LAS PROPIEDADES CAMPO DE ACCESS.

En el CAPÍTULO ANTERIOR viste la definición de una tabla, así como empezar a crearla y aprendiste algunos conceptos básicos como los objetos, panel de navegación y los tipos de datos que puede llevar un campo dentro de una tabla de access. En ESTE CAPÍTULO aprenderás que son las propiedades de un campo de access. Este apartado no solo es interesante sino que esencial si no queremos equivocarnos a la hora de introducir los datos en los campos.

PANEL DE NAVEGACIÓN 2

Desde el panel de navegación situado en el lateral izquierdo de la pantalla se pueden abrir y copiar objetos, renombrarlos, eliminarlos, todas las opciones disponibles las encontramos situándonos en el nombre del objeto que nos interesa hacer cambios y darle al botón derecho del ratón para que aparezcan todas las opciones, tal y como muestra la siguiente imagen.

Desde el panel de navegación situado en el lateral izquierdo de la pantalla se pueden abrir y copiar objetos, renombrarlos, eliminarlos…
Desde el panel de navegación situado en el lateral izquierdo de la pantalla se pueden abrir y copiar objetos, renombrarlos, eliminarlos…

Las opciones que podemos encontrar y que por ahora nos interesan son las siguientes

ABRIR: Permite abrir el objeto marcado o señalado sea una tabla, consulta, informe o formulario, entre otros.

VISTA DE DISEÑO: Permite cambiar la vista. Si estás en vista de diseño cambiará a vista tabla y lo mismo a la inversa.

IMPORTAR: Esta opción te permite traer un archivo externo a la base de datos en la que estas trabajando y con la base importada se pueden anexar datos al objeto seleccionado.

EXPORTAR: Esta opción permite llevarte un archivo de la base de datos en la que estas trabajando a otras bases de datos.

CAMBIAR NOMBRE: Se utiliza para cambiar el nombre del objeto seleccionado.

OCULTAR EN ESTE GRUPO: Access permite ocultar dentro del panel de navegación los objetos que por el momento no se utilizan, pero que son necesarios.
Para que access te vuelva a mostrar los objetos ocultos en el panel de navegación debes ir a Archivo/opciones de access/base de datos actual/opciones de navegación, y en opciones de representación hacer marcar la opción "mostrar objetos ocultos".
Estos aparecerán de nuevo en el panel de navegación como si estuviesen desactivados. Para activarlos es necesario situar el ratón encima del nombre del objeto, darle al botón derecho del ratón y seleccionar la opción "mostrar".

ELIMINAR: Esta opción elimina el objeto seleccionado. Es importante saber que la tabla que vamos a eliminar no esté vinculada ya que se perderían los datos anexados y quedarían registros sueltos.

CORTAR / COPIAR: Como indica la palabra access puede cortar o copiar un objeto de dentro del panel de navegación para posteriormente pegarlo con la opción pegar.

PEGAR: Como indica la palabra access puede pegar un objeto de dentro del panel de navegación anteriormente copiado o cortado. Si el objeto a pegar tiene el mismo nombre que un objeto existente, access creará un duplicado con el mismo nombre.

PROPIEDADES TABLA: Access nos facilita información del momento en que se creó la tabla, cuando se ha modificado por última vez y lo más importante es que permite añadir una descripción a la tabla, que no saldrá en ningún sitio.


PROPIEDADES DE UN CAMPO

Como bien hemos visto antes de empezar a crear una tabla tenemos que saber de cuantos campos va a estar compuesta y seleccionar el tipo de datos que van a llevar los campos. En este apartado nos centraremos en las propiedades de campo que tiene access para estos tipos de datos, importante para poder ajustar a nuestras necesidades los campos de la tabla y no tengamos problemas a la hora de introducir los registros o bien en el momento de relacionar las tablas.
Estas propiedades son las que se muestran a continuación:

Dentro de la vista de diseño se pueden configurar las propiedades de un campo.
Dentro de la vista de diseño se pueden configurar las propiedades de un campo.

