LOS DATOS EN FORMULARIO

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste a crear un formulario con el asistente, a como incrustar una imagen mediante un objeto O.L.E. así como otras maneras de crear formularios como el formulario en blanco,o el formulario de navegación, muy útil para navegar por los registros y, por último, conociste la opción "más formularios". En ESTE CAPÍTULO vamos a ver los datos y el papel que tienen en un formulario.

VISUALIZAR LOS DATOS

Una vez hemos aprendido a crear un formulario es importante saber como ver y manejar los datos para evitar errores.

Una de las tareas principales que podemos realizar mediante los formularios es la visualización de los datos existentes, es por ello que Access dispone, de una barra situada en la parte inferior del formulario, que permite acceder de manera rápida a todos los registros existentes:

Es importante conocer como funcionan las herramientas de visualización de los registros.
Es importante conocer como funcionan las herramientas de visualización de los registros.

Estos botones nos permiten agilizar nuestro trabajo, de esta manera podemos visualizar rápidamente cada uno de los registros. Los mismos están siempre disponibles para todas las vistas del formulario, a excepción de la Vista Diseño, que no permite visualizar registros.

Primer registro: muestra, en el formulario, el primer registro de la tabla o consulta que contiene los datos de origen.

Registro anterior: para acceder al registro previo. Si estamos visualizando el primer registro, este botón se muestra desactivado.

Registro actual: indica el número del registro que se está visualizando y la cantidad total.

Siguiente registro: para visualizar el siguiente registro de la tabla o consulta original.

Último registro: muestra el último registro de la tabla o consulta original.

Nuevo registro (vacío): permite agregar un nuevo registro en la tabla o consulta original, solicitando información en todos los campos que integran el formulario.

Buscar: para ingresar un dato que queremos encontrar en el formulario.


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ELIMINAR REGISTROS

Para eliminar un registro desde un formulario, primero debemos situarnos en él, a través de los botones de búsqueda. Luego, vamos a la ficha Inicio de la cinta de opciones apartado Registro, desplegamos las opciones del botón Eliminar y seleccionamos Eliminar registro.

Es importante entender que al eliminar registros desde un formulario, estamos borrando el registro original, es decir que, luego de suprimir el dato, ya no existirá en la tabla o consulta original. Por lo tanto antes de eliminar un registro, siempre verifiquemos los datos, para no afectar la integridad de la base, ni perder información valiosa para la actividad que estamos desarrollando.

Es importante entender que al eliminar registros desde un formulario, estamos borrando el registro original.
Es importante entender que al eliminar registros desde un formulario, estamos borrando el registro original.

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AGREGAR REGISTROS

El introducir registros en tablas o consultas es otra de las opciones que brinda el trabajo con formularios.

Es importante saber que cuando agreguemos un nuevo registro, estos se insertarán automáticamente en los campos de las tablas a las que haga referencia, por tanto, si creamos un formulario que no contenga todos los campos de una tabla y utilizamos la opción de insertar nuevos registros, los campos que no estén incluidos no tendrán datos en sus respectivas tablas.

Esto puede llevar a la violación de alguna regla de validación o de la integridad referencial de la base de datos.

Por eso es recomendable que, cuando agreguemos registros mediante formularios, estos muestren todos los campos de la tabla que los origina o, al menos, que no existan restricciones en las tablas que afecten los datos o las relaciones entre las tablas.

Para agregar registros en tablas mediante un formulario, debemos pulsar el botón Nuevo registro (vacío) en la barra inferior y luego completar todos los campos del registro.

Para agregar los datos en tablas mediante un formulario, debemos pulsar el botón Nuevo registro.

El nuevo registro quedará incorporado en la tabla de origen y contabilizado en registro actual de la barra de búsqueda. De esta manera, podemos ingresar la cantidad de registros que necesitemos en todas las tablas de la base de datos. Inclusive, es posible crear el diseño de las tablas y, después, mediante formularios, ingresar los registros.

Cargar los datos en la Vista Hoja de datos de una tabla y hacerlo desde un formulario son dos formas de llevar a cabo la misma acción.

Luego de pulsar Nuevo registro (vacío), tenemos que ingresar los datos. Con la tecla TAB pasamos de un campo a otro.
Luego de pulsar Nuevo registro (vacío), tenemos que ingresar los datos. Con la tecla TAB pasamos de un campo a otro.

