrado de contraseñas la que has puesto. Esta característica la incorporó access cuando empezó a guardar las bases de datos con extensión accdb.

Esto quiere decir que si la pierdes o no te acuerdas de la clave que has puesto, ya puedes eliminar el archivo, porque no encontrarás a nadie que lo pueda abrir.

Cabe recordar también, que debemos tener sumo cuidado de a quien le damos la contraseña, pues los usuarios que tengan dicha clave, también tienen acceso a quitarla o simplemente cambiarla.

En definitiva, tener la clave en un lugar seguro y procurar no dar la clave a nadie.

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PROTEGER ARCHIVO ACCESS CON CLAVE

El proceso de proteger un archivo access con clave es sencillo, basta con abrir la base de datos y debemos abrir el archivo que queremos cifrar con la opción "examinar archivo".

Para cifrar el archivo de access se debe abrir mediante la opción examinar.
Para cifrar el archivo de access se debe abrir mediante la opción examinar.

Seguidamente se nos abre una ventana, escogemos el archivo de nuestra base de datos con extensión accdb, y pulsamos en la flecha hacia abajo que se encuentra en el mismo botón de "abrir".

Se nos abrirá una lista de opciones y seleccionaremos "abrir en modo exclusivo".

Para poder proteger un archivo access con clave debe abrirse en modo exclusivo.
Para poder proteger un archivo access con clave debe abrirse en modo exclusivo.

La base de datos seleccionada se abrirá normal. Para cifrar el archivo abierto iremos a la pestaña "archivo" situada dentro de la cinta de opciones. Hacer click en la opción de "información" y pulsamos el botón "cifrar con contraseña".

En la opción información pulsar el botón de cifrar con contraseña.
En la opción información pulsar el botón de cifrar con contraseña.

Automáticamente volveremos de nuevo a la base de datos y saldrá una ventana emergente que pedirá que el usuario introduzca una contraseña para abrir la base de datos y la confirmación.

Aconsejo que la contraseña sea segura, es decir que haya una combinación de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, con una longitud mínima de 8 caracteres y le dais a aceptar.

Ante todo debéis recordar que si el usuario pierde o se olvida de la contraseña, ya no se podrá abrir el archivo, por tanto, el trabajo que se haya estado realizando hasta el momento... no se podrá recuperar.

Para comprobar que access ha hecho su trabajo correctamente, bastará con cerrar y abrir de nuevo la base de datos. Si al abrir la base de datos te pide la contraseña, significa que access ha hecho su trabajo correctamente.

Recordar:

Recordar también que la clave se ha hecho para un archivo de base de datos, no para todos los archivos, es decir, que si ciframos con contraseña el archivo "pruebas", pero abrimos otro archivo de base de datos, a este último no te pedirá la contraseña y se abrirá normal.

Al abrir el archivo cifrado, access pedirá al usuario la contraseña.
Al abrir el archivo cifrado, access pedirá al usuario la contraseña.

Access no permite la posibilidad de cambiar de contraseña, por tanto, si el usuario desea cambiarla, primero deberá quitar la clave y volver a ponerla.

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CIFRAR BASE DATOS COMPARTIDA

Access permite compartir una misma base de datos entre varios usuarios que pueden utilizar a la vez. Para conseguir esto, el programa permite mediante una opción dividir la base de datos en dos archivos y guardarlos por separado.

Para poder realizar esto, access guarda las tablas en un archivo (back-end) que es donde se almacena toda la información fundamental, por norma general este archivo se ubica en el servidor, y también creará otro archivo (front-end) donde guardará el resto de objetos, es decir, los formularios, las consultas, los informes, las macros y los módulos.

La función es sencilla, situamos en el servidor el archivo back-end que se encargará de enviar la información que tiene almacenada, así como también de recepcionar y almacenar los datos que le lleguen de los puestos de trabajo (front-end).

Se pueden hacer tantas copias del archivo front-end, como puestos de trabajo haya. En cada puesto se instalará dicho archivo. De esta forma, cuando cualquier usuario introduzca datos en un formulario, estos sean recogidos en las tablas del servidor. Sería algo así:

El archivo back-end se encarga de enviar, recibir y almacenar la información que le llega de los archivos front-end.
El archivo back-end se encarga de enviar, recibir y almacenar la información que le llega de los archivos front-end.

Para cifrar la base de datos compartida debes realizar todos los pasos que se han explicado en el apartado de habilitar contraseña, pero solamente al archivo back-end (archivo que contiene las tablas).

Una vez está habilitada la contraseña es importante desvincular desde los archivos front-end todos los vínculos a las tablas (back-end) para posteriormente volverlos a vincular. Una vez vinculados de nuevo, access pedirá la contraseña.

QUITAR CONTRASEÑA

Para poder quitar la contraseña debes primero abrir la base de datos en "modo exclusivo" y poner la contraseña para poder abrir el archivo, ya que si entramos en modo normal, al querer cambiar la clave nos saldrá un aviso advirtiendo que no es posible hacerlo.

Para quitar la contraseña es necesario abrir el archivo en modo exclusivo.
Para quitar la contraseña es necesario abrir el archivo en modo exclusivo.

Nos desplazamos a la pestaña "archivo" situada dentro de la cinta de opciones, hacemos click en la opción de "información" y pulsamos el botón "descifrar base de datos".

En la opción información pulsar el botón de descifrar base de datos.
En la opción información pulsar el botón de descifrar base de datos.

Escribimos la contraseña en el cuadro Contraseña y, a continuación, hacemos clic en Aceptar. Si estás utilizando Access 2007 esta opción se localiza en la pestaña "herramientas" de base de datos, en el grupo herramientas de base de datos.

Lo único que queda es comprobar que se ha quitado correctamente cerrando y abriendo de nuevo el archivo de modo normal.

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¿CÓMO CONTINUAR?

En este capítulo has aprendido a como crear una contraseña para proteger tu base de datos, también te he explicado "por encima" el funcionamiento de las bases de datos compartida y por supuesto has aprendido a quitar la contraseña de la base de datos protegida.

EL PASO SIGUIENTE es empezar con la creación de una tabla en una base de datos.

CONOCER EL PROGRAMA
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LAS TABLAS
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2 opiniones sobre “PROTEGER ARCHIVO ACCESS

    1. Elkin. Administrar una base de datos desde el movil es complejo principalmente por las dimensiones de la pantalla, pero no hay nada imposible si la meta es aprender y formar tu propia base de datos. Ánimo.

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