FUNCIÓN TOTAL CAMPO CALCULADO

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste que un campo calculado es todo campo cuyos valores se obtengan a través de un cálculo. Pueden resultar de una expresión simple (como puede ser una suma) o de expresiones complejas, que contengan funciones. En ESTE CAPÍTULO veremos la función total del campo calculado, es decir, que Access permite realizar la suma total de valores de un campo mediante una consulta de selección que convertirá en una consulta resumen de los campos seleccionados.

LA FUNCIÓN TOTAL

Imaginemos por un momento que queremos saber el importe total de la compra de cada cliente de nuestra tienda. ¿Cómo podríamos hacerlo?.

La primera opción sería sacar un listado de todos los clientes con los productos comprados, después con una calculadora ir sumando producto a producto de cada cliente sin equivocarnos. Si tenemos un cliente, no pasa nada pero cuando tenemos muchos...

La segunda opción es mucho menos complicada y más sencilla. Esto se hace mediante una consulta de selección que pasaremos a una consulta resumen.

Para nuestro ejemplo primero haremos una consulta nueva en la que vamos a incluir los campos "Nombre" de la tabla CLIENTES, los campos "Descripción" y "Pvp" de la tabla ARTÍCULOS y, el campo "Unidades" de la tabla PEDIDOS, tal y como podemos apreciar en la imagen siguiente:

Para utilizar la función de datos calculados siempre hay que utilizar una consulta de selección.
Para utilizar la función de datos calculados siempre hay que utilizar una consulta de selección.

Hasta el momento, si ejecutamos la consulta nos aparecerá un listado de clientes con el producto que han comprado y en la última columna el precio de cada producto.

Hasta el momento lo único que hemos ejecutado es una consulta simple de selección.
Hasta el momento lo único que hemos ejecutado es una consulta simple de selección.

En la imagen anterior vemos que el orden es por cliente, pero también podemos ordenarlos por producto, tal y como explicamos en la lección de consultas de selección.

Una vez volvemos a la consulta "vista de diseño" pulsamos el botón de "totales" que está situado dentro de la pestaña de diseño en la cinta de opciones. Acto seguido aparecerá una nueva fila en la grilla llamada Total: y en todas las casillas donde hay campos aparecerá la casilla "agrupar por".

Para poder realizar una operación de total es necesario activar la casilla de totales situada dentro de la pestaña de diseño en la cinta de opciones.
Para poder realizar una operación de total es necesario activar la casilla de totales situada dentro de la pestaña de diseño en la cinta de opciones.

Como nos interesa saber el importe total de compra de cada cliente, nos situaremos en el campo "Pvp" y en la casilla de "agrupar por:" escogeremos la opción SUMA, y el resto de los campos quedarán igual.

Para aplicar la función total del campo calculado debemos aplicar la opción Suma que se encarga de ordenar a access sumar el total de los campos agregados en la consulta.
Para aplicar la función total del campo calculado debemos aplicar la opción Suma que se encarga de ordenar a access sumar el total de los campos agregados en la consulta.

Y como siempre, falta la comprobación de que se ha hecho correctamente, así que ejecutamos la consulta:

Una vez ejecutada la consulta debemos activar el botón de totales situado en la cinta de opciones en la vista hoja de datos para que nos haga la suma de toda la columna.
Una vez ejecutada la consulta debemos activar el botón de totales situado en la cinta de opciones en la vista hoja de datos para que nos haga la suma de toda la columna.

Como podemos apreciar, al pulsar el botón totales en la vista de datos access nos suma el total de la columna al final de la pantalla.

Si solo queremos lo que se ha gastado un cliente, podemos filtrar en el campo cliente, y access solo sumará lo que se ha gastado el cliente filtrado.

La función total del campo calculado no se borrará con el filtro realizado.
La función total del campo calculado no se borrará con el filtro realizado.

Este tipo de consultas, mientras estén en ejecución, no será posible cambiar ningún dato.

Para desactivar el total general de una tabla en la Vista Hoja de datos, tenemos que desactivar el botón Totales, del grupo Registros, de la ficha Inicio, porque la fila Totales no se puede borrar ni cortar.

Por lo tanto, para ocultarla, debemos realizar el procedimiento inverso que efectuamos para obtener el total general.

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EJERCICIOS DE PRÁCTICAS

EJERCICIO 24

En el apartado anterior hay un error, si has prestado atención verás que la suma que ha hecho access es la columna de los precios de todos los productos que ha comprado el cliente, pero no del total de los productos que ha adquirido.

Por ejemplo vemos que la Sra. Elisa ha comprado el producto tarrina para gatos y de hecho sale el precio de una unidad, pero si ha comprado 3 unidades, solo queda reflejada una unidad. Por tanto, no es correcta la suma.


¿Cómo lo vas a arreglar?.
Recuerda que quiero saber el importe total que se lleva cada cliente que compra en mi tienda. Y como tu eres mi empleado y te pago (o no) para pensar, piensa.

Una pista: Recuerda lo que son los campos calculados.

Podemos perfectamente utilizar la consulta anterior, simplemente nos vamos a "vista de diseño" y en el último campo de la grilla añadiremos un campo calculado que calcule el precio del producto por la cantidad de artículos que el cliente compra.

A este campo lo llamaremos Total:

Total:[PEDIDOS.Unidades]*[Pvp]

Para poder calcular la cantidad exacta de productos es necesario crear un campo calculado que recoja el precio unitario por el número de productos que adquiere el cliente.
Para poder calcular la cantidad exacta de productos es necesario crear un campo calculado que recoja el precio unitario por el número de productos que adquiere el cliente.

