OTROS FORMULARIOS EN ACCESS
En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste lo que es un formulario simple, para que son necesarios los formularios y como crear un formulario en una base de datos de Access, especialmente a crear un formulario simple o rápido, así como también has conocido las herramientas para desplazarse por los registros. También aprendiste a guardar un formulario. En ESTE CAPÍTULO vamos a descubrir que hay otras formas de hacer formularios en access.
EL FORMULARIO CON ASISTENTE
Otros modos de crear formularios en access es mediante el asistente, que nos guía en el proceso de creación a través de determinados pasos, en los que debemos definir la información que queremos mostrar. Cada paso del asistente requiere de nuestra aprobación y de la selección de opciones. Veamos el siguiente Paso a paso:
1.- En la ficha «crear» del menú de la cinta de opciones, dentro del apartado formularios, haz click en el botón de «Asistente para formularios» tal y como se muestra en la imagen:
2.- Despliega la lista Tablas/Consultas para seleccionar la tabla o consulta que contiene el origen de los datos que deseas mostrar en el formulario. En este ejemplo utilizaremos la tabla «ARTÍCULOS».
3.- Elige los campos para mostrar en el formulario y agregalos a la lista «Campos» seleccionados mediante el botón «>», en este ejemplo pasaremos todos los campos al cuadro de «campos seleccionados». Pulsa Siguiente para continuar.
4.- Elije la distribución que deseas. Al hacer clic sobre cada opción, se mostrará una previsualización de la distribución. En este ejemplo escogemos la opción columnas, ya que la opción justificada lo hemos visto en el ejemplo del capítulo anterior. Pulsa Siguiente para continuar.
5.- Escribe un nombre para el formulario. Elije si quieres abrir el formulario o bien modificar el diseño. En este caso, elegimos abrirlo. Pulsa Finalizar.
6.- Y este es el resultado final del formulario con la opción de columnas.
IMÁGEN OBJETO O.L.E
Con la creación de un formulario tenemos la posibilidad de ver un registro solamente o bien, varios registros en simultaneo, todo dependerá del tipo de formulario y la combinación que utilicemos.
Para que nos hagamos una idea los campos de en un formulario es una copia exacta de los campos de una tabla. Una de las preguntas que podríamos hacernos es ¿Si es una copia exacta de la tabla, porque cuando inserto una imágen en un campo O.L.E de una tabla o consulta no se visualiza en el formulario?.
Debemos saber que si el formulario tiene imágenes asociadas en algún campo de la tabla o consulta de tipo OLE, estas solo se mostrarán si son .BMP; de lo contrario, se presentará el nombre del archivo y no la imagen. En este caso, para visualizarla debemos activar el contenido: hacemos un clic derecho sobre el nombre, seleccionamos Objeto de Objeto empaquetador de Shell y elegimos Activar contenido.
En la siguiente imágen vemos como queda una imágen JPG:
Cuando tenemos en un formulario este tipo de imagen, para poder verla es necesario hacer click con el botón derecho del ratón sobre el nombre, seleccionamos «Objeto de Objeto empaquetador de Shell» y elegimos «Activar contenido».
De esta manera podemos ver la imagen, pero no quedará visualizada siempre, es decir, que cada vez que queramos verla deberemos hacer el mismo proceso.
La única forma de poder ver la imágen en el formulario es con una imágen BMP.
FORMULARIO EN BLANCO
En este apartado aprendemos otros formularios en access. Una de las grandes ventajas que posee el generar un formulario en blanco es que podemos agregar todos los campos que queramos, el límite solo lo pones tú.
Para generar un formulario en blanco vamos a la ficha Crear dentro del menú de la cinta de opciones y en el grupo Formularios, pulsamos Formulario en blanco.
Se creará un formulario completamente vacío y a la derecha se abrirá un panel para seleccionar los campos que queremos agregar. Primero pulsamos la opción Mostrar todas las tablas para que se listen las tablas disponibles. Luego, desplegamos el botón + de la tabla que contiene los campos por agregar y hacemos doble clic sobre los campos que queremos que integren el formulario. Si la tabla elegida tiene tablas relacionadas, estas se listarán debajo y al desplegarlas también podremos seleccionar sus campos.
En el caso de que necesitemos agregar un campo de una tabla que no está relacionada, al hacer doble clic sobre él, se abrirá la ventana. Especificar relación para que indiquemos el vínculo entre los campos de las tablas. Una vez que seleccionemos todos los campos, el formulario estará completo y podremos guardarlo desde la barra de acceso rápido.
FORMULARIO DE NAVEGACIÓN
Otros sistemas de crear formularios en access es mediante un formulario de navegación que consiste en una herramienta que nos permite reunir en un solo formulario diferentes formularios que ya hemos creado en una base de datos y nos brinda la posibilidad de navegar entre ellos a través de pestañas.
Para generarlo, vamos a la ficha Crear dentro del menú de la cinta de opciones y en el grupo Formularios, desplegamos el menú del botón Navegación. Seleccionamos una de las opciones, las cuales varían según la ubicación de las pestañas de los formularios (horizontales, verticales o ambas).
El formulario de navegación vacío se abrirá en la Vista Presentación. Para agregar los formularios, debemos arrastrarlos, uno por uno, desde el Panel de navegación hasta las solapas [Agregar nuevo]. Las solapas tomarán el nombre de los formularios agregados y al seleccionarlas navegaremos entre ellos. Solo nos queda guardar el formulario mediante la barra de acceso rápido.
En este formulario de navegación las pestañas creadas funcionan de manera independiente, pero se puede hacer un formulario de navegación en la que todos los registros estén vinculados. Es decir, podemos crear un formulario de navegación donde la primera pestaña contengan los campos básicos del cliente como por ejemplo el nombre, apellidos, edad, nacimiento, etc.
En una segunda pestaña que contengan datos del mismo cliente más privados, como afiliación o códigos internos, número de DNI, familia, etc. Y en otra pestaña con los datos de sus compras. De esta manera cada vez que cambiemos de registro podremos navegar sobre los datos del mismo registro que estemos mirando.
MÁS FORMULARIOS
Podemos generar otros formularios de una manera muy simple, en base a las tablas ya creadas en una base de datos. Primero seleccionamos la tabla en el Panel de navegación, luego vamos a la ficha Crear de la cinta de opciones y en el grupo Formularios, desplegamos el menú del botón Más formularios.
Al seleccionar una de las opciones, se creará el formulario elegido. Varios elementos muestra todos los registros de la tabla en simultáneo, Formulario dividido muestra el formulario en la parte superior y debajo la hoja de datos con la tabla, donde podemos ingresar más registros o modificar los existentes. Una vez que creamos el formulario, lo guardamos desde la barra de acceso rápido.
¿CÓMO CONTINUAR?
En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste lo que es un formulario simple, para que son necesarios los formularios y como crear un formulario en una base de datos de Access, especialmente a crear un formulario simple o rápido, así como también has conocido las herramientas para desplazarse por los registros. También aprendiste a guardar un formulario.
En ESTE CAPÍTULO hemos aprendido a crear un formulario con el asistente, a como incrustar una imagen mediante un objeto O.L.E. También has prendido otras maneras de crear formularios como el formulario en blanco,o el formulario de navegación muy útil para navegar por los registros y por último ya conoces la opción «más formularios».
En el CAPÍTULO SIGUIENTE seguiremos aprendiendo más sobre los formularios y como visualizar los datos en ellos.
