PARTES DE UN INFORME

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste que un informe es un resumen de la información de la base de datos que podemos consultar en pantalla o bien para sacarlo por impresora. Has descubierto que existen varias formas de realizar un informe, bien sea método rápido como por asistente, dentro de los cuales con ayuda de las diferentes vistas podemos confeccionarlo a nuestro gusto. También has aprendido que un informe contiene 6 secciones, desde el encabezado del informe hasta el pie del mismo, todas ellas modificables. En ESTE CAPÍTULO profundizaremos en las partes de un informe, a contar los registros y a enumerarlos.

ENCABEZADO DE PÁGINA

En la página anterior ya vimos que un informe contiene 6 secciones todas ellas modificables y que nos ayudarán a mostrar la información para posteriormente sacarla en papel.

En el Encabezado de página se colocan los datos que se deben mostrar al comienzo de cada página. Dicho contenido se repetirá en todas las páginas que forman parte del informe lo que permite reconocer fácilmente la ubicación de una página a lo largo de un informe.

En esta sección del informe se suele poner aquellos campos que queremos que salgan en todas las páginas del informe, en caso que el informe contenga más de una página de datos. Por ejemplo el nombre de la empresa, el nombre de los campos que participan en el informe ya que esto hace que el usuario visualice y comprenda mejor los datos que preceden a los títulos de los campos.

Para quitar un elemento de esta sección, debemos tener en cuenta que cada nombre del campo está relacionado con la información a la cual se refiere. Por lo tanto, al borrar un control-etiqueta, también se eliminarán los controles que tenga asociados.

Por ejemplo, si suprimimos una etiqueta llamada Fechapedido, también se borrará el cuadro de texto que muestra los datos referentes al campo Fechapedido. Lo mismo sucederá al modificar el ancho de los controles de esta sección y cambiará el ancho de los demás controles asociados.

En el encabezado de la página es recomendable poner aquellos controles que queremos que salgan en todas las páginas del informe.
En el encabezado de la página es recomendable poner aquellos controles que queremos que salgan en todas las páginas del informe.

Cada vez que insertamos un control etiqueta automáticamente aparecerá el campo asociado. El campo puede ser dependiente o independiente. Si solamente queremos el campo bastará con eliminar la etiqueta. OJO!!. Si queremos dejar solamente la etiqueta no podremos eliminar el campo asociado, es decir, que si eliminamos el campo asociado, automáticamente se eliminará la etiqueta.

Debemos tener en cuenta que cada etiqueta viene con un campo asociado sea de carácter dependiente o independiente.
Debemos tener en cuenta que cada etiqueta viene con un campo asociado sea de carácter dependiente o independiente.
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DETALLE

La sección Detalle es la que ocupa la mayor parte de un informe y posee todos los controles referentes a los datos que se muestran. Los elementos que la integran se repetirán tantas veces como registros existan en la tabla o consulta que le dio origen al informe.

La distribución de los controles dependerá de la organización elegida durante el proceso de creación. En la Vista Diseño, veremos solo una fila que se corresponde con los campos que participan en el diseño del informe, cuando vamos a la Vista Presentación, Preliminar o Informe, veremos cada uno de estos controles repetidos tantas veces como sea necesario, es decir, tantas veces como registros existan en el origen de los datos.

En la Vista Diseño, veremos solo una fila que se corresponde con los campos que participan en el diseño del informe
En la Vista Diseño, veremos solo una fila que se corresponde con los campos que participan en el diseño del informe

Acabamos de ver las secciones desde la vista diseño y en la imagen siguiente veremos como se distribuyen las secciones en vista presentación:

Estas son las secciones del informe desde vista de presentación.
Estas son las secciones del informe desde vista de presentación.
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PIE DE PÁGINA

En la sección Pie de página de los informes, debemos colocar aquellos controles que deseamos que se muestran al final de cada una de las páginas. Por lo general, se utiliza para insertar números de página y la fecha actual, ya que esta información se crea de manera predeterminada al realizar el informe.

La función =Ahora() se refiere a la fecha actual, configurada en el sistema en el momento de abrir el informe. (En este caso, nosotros la hemos aplicado en el encabezado del informe, que al igual que el pie, se muestra la información en todas las páginas del mismo).

Es posible aplicar esta función a otro control que no sea una etiqueta. Por ejemplo, podemos hacer un cuadro de texto que muestre la misma información. Para ello, creamos el control, accedemos a sus propiedades y escribimos la función en la propiedad Origen del control. Por ejemplo, si queremos mostrar la hora actual, tenemos que emplear =Hora().

Por otra parte, la etiqueta que se crea de forma predeterminada presenta el número de página actual y el número de páginas totales. Sin embargo, podemos escribir la función =[Page] para mostrar solo el número de la página actual o si deseamos mostrar sólo el número total de páginas, escribimos =[Pages].

