PREPARAR UN INFORME

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste la sección encabezado de página, la sección detalle, pie de página, pie del informe, que son secciones de un informe. También has aprendido a contar registros, y numerar registros de un grupo en el informe. En ESTE CAPÍTULO vamos a descubrir como preparar un informe para que salga por impresora con todos los datos que queremos que se visualicen.

PREPARAR LA IMPRESIÓN

¿Cúal sería el objetivo de un informe?. De nada nos serviría visualizar un informe por pantalla si no podemos imprimirlo, pues el objetivo de un informe es poder ver el resultado en pantalla y además poder sacarlo por la impresora sin que pierda el atractivo y configuración que le hemos dado en pantalla. Pero antes de poder hacerlo, es necesario configurar varias opciones para tener resultados óptimos en la impresión:

Tamaño y orientación del papel:

Es una de las configuraciones más importantes en la impresión de los informes ya que si no conseguimos que coincida el tamaño ni la hoja, no podremos ver correctamente el informe de datos. Para conseguir el tamaño adecuado debemos ir a "vista de diseño" y dentro de la pestaña configurar página de las herramientas de diseño del informe en la cinta de opciones disponemos de los botones vertical y horizontal.

Debemos tener en cuenta que al seleccionar una orientación, estamos configurando su apariencia en la impresión del informe y no su visualización en pantalla. Recuerda que solo estamos cambiando la orientación y tamaño de la hoja.

Solo cambiamos la orientación de la página.
Solo cambiamos la orientación de la página.

Opciones de impresión: 

Es el momento de seleccionar el tamaño del informe y sus márgenes. Cada informe contiene cuatro que son: superior, inferior, izquierdo y derecho, que representan la distancia entre el borde de la hoja y el contenido que será impreso.

Esta opción se encuentra en "vista de diseño", dentro de la pestaña configurar página de las herramientas de diseño del informe en la cinta de opciones.

Con la configuración de los márgenes sabemos en todo momento el contenido del informe.
Con la configuración de los márgenes sabemos en todo momento el contenido del informe.

Además de establecer los márgenes, disponemos de tres opciones adicionales para configurar la impresión. Se encuentran en la ficha Configurar página y las explicamos a continuación:

Mostrar márgenes: cuando esta casilla se encuentra desactivada, no se mostrarán los márgenes ni en la impresión, ni en el resto de las vistas que posee el informe.

Imprimir solo los datos: si activamos esta casilla, Access realizará solamente la impresión de los datos, sin tener en cuenta las secciones de encabezado y pie del informe.

Columnas: al pulsar este botón se abre el cuadro de diálogo Configurar página y se muestra la ficha Columnas donde podremos configurar el tamaño de las columnas y las filas, entre otras cosas.

La ventana de columnas abre la posibilidad de poder configurar el número de columnas que llevará nuestro informe, así como el tamaño de las mismas.
La ventana de columnas abre la posibilidad de poder configurar el número de columnas que llevará nuestro informe, así como el tamaño de las mismas.

Imprimir informe:

Una vez realizados los anteriores pasos, estamos listos para imprimir el informe. Lo haremos a través de la pestaña "archivo" de la cinta de opciones y al pulsar imprimir nos saldrán tres opciones:

Vista preliminar: nos muestra cómo quedará el informe impreso. Si necesitamos hacer alguna modificación porque vemos que el resultado no es el que buscamos, podemos utilizar las herramientas de la ficha Vista preliminar (que se encuentra disponible sobre la imagen del informe) para corregir, por ejemplo, los márgenes, la orientación o el formato de papel, entre otros.

Antes de imprimir con esta opción podemos cambiar algunos detalles del informe. Estas opciones se encuentran disponibles en la misma vista preliminar.
Antes de imprimir con esta opción podemos cambiar algunos detalles del informe. Estas opciones se encuentran disponibles en la misma vista preliminar.

Impresión rápida: imprime directamente el informe en la impresora que tengamos conectada. Si no disponemos de ninguna impresora física, podemos generar un PDF.