Dentro de la pestana GENERAL podemos hallar las diferentes propiedades:

TAMAÑO DEL CAMPO: Establece el tamaño máximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Número o Autonumérico. El tamaño puede ir desde 1 caracter hasta el máximo permitido, que en caso de la opción de tipo de datos sea "TEXTO CORTO" sería hasta 255 caracteres.
En la imagen superior podríamos ajustar el tamaño del campo "Nombre" a un número de caracteres en el que pueda llegar perfectamente el nombre más largo. Por ejemplo Francisco Alfredo tiene 17 caracteres pero para no quedarnos cortos lo podemos ajustar a 25 caracteres. (Es importante saber que un espacio en blanco cuenta también como un carácter). Se debe recordar que hacer cambios de este tipo de propiedades de campo de access cuando la tabla contiene registros, puede dejar caracteres perdidos si no se ajusta bien. Una vez realizamos cambios y hemos perdido datos, no habrá manera de recuperarlos.

FORMATO: Personaliza la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualiza o se imprime.
Se configura en los tipos de número, número largo, fecha, moneda y si/no.

POSICIONES DECIMALES: Especifica el número de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar números.
Se configura en los tipos de número, número largo, y moneda.

NUEVOS VALORES: Establecer si un campo Autonumérico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo registro.

MÁSCARA DE ENTRADA: Dentro de las propiedades de access podemos encontrar la opción máscara de entrada que se definiría como un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o números de teléfono según las convenciones de un país o una región determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos:

AAAA-MM-DD
(___) ___-____ ext.

Se configura en los tipos de texto, número, número largo, fecha/hora y moneda.
Para entender mejor como y cuando utilizar este formato pueden encontrar más información aquí.

TÍTULO: Establecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rótulos de los formularios, los informes y las consultas.
Se configura con todos los tipos de datos.

El título establece el texto que aparecerá de forma predeterminada en las cabeceras de las tablas.
El título establece el texto que aparecerá de forma predeterminada en las cabeceras de las tablas.

VALOR PREDETERMINADO: Asignar de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevo registro.
Se configura en los tipos de Texto, Número, Fecha/hora, Moneda, Sí/no, Hipervínculo.

El valor predeterminado establece el texto que aparece de forma predeterminada en los campos.
El valor predeterminado establece el texto que aparece de forma predeterminada en los campos.

REGLA DE VALIDACIÓN: Las propiedades de Access ofrece la posibilidad de restringir los valores admitidos en un campo para evitar errores. La propiedad Regla de validación permite establecer las condiciones que deben cumplir los datos para ser aceptados o no en un campo.
Por ejemplo, podemos indicar que únicamente se admitan los valores inferiores a 400 a través de la expresión <400, valores superiores a 200 a través de >200 o valores inferiores o iguales a 800 a través de <=800. Las expresiones se pueden componer de diversas formas: con valores numéricos, signos matemáticos, nombres de campos, nombres de tabla, etcétera.
Se configura en los tipos de Texto, Número, Fecha/hora, Moneda, Sí/no, Hipervínculo.
Para entender mejor como y cuando utilizar este formato pueden encontrar más información aquí.

TEXTO DE VALIDACIÓN: Access ofrece la posibilidad de poder crear un mensaje de texto que alertará al usuario de la regla de validación que ha violado. Para saber más acerca de como se configura el texto de validación puede aquí acceder a los ejemplos.

REQUERIDO: Esta opción nos indica si queremos que el campo sea obligatorio o bien puede dejarse en blanco (la opción es Si o No).

PERMITIR LONGITUD 0: Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

INDEXADO: En las propiedades de campo de access podemos crear un índice es una estructura de datos que permite recuperar las filas de una tabla de forma más rápida además de proporcionar una ordenación distinta a la natural de la tabla. Un índice se define sobre una columna o sobre un grupo de columnas, y las filas se ordenarán según los valores contenidos en esas columnas. Por ejemplo, si definimos un índice sobre la columna población de una tabla de clientes, el índice permitirá recuperar los clientes ordenados por orden alfabético de población. Access tiene tres opciones a escoger:

- NO INDEXAR: No aplica ningún índice, lo que implica que permite que se duplique registros en un mismo campo.
- SÍ INDEXAR (sin duplicados): Se define un índice sin duplicados es decir que en la tabla no podremos tener dos filas con el mismo valor en esa columna.
- OPCIÓN SÍ INDEXAR (con duplicados): Se define un índice con duplicados es decir que en la tabla podremos tener varias filas con el mismo valor en esa columna.

