FORMULARIO PERSONALIZADO

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste a que todo formulario contiene una estructura, y dentro de la misma se pueden introducir controles básicos que ayudan a diseñarlo. En ESTE CAPÍTULO Aprenderemos a realizar un formulario personalizado.

Access brinda la posibilidad de modificar el diseño de cada elemento que los componen e incluso permite agregar o quitar campos y cambiar la apariencia de los controles. Realizaremos este proceso de manera sencilla gracias a la cinta de opciones, que posee todas las herramientas necesarias para hacerlo.

PROPIEDADES DE LOS CONTROLES

Cuando creamos formularios con base en una tabla o consulta, de manera automática se genera la cantidad de controles necesarios para representar toda la información almacenada en el objeto que le dio origen. Sin embargo, también es posible agregar controles dentro de cualquier formulario, ya sea que tenga un diseño predeterminado o que esté en blanco.

Para esto, debemos utilizar el grupo Controles de la ficha contextual Diseño, que se activa cuando pasamos a la Vista Presentación de cualquier formulario. En la siguiente Guía visual conoceremos cada uno de los controles disponibles.

Estos son los controles de un formulario.
Estos son los controles de un formulario.

Significado de los controles:

IMAGENSIGNIFICADO
Seleccionar: permite seleccionar los controles para modificarlos o moverlos dentro del formulario.
Cuadro de texto: admite texto de una sola línea.
Etiqueta: para agregar texto independiente en el formulario, y acompañar a otros controles.
Botón: inserta botones a los cuales se les puede asignar diferentes funciones.
Control de pestaña: permite insertar un grupo de pestañas dentro del formulario.
Hipervínculo: crea un vínculo para acceder a páginas web y archivos de manera rápida.
Control de explorador web: permite visualizar páginas web dentro de un formulario.
Control de navegación: inserta en el formulario un menú que permite navegar en él, cumple la misma función que insertar un formulario de navegación.
Grupo de opciones: enmarca conjuntos de controles.
Insertar salto de página: al imprimir el formulario, inicia la página siguiente en el lugar donde se insertó el salto.
Cuadro combinado: permite ingresar texto en varias líneas.
Línea: para dibujar una línea en el formulario.
Botón de alternancia: inserta botones que se pueden activar o desactivar.
Cuadro de lista: para insertar listas desplegables predeterminadas, donde el usuario debe elegir una opción.
Rectángulo: dibuja un rectángulo en el formulario.
Casillas: inserta casillas de verificación que el usuario puede activar o desactivar.
Marco de objeto independiente: permite insertar diferentes tipos de archivos (imágenes, sonidos, textos, etcétera).
Datos adjuntos: inserta archivos adjuntos al formulario.
Botón de opción: permite agregar botones que el usuario puede activar o desactivar para elegir una sola opción de un grupo.
Subformulario: inserta otro formulario dentro del actual.
Marco de objeto dependiente: crea un marco para un objeto dependiente.
Imagen: inserta imágenes que se adaptan al contenido del marco.
Gráfico: permite agregar un gráfico en el informe.
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ENCABEZADO DE LOS FORMULARIOS

El encabezado de un formulario se ubica en su parte superior y contiene el nombre de la tabla o consulta que le dio origen. Podemos modificar libremente su tamaño, ya sea para aumentarlo o reducirlo. Para realizar cualquier cambio sobre la estructura o diseño de un formulario personalizado, primero debemos ingresar en la Vista Diseño. Luego, para modificar la altura de una determinada sección, hacemos un clic sostenido con el botón principal del mouse desde su borde inferior hasta encontrar la nueva altura deseada.

También es posible variar el ancho de nuestro formulario personalizado. La diferencia radica en que el alto de una sección es independiente del resto de las secciones, en cambio, cuando modificamos el ancho de un elemento, el resto se ajusta de manera automática, para mantener las proporciones. Para cambiar el ancho de todo el formulario, debemos hacer un clic sostenido con el botón principal del mouse desde el borde derecho hasta la nueva posición.

El encabezado de un formulario personalizado se ubica en su parte superior y contiene el nombre de la tabla o consulta que le dio origen. Podemos modificar libremente su tamaño, ya sea para aumentarlo o reducirlo.
El encabezado de un formulario personalizado se ubica en su parte superior y contiene el nombre de la tabla o consulta que le dio origen. Podemos modificar libremente su tamaño, ya sea para aumentarlo o reducirlo.

