LA CONSULTA DE SELECCIÓN

En el CAPÍTULO ANTERIOR hemos dado una pequeña pincelada a lo importante que son las consultas para filtrar información en una base de datos de Access. Aprendiste a crear una consulta mediante un ejercicio de práctica y te mostramos diferentes ejemplos de consulta. En ESTE CAPÍTULO vamos a adentrarnos en la consulta de selección, que permiten recuperar datos y realizar cálculos dentro de una base de datos.

¿QUÉ ÉS UNA CONSULTA DE SELECCIÓN?

Recordemos que a través de las tablas almacenamos la información de manera organizada para llevar a cabo el registro de la actividad que desarrollamos. Para facilitar esta tarea, Access ofrece la posibilidad de crear las consultas, mediante las cuales podemos seleccionar registros que cumplan una o varias condiciones (criterios), con el objetivo de utilizarlos para realizar operaciones como la visualización o la realización de cálculos.

Un cálculo es toda operación en la que intervengan operadores lógicos, tales como sumar, restar, multiplicar y dividir. A través de distintos tipos de cálculos, obtenemos diferentes valores que no están escritos actualmente en las tablas, sino que se calculan. A tipo de consultas se les llama Consultas de selección.

Es importante saber que el Panel de navegación permite ejecutar distintos tipos de consultas con un doble clic sobre su icono correspondiente. Si ejecutamos dos veces una misma consulta de selección, Access no abrirá una nueva pestaña, sino que activará la que se encuentre abierta actualmente en la misma ventana.

Lo bueno que tienen las consultas es la posibilidad de modificar el diseño de las mismas sin la necesidad de crearlas nuevamente. Por tanto, podemos crear una consulta y luego ir cambiando sus campos o criterios, para obtener diferentes resultados, como veremos a lo largo de esta lección.

Por cierto, en el ejercicio 17 has realizado una consulta para saber que clientes tienen la tarjeta oro y tarjeta VIP de la tienda. ¿Sabrías decir a qué clase de consulta pertenece?, ¿Selección o Acción?.

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CRITERIOS OPCIONALES

Si has estado atento al capítulo anterior ya sabes que en una consulta se pueden poner tantos criterios como necesitemos que nos servirán de filtro de datos. Access también ofrece la posibilidad de seleccionar registros que cumplan con una u otra condición, es decir, no es excluyente que ambas condiciones se den, bastará con que se respete, al menos, una de ellas.

Si tomamos la consulta anterior un criterio puede ser, visualizar los clientes que tengan la tarjeta oro y tarjeta VIP de la tienda y, otro, como criterio opcional queremos que se visualicen los clientes de la zona de ventas de "Barcelona". Cuando los criterios son opcionales, como en este caso, debemos escribir uno de ellos en la fila O de la grilla, para que la consulta no tome los dos en simultáneo.

Cuando realizamos la consulta de selección con estos criterios Access muestra a todos los clientes de la zona de ventas de Barcelona aunque no tengan tarjeta oro ni tarjeta VIP.
Cuando realizamos la consulta con estos criterios Access muestra a todos los clientes de la zona de ventas de Barcelona aunque no tengan tarjeta oro ni tarjeta VIP.
La fila O de la grilla permite añadir criterios opcionales en todos los tipos de consultas.
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CRITERIO DE IGUALDAD

Por otro lado, los criterios también posibilitan seleccionar datos mediante la comparación de igualdad, que consiste en ver solo los registros que se identifican con un mismo criterio de consulta.

Por ejemplo, si deseamos visualizar los registros correspondientes a la zona de ventas de Madrid, debemos escribir en la fila Criterios del campo Descripción de la tabla de ZONAS la palabra "Madrid". De esta forma, Access tomará como resultados válidos todos los registros que tengan el valor "Madrid" en el campo Descuento.

Cuando la expresión de un criterio necesita comparación de igualdad, no hace falta escribir el carácter "=", simplemente bastará con escribir el texto que debe ser igual en la tabla, para que se muestren los resultados en la fila Criterios del campo correspondiente.