RECUERDA QUE...
Es importante saber que tener los campos indexados ayudará a access a buscar, ordenar y mostrar la información en menos tiempo que en un campo sin indexar. Cuando son muchos registros conviene siempre tener algunos campos indexados.

Por el momento estos son los campos que nos interesan y que son estrictamente necesarios conocer para empezar a crear una tabla de datos en access.


Te encuentras en inicio / propiedades campos


PROPIEDADES PESTAÑA BÚSQUEDA

Dentro de las propiedades de campo de access aparte de la configuración de la pestaña GENERAL tenemos también la pestaña BÚSQUEDA con opciones que se activan en algunos tipos de datos como TEXTO CORTO, NÚMERO, SI/NO. Una vez se activa access ofrece diversas opciones que permiten una mayor configuración del campo que estamos tratando y que son las siguientes:

MOSTRAR CONTROL: Como predeterminado sale la opción "cuadro de texto" (es normal porque hasta el momento lo hemos configurado automáticamente como cuadro de texto), pero si hacemos click en el apartado nos salen las opciones de "cuadro combinado" y "cuadro de lista" esto indica que a la hora de introducir datos en el campo, este aparecerá como un cuadro con una flecha a la derecha que permita desplegar la lista de valores.

TIPO DE ORIGEN DE LA FILA: Tal y como indica se basa en describir el origen de los datos que va a llevar el campo. Puede tener origen en una tabla o consulta ya realizada, o bien, puede ser una lista de valores que queramos confeccionar en ese momento o incluso un listado de campos.

ORIGEN DE LA FILA: Si lo que hemos introducido anteriormente es una "LISTA DE VALORES" como tipo de origen, en este apartado se visualizará los valores de la lista separados por punto y coma (;)

COLUMNA DEPENDIENTE: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el número de orden de la columna.

ENCABEZADOS DE COLUMNA: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con encabezados de columna. Si esta propiedad contiene el valor Sí cogerá la primera fila de valores como fila de encabezados.

ANCHO DE COLUMNAS: Permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay varias columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma (;).

FILAS EN LISTA: Indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista.

ANCHO DE LA LISTA: Indica el ancho total de la lista.

LIMITAR A LA LISTA: Cuando la propiedad contiene un "NO" indica que no podremos introducir en el campo un valor que no se encuentra en la lista, mientras que si indicamos "Sí" obligamos a que el valor sea uno de los de la lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de error y no deja almacenar este valor.

MOSTRAR SÓLO VALORES DE ORIGEN DE LA FILA: Muestra sólo los valores que coinciden con el origen de la fila.

Dentro de la vista de diseño se pueden configurar las propiedades de un campo.
Dentro de la vista de diseño se pueden configurar las propiedades de un campo.

Te encuentras en inicio / propiedades campos


LA CLAVE PRINCIPAL

Una clave principal es un campo (o conjunto de campos) que presenta valores únicos en una tabla. Estos valores se pueden usar para hacer referencia a registros enteros, ya que cada registro tiene un valor distinto para la clave. Una tabla sólo puede tener una clave principal.
Access usa los campos de clave principal con diversos propósitos:

Para leer los datos de tablas distintas y combinarlos de forma que tenga sentido.

Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podría aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes, esta es la clave principal. En la tabla Pedidos se denomina clave externa. Una clave externa es, sencillamente, la clave principal de otra tabla.

La clave principal es un índice que sirve para ordenar registros que no se pueden repetir.
La clave principal es un índice que sirve para ordenar registros que no se pueden repetir.