Antes de continuar siempre es mejor asegurarse antes, por tanto, ejecutamos la consulta y podemos comprobar que efectivamente tenemos el coste real de todos los productos adquiridos.

Comprobamos que realmente al ejecutar la consulta aparece el campo calculado Total.
Comprobamos que realmente al ejecutar la consulta aparece el campo calculado Total.

Ahora lo único que nos queda es realizar los pasos anteriores para calcular el total del campo. ¿Te acuerdas de cómo hacerlo? .

Si todo lo has hecho correctamente debería quedarte así:

Como podemos observar los clientes han adquirido en productos la cantidad de 427,89 €.
Como podemos observar los clientes han adquirido en productos la cantidad de 427,89 €.

Porqué no es lo mismo que hayamos vendido 123,93 € que la cantidad de 427,89 €. Aquí la cosa cambia... y mucho. Felicidades!!!, ahora sé porqué te contraté.

EJERCICIO 25

¿En serio?, ¿Y el IVA de los productos?, a veces me pregunto en que estaría pensando cuando decidí contratarte. En fin, a ver si me entiendes.

Todos los productos deben venderse con IVA, quizás tú estés acostumbrado a trabajar en negro sin declarar impuestos, pero aquí se hace todo legal. Por tanto ya me puedes incluir el iva en todos los productos.

Una pista: Recuerda que el campo IVA ya lo tienes en una de las tablas, por tanto simplemente tienes que añadir el campo y crear un campo calculado llamado PvpIVA (donde te calcule el Iva de cada Pvp del producto) y en el campo calculado Total (recuerda multiplicar el campo PvpIVA). El resto es fácil.

Si todo ha salido bien, debe quedarte así:

Ya tenemos el total de productos que ha adquirido el cliente con el Iva incluido.
Ya tenemos el total de productos que ha adquirido el cliente con el Iva incluido.

Muy bien, ya veo que has salido del apuro. Ya sabía yo que no me equivocaba al contratarte.

El límite es tuyo, ahora puedes agregar tantos criterios como necesites a la consulta para que salga a tu gusto.

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FUNCIONES DE AGREGADO

Dentro de la función total del campo calculado puedes sumar una columna de números en una consulta con un tipo de función que se denomina función de agregado.

Las funciones de agregado realizan un cálculo en una columna de datos y devuelven un valor único. Access proporciona una variedad de funciones de agregado, como Suma, Cuenta, Promedio (para calcular promedios), Mín y Máx. Suma datos al agregar la función Suma a la consulta, contabiliza datos con la función Cuenta, etc.

En este apartado vamos a definir algunos de las funciones de agregado:

PROMEDIO: 

La función de agregado Promedio permite calcular el promedio de los valores contenidos en una columna. Es decir que Access suma todos los valores de la columna y luego los divide entre la cantidad de registros.

La función totales incluye la opción promedio.
La función totales incluye la opción promedio.

MÍNIMO y MÁXIMO:

A través de la función Mínimo, visualizamos el menor valor de un conjunto de registros. Esta función se puede utilizar en campos de tipo número, moneda o fecha, ya que cuenta el valor mínimo numérico.

Evidentemente si queremos ver el valor más alto, debemos escoger la función MÁXIMO.

La función totales incluye la opción Mínimo.
La función totales incluye la opción Mínimo.

CUENTA: 

La función Cuenta permite contabilizar la cantidad de registros que existen en un campo que puede estar agrupado con base en otro.

Por ejemplo, podemos contar la cantidad de acciones de venta desde una fecha determinada. Para ello, debemos indicar la función Cuenta en la fila Total del campo "Nombre". Luego, ejecutamos la consulta y podremos ver la cantidad de ventas correspondientes a cada cliente.

La función totales cuenta nos muestra la cantidad de acciones por cada cliente.
La función totales cuenta nos muestra la cantidad de acciones por cada cliente.

Las siguientes funciones también forman pàrte del grupo de los totales:

PRIMERO Y ÚLTIMO: Mediante las funciones Primero y Último, establecemos el primer o el último registro de un campo que puede estar agrupado con base en otro.

DESVEST: Calcula el grado de dispersión de los valores del campo con respecto a su promedio.

VAR: Calcula la variante estadística de los valores del campo en base a su promedio.

EXPRESIÓN: La función Expresión permite escribir una expresión en la fila Campo de la grilla, en la Vista diseño de la consulta, para establecer el nombre deseado para el campo. Cabe resaltar que las expresiones que tenemos la posibilidad de utilizar aquí son limitadas: solamente las funciones de agregado existentes.

DONDE: Permite asignar criterios de búsqueda para los registros.

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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste que un campo calculado es todo campo cuyos valores se obtengan a través de un cálculo. Pueden resultar de una expresión simple (como puede ser una suma) o de expresiones complejas, que contengan funciones.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido la función TOTAL, como Acces puede hacer todo tipo de cálculos, y para ello hemos hecho ejercicios de práctica. También has descubierto los tipos de funciones de agregado que puedes utilizar para dichos cálculos.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE Veremos que Access también puede calcular la suma de un total de varios totales en una sola consulta.

FUNCIONES CAMPO CALCULADO
FUNCIONES CAMPO CALCULADO
REFERENCIAS CRUZADAS
REFERENCIAS CRUZADAS

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