Estos son los criterios que se han ordenado dentro de las consultas de selección.
Cuando realizamos la consulta con estos criterios Access muestra a todos los clientes de la zona de ventas de Madrid.
En la imagen se muestra el criterio que se ha puesto en la grilla de diseño de la consulta.
En la imagen se muestra el criterio que se ha puesto en la grilla de diseño de la consulta.
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CRITERIO DE FECHA / HORA

Para poder mostraros un ejemplo, antes tenemos que rellenar las tablas ARTÍCULOS y PEDIDOS copiando en las tablas que correspondan los siguientes registros:
¿Te acuerdas de cómo hacerlo?.

Es necesario rellenar las tablas del ejemplo para realizar los siguientes ejercicios de consultas de selección.
Es necesario rellenar las tablas del ejemplo para realizar los siguientes ejercicios de consultas de selección.

Debemos recordar que en el campo "codart" de la tabla ARTÍCULOS pusimos en la máscara de entrada 13 dígitos, por tanto hay que escribir 5 ceros antes del código que muestra en las tablas.

Es necesario rellenar las tablas del ejemplo para realizar los siguientes ejercicios de consultas de selección.
Es necesario rellenar las tablas del ejemplo para realizar los siguientes ejercicios de consultas de selección.

Para que este tipo de criterios se active es necesario que el campo sea de tipo Fecha/Hora y la fecha que se tomará como referencia debe escribirse entre signos numerales (#) para que Access reconozca que se trata de una fecha.

Por ejemplo en nuestro proyecto de tienda de animales queremos un listado de los clientes que han comprado en el día 05/02/2019.
A partir de aquí debemos tener en cuenta los siguientes factores:
1.- ¿Qué campos entran en la consulta?.
2.- ¿Qué criterio vamos a utilizar para conseguir el resultado que queremos?.

En este ejemplo los campos que entrarían en juego son los campos "Codcliente", "Nombre", y "Apellidos" de la tabla CLIENTES, el campo "Descripción" de la tabla ARTÍCULOS y los campos "Codart", "Unidades" y "Fechapedido" de la tabla PEDIDOS, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Este ejemplo muestra que podemos realizar una consulta en base a una fecha determinada.
Este ejemplo muestra que podemos realizar una consulta en base a una fecha determinada.

Ahora ya solo queda mirar el resultado, ejecutamos la consulta y tenemos el siguiente resultado:

Este ejemplo muestra el resultado al realizar una consulta en base a una fecha determinada.
Este ejemplo muestra el resultado al realizar una consulta en base a una fecha determinada.

Acabamos de observar que Access ha filtrado aquellos clientes que han comprado el día 05/02/2019. En este caso ha sido un solo cliente.

Sin embargo, habrás podido observar que en esta consulta hemos utilizado 3 tablas, y es que en las consultas se pueden utilizar tantas tablas como creamos necesarias siempre que las mismas estén relacionadas correctamente. ¿A que es una pasada?. Pues aún te queda mucho por aprender !!!.

Imaginemos por un momento que queremos saber los clientes que han comprado entre dos fechas diferentes para poder hacerles un regalo o un descuento la próxima vez que nos visiten a la tienda. El criterio en esta ocasión cambiaría pues no se trata de averiguar una fecha, sino el periodo entre dos fechas.

OPERADOR "Y":

Para esto Access utiliza la función "Y". Pero recuerda que hay que utilizar los operadores para decirle al programa las fechas que queremos. En este caso la sintaxis sería así:

Este ejemplo muestra que podemos realizar una consulta entre dos fechas determinadas.
Este ejemplo muestra que podemos realizar una consulta entre dos fechas determinadas.