Luego de ingresar registros mediante los campos de formularios, podemos abrir la tabla de origen y ver la información en un nuevo registro, con cada campo añadido desde el formulario. Recordemos que pueden quedar campos vacíos en la tabla, si no están incluidos en el diseño del formulario.

Por último, debemos saber que es posible generar nuevos registros sin necesidad de completar todos los campos que intervienen en el diseño del formulario. Con solo ingresar un dato ya se produce un nuevo registro en la tabla o consulta que lo originó.

Por lo tanto, esta acción también implica que debemos tener cuidado a la hora de crear registros desde los formularios, ya que es muy fácil que se generen registros involuntarios en las tablas o consultas originales.


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CONTROLES DE FORMULARIO

En un formulario, cada elemento que se encuentra en el mismo se denomina CONTROL. Un CONTROL permite visualizar datos y realizar acciones para mejorar la interfaz, que es la comunicación con el usuario. Existen tres tipos de controles:

Controles DEPENDIENTES:

Son aquellos en los que el origen de sus datos son campos de una tabla o una consulta. Los valores que muestran estos controles pueden ser de tipo texto, número, fecha o imagen.

Controles INDEPENDIENTES:

Aquellos que no tienen orígenes de datos y se usan para mostrar datos e insertar figuras geométricas e imágenes, Como por ejemplo, el logo de la empresa.

Controles CALCULADOS:

En este caso, el origen de datos es una expresión, en lugar de un campo. Estas expresiones pueden ser simples, como la suma de datos, o complejas, como sucede al incorporar funciones que devuelven un valor específico.


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VISTAS DEL FORMULARIO

Cada elemento de una base de datos posee diferentes vistas que permiten trabajar o acceder de forma diferente a los datos. Para acceder a las vistas de un formulario, debemos utilizar el botón Ver, de la ficha Inicio o los iconos de la Barra de estado. Para esto existen tres vistas disponibles:

VISTA FORMULARIO:

En esta vista veremos los datos tal como lo hará el usuario final. Se muestran todos los contenidos de los campos y no es posible modificar el diseño del formulario, es decir que no podemos agregar, modificar o quitar controles desde esta vista.

Esta es la opción de vista de formulario. Es la vista que verá el usuario final.
Esta es la opción de vista de formulario. Es la vista que verá el usuario final.

VISTA PRESENTACIÓN:

Permite trabajar con el diseño del formulario al mismo tiempo que con los datos. También permite cambiar los registros al actualizarlos, eliminarlos o agregar nuevos. En conclusión, esta vista es aconsejable para acceder a todos los controles y registros al mismo tiempo.

Esta es la opción de vista de presentación. Es la vista que alterna la vista formulario y con la que se pueden modificar registros.
Esta es la opción de vista de presentación. Es la vista que alterna la vista formulario y con la que se pueden modificar registros.

VISTA DISEÑO:

En esta vista tenemos la posibilidad de realizar cualquier clase de modificación en el diseño del formulario. Sin embargo, no podemos cambiar la información que se encuentra almacenada en los registros que le dieron origen.

Esta es la opción de vista de presentación. Es la vista que alterna la vista formulario y con la que se pueden modificar registros.
Esta es la opción de vista de presentación. Es la vista que alterna la vista formulario y con la que se pueden modificar registros.

Estas tres vistas van a ser muy importantes a la hora de diseñar nuestros formularios.


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¿CÓMO CONTINUAR?

CAPÍTULO ANTERIOR: aprendiste a crear un formulario con el asistente, a como incrustar una imagen mediante un objeto O.L.E. así como otras maneras de crear formularios como el formulario en blanco,o el formulario de navegación, muy útil para navegar por los registros y, por último, conociste la opción "más formularios".

ESTE CAPÍTULO: hemos aprendido a visualizar los datos, también sabemos como eliminar registros y como agregarlos, Ahora ya sabemos los tipos de controles que hay y por último, hemos descubierto que para trabajar los formularios en Access hay herramientas y diferentes vistas que sin duda ayudarán a que ese formulario contenga hasta el último detalle.

 CAPÍTULO SIGUIENTE: seguiremos aprendiendo más sobre los formularios y su estructura.

OTROS FORMULARIOS
OTROS FORMULARIOS
ESTRUCTURA DEL FORMULARIO

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