LA CONSULTA DE SELECCIÓN 2

En el CAPÍTULO ANTERIOR hemos aprendido lo importante que es una consulta de selección, así como para que sirven y su uso. Además ya conoces los operadores de comparación que son muy útiles a la hora de crear los criterios que son necesarios para filtrar los datos que queremos en la consulta. En ESTE CAPÍTULO descubrirás que en la creación y ejecución de una consulta de selección existen diferentes tipos de vista, que nos ayudarán a visualizar y hacer mucho más eficiente nuestro trabajo. También aprenderás a crear una consulta a través del asistente de Access.
¿Empezamos?

TIPOS DE VISTA

Todos los objetos de una base de datos poseen diferentes vistas, es decir, distintas maneras de visualizar su contenido o estructura. En este caso, el tipo de objeto consulta posee tres tipos de vista, a las que accedemos a través del botón Ver, de la ficha Inicio. Estas son las siguientes:

HOJA DE DATOS:

Esta vista es la que utilizamos para ver los resultados de una consulta. Funciona exactamente igual que de si una tabla se tratara, ya que podemos ordenar los registros, cambiar de fuente, tamaño... El formato de las columnas es independiente al de las tablas donde están almacenados los datos, es decir donde se encuentran los datos origen. En la siguiente imagen podemos ver la vista hoja de datos de una consulta ejecutada.

Esta es la vista hoja de datos que aparece cuando ejecutamos una consulta.
Esta es la vista hoja de datos que aparece cuando ejecutamos una consulta.

 SQL (Structured Query Language):

Esta vista muestra el diseño de una consulta en el lenguaje de programación SQL que se utiliza para crear y acceder a los datos de una base a través de expresiones con sintaxis específica, es decir que cada vez que creemos o modifiquemos una consulta en vista de diseño, Access generará el lenguaje SQL.
Para acceder a este lenguaje tenemos que ingresar en la vista SQL tal y como muestra en la siguiente imagen:

Para acceder a la vista SQL se debe pulsar el icono de -ver- dentro de la pestaña de inicio y escoger la opción de vista SQL.
Para acceder a la vista SQL se debe pulsar el icono de -ver- dentro de la pestaña de inicio y escoger la opción de vista SQL.

Esta es la vista que nos vamos a encontrar:

Esta es la sintaxis que nos encontramos en la consulta que hemos creado en ejemplos anteriores.
Esta es la sintaxis que nos encontramos en la consulta que hemos creado en ejemplos anteriores.

Como has podido observar hay una serie de palabras que algunas pueden sonarte a "chino" y otras sin embargo pueden ser familiares. Cabe destacar que he escogido este ejemplo de consulta porque ya lo hemos trabajado y de esta manera te sea más fácil entenderlo, aunque nuestro objetivo no es profundizar en este lenguaje, no está de más saberlo.

- SELECT: se utiliza para indicar cuáles son los campos que integrarán la consulta. Primero se coloca el nombre de la tabla seguido de un punto y, luego, el nombre del campo. Cada campo debe estar separado por una coma y los nombres de aquellos que contengan más de una palabra deben estar entre corchetes o paréntesis rectos.
Esta es la presentación de nuestro ejemplo: SELECT CLIENTES.Codcliente, CLIENTES.Nombre, CLIENTES.Apellidos, ARTÍCULOS.Descripción, PEDIDOS.Codart, PEDIDOS.Unidades, PEDIDOS.Fechapedido

- FROM: La palabra FROM se emplea para indicar cuál es la tabla de la que provienen los campos en cuestión, en nuestro ejemplo proviene de FROM CLIENTES INNER JOIN (ARTÍCULOS INNER JOIN PEDIDOS ON ARTÍCULOS.Codart = PEDIDOS.Codart) ON CLIENTES.Codcliente = PEDIDOS.Codcliente

