FORMULARIOS SIMPLES

En la LECCIÓN ANTERIOR aprendiste lo importante que son las consultas en una base de datos. Gracias a las mismas podemos extraer toda la información que necesitemos en cualquier momento sin necesidad de mirar varias tablas. Esto también es posible a una buena relación entre tablas. En ESTE CAPÍTULO vamos a saber que son y para que sirven los formularios simples o sencillos.

¿QUÉ ÉS UN FORMULARIO?

Podemos definir un formulario como un conjunto de campos que están muy bien organizados y que sirven tanto para introducir datos dentro de las tablas como de búsqueda de registros.

Imaginemos por un momento que nos encontramos delante de una tabla enorme que contiene más de 15 campos. Rellenar registro a registro puede ser complejo a la vez que monótono y con el riesgo de equivocarte a la hora de meter registros, ya que la pantalla del ordenador no puede disminuirse tanto para ver todos los registros (recordar que todos los registros son filas de una tabla y por tanto tendríamos 15 campos, es decir columnas que rellenar en horizontal). Para esto nos sirve un formulario, para poder tener todos los campos que queramos de una tabla en una sola pantalla y de esta manera sea mucho más sencillo y menos monótono introducir los registros.

Por que no es lo mismo introducir datos en una tabla:

Introducir datos en una tabla puede resultar monótono y con riesgo a equivocaciones.
Introducir datos en una tabla puede resultar monótono y con riesgo a equivocaciones.

Que introducir datos en un formulario que contengan los mismos campos que la tabla:

Introducir datos en un formulario puede evitar muchos errores y es mucho más directo.
Introducir datos en un formulario puede evitar muchos errores y es mucho más directo.

Estoy seguro de que la última imagen ha captado todo tu interés, lo sé, a mí también me pasó lo mismo, especialmente porque en este punto, empecé a comprender lo que realmente significa tener una base de datos. Pero no te emociones que aún tienes camino por delante :).


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CREAR UN FORMULARIO

Para la creación de formularios, primero debemos tener en claro lo que deseamos mostrar y la forma en la cual queremos visualizar la información. Su realización tiene como objetivo trabajar con los registros para ver o modificar los datos de una tabla o consulta. Este elemento clave de las bases de datos ofrece la posibilidad de manipular los datos y darles mayor atractivo visual, a través de diseños predefinidos o personalizados.

En este apartado, centraremos nuestra atención en la creación de los formularios, que se complementan con las tablas y las consultas, ya que permiten realizar operaciones sobre los datos: ingresar nuevos registros, buscar datos, filtrarlos, modificarlos y eliminarlos. Además, son una vía de acceso a la información que resulta atractiva, por lo tanto, será más agradable para los usuarios utilizar estos elementos cuando necesiten acceder a la información almacenada en las tablas o consultas de la base de datos.

Conocer la interfaz del programa de access es muy importante para poder trabajar con los formularios.
Conocer la interfaz del programa de access es muy importante para poder trabajar con los formularios.
01 Formulario: crea un formulario basado en la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de navegación, con un diseño predeterminado.

02 Diseño del formulario: ingresa a la Vista Diseño de un nuevo formulario vacío, desde donde podemos insertar controles.

03 Formulario en blanco: crea un formulario completamente vacío, sin formato ni controles.

04 Asistente para formularios: abre el asistente que nos guía en la creación paso a paso de formularios personalizables.

05 Navegación: crea un formulario con pestañas para explorar distintos formularios.

06 Más formularios: posee una lista con cuatro opciones para la creación de un nuevo formulario: Varios elementos (formulario que muestra varios registro en simultáneo), Formulario dividido (posee el formulario arriba y una hoja de datos debajo para ingresar información), Hoja de datos (formulario que muestra varios registros en un hoja de datos) y Cuadro de diálogo modal.

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EL FORMULARIO SIMPLE O RÁPIDO

Una de las formas más rápidas y simples para crear formularios es a través del botón Formulario de la ficha Crear. Este método permite generar formularios con base en tablas o consultas preexistentes, que se encuentren en el Panel de navegación.

Simplemente debemos seleccionar previamente el objeto en el panel. Una vez que pulsamos el botón Formulario, Access muestra una nueva pestaña con el contenido del elemento seleccionado en formato de formulario, que posee un diseño predeterminado.

Access puede realizar de cualquier tabla un formulario sencillo en poco tiempo.
Access puede realizar de cualquier tabla un formulario sencillo en poco tiempo.