Por otra parte, dentro de los encabezados de formulario podemos agregar cualquier control (etiquetas, casillas de verificación, cuadros de texto, etcétera) e, incluso, modificar sus propiedades. Para acceder a las propiedades del encabezado de formulario, primero lo seleccionamos y, luego, pulsamos Hoja de propiedades en la ficha Diseño. Algunas propiedades específicas de los encabezados que nos permiten complementar las posibilidades de personalización de los formularios:

Color de fondo:

Permite asignar o cambiar el color de fondo del encabezado del formulario. El color es independiente de los colores de fondo del grupo de controles. Al pulsar el botón   de esta propiedad, se despliega una paleta con combinaciones de colores predeterminadas, para elegir una de ellas; todos los elementos que componen el encabezado se ajustarán a dicha combinación.

Permite asignar o cambiar el color de fondo del encabezado del formulario.
Permite asignar o cambiar el color de fondo del encabezado del formulario.

Efecto especial:

Agrega un efecto al fondo del encabezado. Posee las opciones: Sin relieve, Con relieve (se aplica el mayor nivel de relieve disponible), Bajo relieve (se aplica un pequeño relieve), Grabado (posee el efecto contrario al relieve), Sombreado (agregar una sombra), Cincelado (subraya el texto del encabezado). Al elegir un efecto, se anula la aplicación del color de fondo. Estos efectos no se muestran en la Vista Diseño si no en la Vista Formulario.

Agrega un efecto al fondo del encabezado.
Agrega un efecto al fondo del encabezado.

Mostrar cuando:

Para definir el momento en que deseamos que se muestre el encabezado. Sus opciones son: Siempre (se mostrará en todo momento), Solo al imprimir (en el único lugar que será visible el encabezado es en la hoja impresa del formulario) y Solo en pantalla (únicamente se mostrará en las diferentes vistas, por lo tanto, no saldrá impreso ni al generar un PDF del formulario).

Agrega un efecto al fondo del encabezado.
Agrega un efecto al fondo del encabezado.
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ETIQUETAS

Las etiquetas  son uno de los controles más utilizados en los formularios, ya que cada campo necesita una de ellas para mostrar su nombre. Por ejemplo, un campo llamado Nombre necesitará dos elementos: una etiqueta que muestre el nombre del campo y un cuadro de texto para el contenido de cada registro.

También podemos insertar etiquetas manualmente, para mostrar texto que el usuario no pueda modificar, de carácter informativo. Para esto, vamos al grupo Controles de la ficha Diseño, pulsamos Etiqueta y luego, hacemos un clic sostenido sobre una sección del formulario (Encabezado, Detalle o Pie de página). Una vez que creamos el marco de la etiqueta, tenemos que introducir el texto que deseamos mostrar.

Para ver cómo quedará la etiqueta, debemos ingresar en la Vista Formulario.
Para ver cómo quedará la etiqueta, debemos ingresar en la Vista Formulario.
RECUERDA QUE...
Es posible modificar el formato del texto de las etiquetas a través del grupo Fuente de la ficha contextual Formato, podemos elegir la fuente, el tamaño, el color, la alineación y el color de fondo.
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CUADROS DE TEXTO

Los cuadros de texto permiten visualizar el contenido de un campo de tipo Texto. Los cuadros de texto que se generan al crear el formulario son de tipo dependiente porque su contenido depende de los valores registrados en el campo. No obstante también podemos insertar cuadros de texto independientes, cuyo contenido no depende de valores almacenados en un determinado campo, sino que, por ejemplo, pueden mostrar el resultado de un cálculo o permitirle al usuario ingresar datos.

Para insertar un cuadro de texto, seleccionamos Cuadro de texto, del grupo Controles de la ficha Diseño y hacemos un clic sostenido sobre una sección del formulario. Se creará automáticamente una etiqueta para su identificación en la que debemos ingresar texto. Si el ancho de esta es menor que el contenido, podemos aumentarlo mediante los puntos de control.

Convertir cuadro de texto en dependiente:

Si queremos convertir el cuadro de texto en dependiente para que muestre información de algún campo, debemos trabajar con la propiedad Origen del control. Mediante ella, le indicamos a Access que el contenido del cuadro de texto estará asociado a la información almacenada en un campo.

La propiedad origen del control está situada en propiedades dentro de la pestaña Datos.
La propiedad origen del control está situada en propiedades dentro de la pestaña Datos.

Para asociar un cuadro de texto a un campo existente en la tabla, elegimos uno de la lista y automáticamente se creará el vínculo correspondiente. Al mostrar el formulario en la Vista Formulario o Presentación se mostrará el registro correspondiente en el cuadro de texto que hemos insertado.

Si deseamos que muestre la información de un campo de otra tabla o consulta existente, debemos hacer clic sobre el botón en la celda de la propiedad y se abrirá un cuadro de diálogo para seleccionar el campo. Debemos buscar la base de datos, pulsar el "+" para desplegar los objetos que contiene y seleccionar el campo necesario. Recordemos que también podemos mostrar resultados de cálculos en los cuadros de texto. En este caso, debemos introducir la expresión en la propiedad Origen del control.