- WHERE: La palabra WHERE se usa para indicar los criterios de selección. Primero se determina el campo que se utilizará y, después, se define el criterio. En nuestro ejemplo nos indica los siguientes criterios: WHERE (((PEDIDOS.Fechapedido)=#2/1/2019# Or (PEDIDOS.Fechapedido)=#2/3/2019# Or (PEDIDOS.Fechapedido)=#3/3/2019#))

- ORDER BY: Cuando asignamos un tipo de orden ascendente en el diseño de una consulta, se genera de manera automática la instrucción ORDER BY al final del código, seguido del nombre del campo que posee el orden. Por ejemplo, tenemos la siguiente sintaxis: ORDER BY PEDIDOS.Fechapedido;

DISEÑO:

Esta vista ya sabemos cual es, es la vista que nos permite ver las tablas que van dentro de una consulta. Tal y como hemos visto a través de estos capítulos sabemos que es posible agregar como quitar tantas tablas sean necesarias para lograr la consulta que necesitamos. Es decir, que una consulta puede tener todos los campos que sean precisos, pero hay que tener en cuenta que para tener un resultado y rendimiento óptimo los campos deben estar bien relacionados.

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EJERCICIOS DE PRÁCTICAS

EJERCICIO 18

Resulta que me ha venido un requerimiento del ministerio de hacienda por vulnerar la Ley de Protección de Datos, al parecer no puedo publicar el nombre y apellidos de una persona sin su consentimiento. La pena es que aunque tengamos sus datos no podemos publicarlos, así que los ganadores del sorteo de un cupón de regalo valorado en 100,00€ solo se podrá publicar su NIF o NIE pero sin nombres ni apellidos. Este cupón lo han ganado aquellos clientes que son "VIP".

Así que, puedes utilizar la consulta del ejercicio 17 llamada "Con-descuento" y averigua cuántos clientes VIP tenemos. Procura que en la ejecución de la consulta no se vea reflejado el nombre y apellidos o me pondrán una multa, y la pienso descontar de tu sueldo.
Una pista: ¿Que clase de criterio vamos a utilizar?

Si todo ha salido bien, debería darte un resultado como este:

En la imagen de la consulta de selección que acabamos de realizar, solamente aparecen los datos del NIE o NIF, pero no su nombre y apellidos.
En la imagen de la consulta de selección que acabamos de realizar, solamente aparecen los datos del NIE o NIF, pero no su nombre y apellidos.

EJERCICIO 19

Debemos tener claro que debemos promocionar de alguna manera nuestra tienda , no podemos seguir así, hay que pagar muchos gastos y ahora tengo muy pocos beneficios. La verdad, si esto sigue así, tendré que prescindir de tus servicios :(.
Se me ocurre una idea. ¿Porqué no ofrecemos un cupón descuento de 50,00€ a todos los clientes "ORO" Y "PLATA"?, de esta manera podremos premiar más clientes. Recuerda que Hacienda me tiene manía y no debe salir ni nombre ni apellidos de la persona, y procura que tampoco salgan los clientes "VIP", que estos ya se llevaron un descuento de 100,00€, no vaya a ser que también se crean que se van a llevar el de 50,00€.
Una pista: ¿Que clase de criterio vamos a utilizar?

Si todo ha salido bien, debería darte un resultado como este:

La consulta de selección nos muestra que hay dos clientes que podrían beneficiarse del descuento.
La consulta de selección nos muestra que hay dos clientes que podrían beneficiarse del descuento.

EJERCICIO 20

Resulta que me ha llegado un mail de parte de la casa "perrotil" informando que debido a que cumplen 50 años vendiendo correas para perros, nos llegará un paquete de 50 llaveros de regalo. Genial!!, es justo lo que necesitaba para darle un pequeño empuje a este negocio. Vamos a regalar un llavero a todos los clientes que han realizado compras en nuestra tienda desde el 01/02/2019 al 03/03/2019.

Como esto no es una promoción directa nuestra ni saldrá publicada, esta vez, podremos visualizar los campos nombre y apellidos del cliente.

Una pista: ¿Que clase de criterio vamos a utilizar? y recuerda que hay más tablas involucradas.