Se necesitan solamente 3 pasos pasos crear un formulario simple o rápido de access.
Seleccionamos la tabla de la que queremos realizar el formulario.
Después seleccionamos la pestaña "crear" del menú de la cinta de opciones.
Por último, pulsar la opción formulario para que salga directamente una pestaña nueva dentro del programa con la vista presentación del mismo, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Esta es una vista presentación del formulario que acabamos de realizar en access de la tabla seleccionada.
Esta es una vista presentación del formulario que acabamos de realizar en access de la tabla seleccionada.

Access automáticamente nos crea un formulario tabulado, es decir que todos los campos son visibles y están alineados entre sí, pero además nos ha creado también un pequeño "subformulario" con los campos de la tabla PEDIDOS a la que está asociada (relacionada) la tabla CLIENTES.

Access ha creado un pequeño subformulario con los campos de la tabla PEDIDOS a la que está relacionada la tabla CLIENTES.
Access ha creado un pequeño subformulario con los campos de la tabla PEDIDOS a la que está relacionada la tabla CLIENTES.

Los formularios se componen de las relaciones existentes en la base de datos. Si el formulario se origina a partir de una tabla relacionada del tipo uno a varios y dicha tabla posee la parte varios, los múltiples datos que la tabla tiene asociada se muestran en una hoja de datos, en la parte inferior de cada registro de la tabla. De esta manera, visualizamos todos los registros de esa tabla y, a su vez, aquellos que se encuentran relacionados.


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DESPLAZAR REGISTROS

Cuando se crea un formulario Access tienen disponibles diferentes comandos que ayudan a controlar el formulario. Estos comandos de control se localizan en la barra inferior al final de todo formulario tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Access tiene un control que permite desplazarse por todos los registros.
Access tiene un control que permite desplazarse por todos los registros.

Todos los registros pueden introducirse mediante la tabla directamente o bien a través del formulario, la diferencia entre estas dos opciones es que en tabla puedes tener una visión global de todos los registros mientras que en formulario solamente puedes tener la visión individual de un registro. Si queremos ver más registros en formulario tendremos que utilizar los comandos habilitados en la barra inferior y que permiten:

Al pulsar este comando (se encuentra justo después de "registro:" en la misma barra) hace desplazarnos al primer registro de la tabla o consulta que contiene los datos de origen. Es importante saber que se desplaza por orden de registros introducidos.

Este comando nos desplazará al registro anterior.

Este es un pequeño visor que consta de dos números enteros. En el primer número Access nos indica el registro en el que estamos trabajando (en este caso el 2) y el segundo número nos indica los registros que el programa ha contabilizado, que tiene que ser el mismo número de registros que hemos introducido. Si no coincide el número contabilizado con el número de registros introducidos significa que hay registros que están mal introducidos o les faltan datos para que access los pueda contabilizar.

Este comando nos desplazará al registro siguiente.

Este comando nos permite iniciar un nuevo registro. Al pulsar sobre el comando todos los campos se pondrán en blanco y permitirá poder introducir un nuevo registro.

Este comando permite buscar un registro. Basta con introducir el número de registro que estamos buscando y nos desplazará hasta él.


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GUARDAR UN FORMULARIO

Al generarse un formulario, este muestra el nombre del elemento sobre el cual fue creado, pero no se encuentra guardado. Para guardarlo, presionamos el botón Guardar de la barra de acceso rápido, ingresamos un nombre y pulsamos Aceptar.

Luego, si queremos abrir formularios guardados, hacemos doble clic sobre su icono en el Panel de navegación. Es importante destacar que, cada vez que abrimos un formulario, los datos se actualizan con base en la tabla o consulta sobre la cual fue realizado.

Esto significa que si la tabla o consulta han sufrido modificaciones, al abrir el formulario se mostrarán los nuevos datos. Por esto, consideramos a los formularios como elementos dinámicos, ya que se actualizan automáticamente.


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¿CÓMO CONTINUAR?

En la LECCIÓN ANTERIOR  aprendiste lo importante que son las consultas en una base de datos. Gracias a las mismas podemos extraer toda la información que necesitemos en cualquier momento sin necesidad de mirar varias tablas. Esto también es posible a una buena relación entre tablas.

En ESTE CAPÍTULO hemos aprendido lo que es un formulario simple, para que son necesarios los formularios y como crear un formulario en una base de datos de Access. En este capítulo has aprendido especialmente a crear un formulario simple o rápido, así como también has conocido las herramientas para desplazarse por los registros. Hemos aprendido a guardar un formulario.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE seguiremos aprendiendo más sobre los formularios y otras formas para crearlos.

LOS FORMULARIOS (ÍNDICE)
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OTROS FORMULARIOS
OTROS FORMULARIOS

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