Todo el texto que queramos mostrar de forma literal en un control deberá estar encerrado entre comillas (" ") y unido con el signo ampersand (&). Por ejemplo, para mostrar el texto La fecha actual es seguido de la fecha actual, tenemos que ingresar la siguiente sintaxis en la propiedad Origen del control:

="La fecha actual es" & Ahora()

Por último, debemos tener en cuenta que la propiedad Origen del control es la que representa el contenido que mostrarán los controles. Por esta razón, en la Vista Diseño visualizamos la función que hemos asignado al control mientras que, en el resto de las vistas, encontraremos el dato actualizado, es decir el resultado de la función.

En esta sección al igual que en la sección encabezado de página, debemos poner aquellos controles que queramos que salgan en todas las páginas.
En esta sección al igual que en la sección encabezado de página, debemos poner aquellos controles que queramos que salgan en todas las páginas.

El resultado es el que se muestra a continuación en vista informe:

Este es el resultado del pie de página en vista de informe.
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PIE DEL INFORME

En el Pie del informe debemos colocar toda la información que se mostrará al final de la última página. Es decir que no se repetirá en cada una, sino que únicamente se presentará en la última.

Su funcionamiento es similar al encabezado de página, con la diferencia de que se ve al final del informe. Access no muestra un espacio que se corresponda con esta sección, solo presenta su título; sin embargo, podemos situar el cursor sobre el borde inferior de la sección y luego hacer un clic sostenido con el botón principal del mouse hacia abajo para visualizarla.

A continuación, podremos agregarle diversos elementos o controles como hicimos en el encabezado.

En este apartado se pone la información que saldrá a final del informe, en nuestro caso hemos puesto el logo.
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CONTAR REGISTROS

Con Access podemos contar la cantidad de registros que existen en un informe. Para esto, accedemos a la Vista Presentación, luego, seleccionamos un campo del informe y desplegamos las opciones del botón Totales del grupo Agrupación y totales de la ficha Diseño.

Podemos elegir entre:
Incluir registros: Contabiliza la cantidad de registros totales que posee el campo, sin importar si existen celdas vacías.
Incluir valores: Contabiliza las celdas del campo que contienen datos.

Después de seleccionar el tipo de total, se agrega un cuadro de texto en la sección Pie de página del informe, que muestra el número de registros o valores correspondientes.

La contabilización del registro es esencial para saber cuantos hay en total..
La contabilización del registro es esencial para saber cuantos hay en total..

Este es el resultado en vista de informe:

La contabilización del registro es esencial para saber cuantos hay en total.
La contabilización del registro es esencial para saber cuantos hay en total.

Desde la Vista Informes se verá el número correspondiente a la cantidad de valores o registros, separados por una línea horizontal que se ubica después del último registro del informe.

Otra de las ventajas que ofrece Access es la posibilidad de realizar operaciones con los datos de tipo numérico o moneda que muestra un informe. Por ejemplo, podemos sumar datos o buscar el valor máximo o mínimo. Para ello, seleccionamos el campo, desplegamos las opciones del botón Totales y elegimos la operación.

Se realizará el cálculo en un nuevo cuadro de texto ubicado en el Pie del informe.

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NUMERAR CADA REGISTRO

Mediante la Vista Diseño de un informe, también es posible incorporar un cuadro de texto para numerar cada uno de los registros. Es decir que le asignaremos al primer registro el número 1, al segundo el número 2 y así sucesivamente con cada uno. Para esto, debemos seguir el Paso a paso que presentamos a continuación.

Lo primero que debemos hacer es añadir un cuadro de texto  que irá con su etiqueta correspondiente. En la etiqueta podemos poner por ejemplo "Registro".

Access permite agregar campos para ir contando registros.
Access permite agregar campos para ir contando registros.

Acto seguido seleccionamos el cuadro de texto independiente y en el menú lateral derecho de "hoja de propiedades" dentro de la propiedad "suma continua" seleccionamos "sobre grupo".

Access permite agregar campos para ir contando registros.
En el campo independiente irá la fórmula para que sumen los campos.

Vamos a la pestaña "todas" de la misma "hoja de propiedades" y el la propiedad "origen del control" escribimos =1 y en la propiedad "formato" escribimos #.

Dentro de la propiedad origen control poner =1 y de la propiedad formato escribir un #.
Dentro de la propiedad origen control poner =1 y de la propiedad formato escribir un #.

Ahora solo nos queda ver los resultados a través de la vista informe.

Este es el resultado final de agregar el campo de contar registros en un informe de access.
Este es el resultado final de agregar el campo de contar registros en un informe de access.
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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste que un informe es un resumen de la información de la base de datos que podemos consultar en pantalla o bien para sacarlo por impresora. Has descubierto que existen varias formas de realizar un informe, bien sea método rápido como por asistente, dentro de los cuales con ayuda de las diferentes vistas podemos confeccionarlo a nuestro gusto. También has aprendido que un informe contiene 6 secciones, desde el encabezado del informe hasta el pie del mismo, todas ellas modificables.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido la sección encabezado de página, la sección detallepie de páginapie del informe, que son secciones de un informe. También has aprendido a contar registros, y numerar registros de un grupo en el informe.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE Queda muy poco para que esta lección se termine, lo único que nos queda es como tenemos que configurar el informe para sacarlo por impresora.

EL INFORME EN ACCESS
EL INFORME EN ACCESS
PREPARAR UN INFORME
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