Si va a mover los datos existentes a una base de datos, debe tener un campo que pueda usar como clave principal. A menudo, se suele usar un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un código, como clave principal para una tabla.

Por ejemplo, es posible que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal.
Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. También comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo "Id." y el tipo de datos Autonumeración. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

¿Cómo saber si es la clave principal correcta?:
Una clave principal correcta debe tener varias características:

1.- Identifica inequívocamente cada fila.
2.- Nunca debe estar vacía ni ser nula (siempre debe contener un valor).
3.- Los valores que contiene no suelen cambiar (lo ideal es que no cambien).

Si no halla una clave correcta, cree un campo Autonumeración para usarlo como tal. Un campo Autonumeración genera un valor para sí mismo automáticamente cuando cada registro se guarda por primera vez. Por lo tanto, un campo Autonumeración reúne las tres características de una clave principal correcta.

Claves incorrectas:
Cualquier campo al que le falten una o más de las características necesarias para que se le considere una clave correcta, representa una elección poco adecuada de clave principal. A continuación, verá algunos ejemplos de campos que son claves principales incorrectas para una tabla Contactos, así como los motivos por los que son incorrectas.

Clave no adecuada principal Motivo
Nombre.Puede no ser único y estar sujeto a cambios.
Número de teléfono.Puede cambiar en un futuro.
Correo electrónico.Puede cambiar en cualquier momento.
Código Postal.Es probable que haya más de un registro con el mismo código postal.

Agregar una clave principal de Autonumérico en Access:
Es importante saber que cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumeración.

1.- Abra la base de datos de escritorio que desea modificar.
2.- En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño. (Sugerencia Si no ve el panel de navegación, presione F11.)
3.- Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.
4.- En el campo Nombre de campo, escriba un nombre, como IdCliente.
5.- En el campo Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumeración.
6.- En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

Access asignará a cada registro un número o código irrepetible de identificación.
Access asignará a cada registro un número o código irrepetible de identificación.

Definir la clave primaria mediante campos que ya tiene en Access:
Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

1.- Abra la base de datos que desea modificar.
2.- En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.(Sugerencia Si no ve el panel de navegación, presione F11).
3.- Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
4.- En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal. Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal en Access:
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro.
Al quitar la clave principal, no se eliminan los campos de la tabla, pero sí el índice que se creó para dicha clave:

1.- Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave primaria que forma parte de una o más relaciones, Access advertirá de que debe eliminar primero las relaciones.
Para eliminar una relación de tabla, siga estos pasos:

a.) Si las tablas que participan en la relación de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.
b.) En la pestaña Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones.
c.) Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar tabla.
d.) Seleccione las tablas que vaya a agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y, después, en Cerrar.
e.) Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR. f. En el grupo Relaciones de la pestaña Diseño, haga clic en Cerrar.

2.- Tras eliminar las relaciones, en el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, después, haga clic en Vista Diseño.(Sugerencia Si no ve el panel de navegación, presione F11.)

3.- Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual. Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.

4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal. El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal. Nota Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal.

Existen dos opciones para quitar la clave principal, la primera es mediante la cinta de opciones y la segunda mediante la tabla de campos en vista diseño.
Existen dos opciones para quitar la clave principal, la primera es mediante la cinta de opciones y la segunda mediante la tabla de campos en vista diseño.

Cambiar la clave principal en Access:
Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:
1.- Quite la clave principal existente.
2.- Inserte la clave principal a un campo existente.


Te encuentras en inicio / propiedades campos


¿CÓMO CONTINUAR?

En ESTA SECCIÓN has seguido aprendiendo más opciones que contiene el panel de navigación y las propiedades de un campo de access y de búsqueda Has aprendido también lo que es y para que sirve una clave principal dentro de una tabla de access.

En el APARTADO SIGUIENTE vamos a dedicarle una página a explicar lo que es la máscara de entrada, ya que es muy importante, pues una buena máscara de entrada puede evitar muchas equivocaciones al usuario que introduce los datos.

LAS TABLAS Y LOS DATOS
MÁSCARA DE ENTRADA

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