Si todo ha salido bien, debería darte un resultado como este:

Estos son todos los clientes que han comprado desde el 01/02/2019 al 03/03/2019 según nuestra consulta de selección realizada.
Estos son todos los clientes que han comprado desde el 01/02/2019 al 03/03/2019 según nuestra consulta de selección realizada.
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CONSULTA CON ASISTENTE

Otra manera de crear una consulta es mediante el asistente. Aunque es mucho más sencillo crear una consulta con el asistente de Access la diferencia radica en que NO hay posibilidad de poner criterios (condiciones) a la consulta hasta que no se ha ejecutado por primera vez.

Una vez ejecutada la consulta con este método si queremos agregar criterios, tendremos que seleccionar la vista de diseño para poder hacerlo. Para crear consulta con el asistente debemos seguir paso a paso las siguientes instrucciones:

01.- Para comenzar, ingrese en la ficha Crear de la cinta de opciones y, a continuación, haga clic sobre el botón Asistente para consultas, del grupo Consultas. De esta manera dará inicio al primer paso de la ventana del asistente.

Para empezar una consulta de selección con asistente debe clicar en la pestaña de crear y posteriormente pulsar el botón asistente para consultas.
Para empezar una consulta de selección con asistente debe clicar en la pestaña de crear y posteriormente pulsar el botón asistente para consultas.

02.- A continuación, seleccione la opción Asistente para consultas sencillas (la primera de la lista) y, después, pulse el botón Aceptar para seguir adelante con el procedimiento.

Hay varios tipos de consulta que se pueden realizar.
Hay varios tipos de consulta que se pueden realizar.

03.- En la sección Tablas/Consultas, elija el origen de los datos que va a consultar y luego, debajo, con el botón ">" seleccione los campos que participarán en la consulta. Pulse Siguiente para continuar. Recuerda que puedes elegir más de una tabla.

En este caso, vamos a poner los campos "Nombre" y "Apellidos" de la tabla CLIENTES y el campo "Descripción" de la tabla DESCUENTOS.

Puedes incluir tantos campos como sean necesarios a la consulta a realizar.
Puedes incluir tantos campos como sean necesarios a la consulta a realizar.

04.- Asígnele un nombre a la consulta, active la opción Abrir la consulta para ver información y pulse el botón Finalizar.

Puede asignar un títula a su consulta de selección.
Puede asignar un títula a su consulta de selección.

Hemos aprendido a crear y modificar uno de los principales elementos de las bases de datos: las consultas de selección. Mediante ellas, seleccionamos registros de una o varias tablas que cumplan o no con los criterios indicados. Si bien Access reconoce distintos tipos de consultas, el diseño y la sintaxis de los criterios se repiten en todos. El proceso de agregar tablas a consultas existentes, guardar consultas y utilizar las diferentes vistas forman parte de las tareas comunes. Recordemos que, cuando trabajamos con consultas de selección, es lo mismo ejecutarlas que visualizar los resultados.

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OPERADORES ARITMÉTICOS

Son los operadores que usan las expresiones para sumar, restar, dividir y multiplicar los valores en dos o más campos o controles:

Estos son los operadores aritméticos en las consultas de selección en access.
Estos son los operadores aritméticos en las consultas de selección en access.
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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR hemos aprendido lo importantes que son, para que sirven y como se tiene que utilizar una consulta de selección. Además ya conoces los operadores de comparación que son muy útiles a la hora de crear los criterios que son necesarios para filtrar los datos que queremos en la consulta.

En ESTE CAPÍTULO hemos profundizado más en la consulta de selección, ahora sabemos que hay diferentes tipos de vista con los que podrás jugar para conseguir la consulta necesaria para extraer mejor la información. Has realizado ejercicio de prácticas que te han ayudado a comprender el objetivo de realizar las consultas y por último y no menos importante hemos aprendido a realizar una consulta mediante el asistente.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE aprenderás lo que son y para qué sirven las consultas de acción de Access.

CONSULTA DE SELECCIÓN
CONSULTA DE SELECCIÓN
CONSULTA DE ACCIÓN

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