Imprimir: abre un cuadro de diálogo en el cual podemos elegir la impresora, la cantidad de copias y si queremos imprimir todas las páginas del informe o solo algunas de ellas. Si presionamos el botón Configurar también podemos modificar los márgenes y las columnas. Una vez que está todo listo, pulsamos Aceptar para comenzar la impresión.


Estás en informes / preparar un informe


ELABORAR ETIQUETAS

La creación de etiquetas permite una impresión rápida y a la vez estructurada de una gran cantidad de registros contenidos en una base de datos. Suelen utilizarse para la impresión de nombres, direcciones, teléfonos, de tal forma que permita identificar personas. Las posibilidades son infinitas.
Por ejemplo, podemos utilizar las etiquetas para imprimir los datos de diferentes destinatarios de un mailing.

Para la creación de etiquetas debemos situarnos en la cinta de opciones y dentro de la pestaña "crear" en el grupo de "informes" escoger la opción de "etiquetas" tal y como se puede apreciar en la siguiente imágen.

Para acceder a la opción de etiquetas es necesario estar dentro de la cinta de opciones, en la pestaña crear, dentro del grupo informes.
Para acceder a la opción de etiquetas es necesario estar dentro de la cinta de opciones, en la pestaña crear, dentro del grupo informes.

Una vez abierto el asistente deberemos escoger el tamaño de la etiqueta, la unidad métrica y el tipo de etiqueta que queremos emplear. Una vez lo tenemos claro con la medida en la que vamos a trabajar pulsar "siguiente".

Escogemos el tamaño, unidad métrica y tipo de etiqueta con la que queremos trabajar.
Debemos elegir el tamaño, unidad métrica y tipo de etiqueta con la que queremos trabajar.

Escogemos el formato de texto que vamos a presentar y volvemos a pulsar "siguiente".

Escogemos el formato de texto con el que queremos trabajar.
Es importante escoger el formato de texto con el que queremos trabajar.

En este apartado podemos incluir dentro de la etiqueta los campos que queremos mostrar o bien poner el texto que queramos, o bien una combinación de ambos tal y como se ve en la imagen inferior. Para continuar pulsamos "siguiente".

Podemos escribir o incluir campos, o ambas a la vez, dentro de nuestra etiqueta.
Podemos escribir o incluir campos, o ambas a la vez, dentro de nuestra etiqueta.

Seleccionamos los campos en base a los cuales se ordenarán las etiquetas. Para continuar, hacemos clic sobre Siguiente.

Seleccionamos el campo de la base de datos con la que queremos que se ordene, en este caso, quiero que los registros salgan ordenados por el campo apellidos.
Seleccionamos el campo de la base de datos con la que queremos que se ordene, en este caso, quiero que los registros salgan ordenados por el campo apellidos.

Le asignamos un nombre al informe de etiquetas, activamos la opción "Ver" las etiquetas tal y como se imprimirán y presionamos Finalizar.

Le damos un nombre y finalizamos las etiquetas del informe.
Le damos un nombre y finalizamos las etiquetas del informe.

Y este es el resultado.

Creamos un informe de etiquetas que muestra el nombre y apellido de cada cliente, su dirección, y código postal, más el texto que hemos creado.
Creamos un informe de etiquetas que muestra el nombre y apellido de cada cliente, su dirección, y código postal, más el texto que hemos creado.

Access también permite que el informe pueda modificarse (en cuanto a tamaño de la hoja) antes de imprimirlo. Ahora ya sabes como se hacen las etiquetas, y las posibilidades de como diseñarlas es infinita.


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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste la sección encabezado de página, la sección detalle, pie de página, pie del informe, que son secciones de un informe. También has aprendido a contar registros, y numerar registros de un grupo en el informe.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido a modificar los parámetros necesarios para preparar la impresión, del informe y también a elaborar etiquetas. Con este capítulo llegamos al final de esta lección.

En la LECCIÓN SIGUIENTE Nos adentraremos en el mundo de los campos calculados.

PARTES DE UN INFORME
PARTES DE UN INFORME
LAS FÓRMULAS (ÍNDICE)
LAS FÓRMULAS (ÍNDICE)

3 opiniones sobre “PREPARAR UN INFORME

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