Y como era de esperar... Access nos muestra todos los clientes que han comprado entre las fechas 01/02/2019 a 05/02/2019. En la siguiente imagen tenemos el resultado para este ejemplo:

Este ejemplo muestra el resultado al realizar una consulta entre dos fechas diferentes.
Este ejemplo muestra el resultado al realizar una consulta entre dos fechas diferentes.

Si además queremos que el campo "Fechapedido" salga ordenado, recuerda que en la grilla del diseño de la consulta puedes seleccionar del menú desplegable de la línea (orden) el sentido que desees "ascendente" o "descendente".

Ahora ya sabemos que podemos filtrar por fecha en concreto o incluso entre fechas. Pero resulta que en la tienda tenemos una promoción especial y vamos a premiar a los clientes que hayan comprado en los días 01/02/2019, 05/02/2019 y 03/03/2019.

OPERADOR "O"

Como podemos observar no es un periodo entre dos fechas como en el ejemplo anterior, sino que son tres fechas diferentes. Para que Access pueda filtrar estas fechas necesita el operador "O", de esta forma Access solo mostrará estas tres fechas, tal y como se muestra en la imagen:

Este ejemplo muestra que podemos realizar una consulta con las fechas que necesitemos.

Y como era de esperar... Access nos muestra todos los clientes que han comprado en las fechas 01/02/2019, 03/02/2019 y 03/03/2019. Recordar que access solo buscará las fechas que le indiquemos, sin importar el mes o el año. En la siguiente imagen tenemos el resultado para este ejemplo:

Este ejemplo muestra el resultado al realizar una consulta en la que intervienen varias fechas diferentes.

El operador "O" se puede repetir tantas veces como sean necesarias.

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GUARDAR LA CONSULTA

Para visualizar los resultados de una consulta, no es necesario guardarla previamente. Sin embargo, para conservarla y poder utilizarla en otro momento, sí debemos hacerlo.

Para guardar una consulta, pulsamos Guardar en la barra de acceso rápido. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que debemos indicar el nombre que queremos asignarle a la consulta y luego pulsamos Aceptar.

Al guardar una consulta, esta aparecerá en el Panel de navegación, como sucede con todos los objetos que integran la base de datos.

El beneficio de guardar una consulta es que cuando almacenamos consultas, guardamos los diseños y no los resultados. Por eso, cada vez que las ejecutemos, los datos se actualizarán según los últimos registros de las tablas que participan en la consulta.

Esto es una gran ventaja, ya que la ejecución nos ahorra tiempo y trabajo. Esto quiere decir que si los datos de los registros de las tablas cambian, automáticamente los datos de la consulta también.

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OPERADORES DE COMPARACIÓN

Ahora que hemos practicado un poco en el tema de los criterios (condiciones) en este apartado os mostraré los operadores que podemos utilizar para conseguir un consulta mucho más filtrada a nuestros criterios. A este tipo de operadores se les conoce como OPERADORES DE COMPARACIÓN:

Los operadores de comparación nos ayudan a filtrar los datos en las consultas.
Los operadores de comparación nos ayudan a filtrar los datos en las consultas.
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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR has aprendido lo que es una consulta, los tipos de consulta que hay y especialmente para que sirven.

En ESTE CAPÍTULO hemos aprendido lo que es una consulta de selección y de que se trata cuando hablamos de las condiciones (criterios). Hemos utilizado los criterios opcionales y ya sabes que se pueden poner tantos criterios como necesitemos que nos servirán de filtro de datos. También has utilizado los criterios de igualdad que te permiten visualizar los criterios que son iguales a los indicados en la grilla. Uno de los criterios más importantes son los criterios de Fecha / hora que permiten consultar entre fechas. También ya sabes como guardar una consulta y por último te he dado una tabla de los operadores de comparación que hemos utilizado en los ejemplos.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE seguimos con las consultas de selección, descubriremos los tipos de vistas que hay en una consulta y la manera de crear una consulta utilizando el asistente.

CREAR CONSULTAS
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CONSULTA SELECCIÓN 2
CONSULTA SELECCIÓN 2

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