En un cuadro podemos ingresar tanto datos que provengan de otras tablas como datos calculados.
En un cuadro podemos ingresar tanto datos que provengan de otras tablas como datos calculados.

Por ejemplo, podemos calcular el IVA de los productos. Luego, ingresamos en la Vista Presentación o Formulario para ver los resultados, ya que la Vista Diseño solo permite realizar configuraciones y no muestra resultados.

CUADROS COMBINADOS:

A través de un cuadro combinado, insertamos listas desplegables en los formularios. Este control permite que el usuario seleccione un elemento de la lista y evita, así, posibles errores en la inserción de datos. Para insertar una lista predeterminada de valores existentes en un campo de la tabla o consulta de origen, tenemos que seleccionar el botón y seguidamente se inicia el asistente:

El asistente para cuadro combinado se inicia al pulsar su respectivo botón.
El asistente para cuadro combinado se inicia al pulsar su respectivo botón.

Active la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta y pulse Siguiente. La otra opción es para aquellos valores que no provienen de una tabla, por ejemplo el campo tratamiento, escribiríamos los valores (Sr. y Sra.).

En este recuadro podemos escoger los campos que van a formar el listado desplegable. Los campos pueden venir de tablas, consultas o ambas.
En este recuadro podemos escoger los campos que van a formar el listado desplegable. Los campos pueden venir de tablas, consultas o ambas.

En este recuadro podemos escoger los campos que van a formar el listado desplegable. Los campos pueden venir de tablas, consultas o ambas. Seleccione la tabla o consulta que posee los datos que se mostrarán en la lista desplegable y pulse Siguiente.

Escogemos los campos que queremos que lleve el cuadro combinado.
Escogemos los campos que queremos que lleve el cuadro combinado.

Elija el campo que contiene los registros y pulse Siguiente (en este caso, el campo que nos interesa es población). Presione Ascendente para ordenar los valores de la lista. Pulsar Siguiente.

Escogemos el campo que contiene los registros.
Escogemos el campo que contiene los registros.

Podemos darle el ancho que necesitemos a cada columna.

Modificamos el ancho de cada columna que creamos conveniente.
Modificamos el ancho de cada columna que creamos conveniente.

Y para finalizar debemos ingresar el nombre con que identificaremos el cuadro combinado (este mismo nombre lo encontraremos en propiedades, dentro de la pestaña "otras" en el campo "nombre de la etiqueta").

Todos los elementos de un formulario van correctamente identificados.
Todos los elementos de un formulario van correctamente identificados.

Para ver el resultado debemos estar dentro de la "vista formulario".

Este es el resultado de un cuadro combinado en formulario de Access.
Este es el resultado de un cuadro combinado en formulario de Access.

CUADROS DE LISTA: 

Mediante un cuadro de lista, generamos una lista de valores predeterminados pero visibles en todo momento. No se genera un menú desplegable, sino una lista en la que la extensión dependerá de la cantidad de elementos que contenga. Para crear un cuadro de lista, pulsamos Cuadro de lista en el grupo Controles  y hacemos clic sobre una sección del formulario. Automáticamente, se abrirá el asistente para cuadros de lista, que es similar al asistente para la creación de cuadros combinados.

La barra de desplazamiento aparece solo cuando el listado de artículos es más extenso que el predefinido en la Vista Diseño. Por lo tanto, si aumentamos el alto del control para visualizar todos los ítems, no se mostrará la barra de desplazamiento.

Si la lista no tiene barra de desplazamiento es porque todos los elementos que la contienen caben dentro del espacio delimitado de la misma.También es posible mostrar, al comienzo de la lista, un encabezado que presente el nombre del campo que le da origen a los datos.

Esta es la diferencia entre un cuadro de lista y un combinado.
Esta es la diferencia entre un cuadro de lista y un combinado.

Debemos recordar que todas las opciones son configurables desde el botón "propiedades".
Como se puede ver, de forma predeterminada solamente es posible escoger un elemento del cuadro de lista, pero ¿qué pasaría si necesito un cuadro de lista con más de una opción?.

Formas de selección:

Hay tres posibles formas de selección en los cuadros de lista que se pueden configurar:

NINGUNA: se encuentra activada de forma predeterminada para que el usuario solo pueda seleccionar un elemento de la lista a la vez.

SIMPLE: cada vez que hacemos clic sobre un elemento que integra la lista, este se selecciona. Para quitarlo de la selección, debemos hacer nuevamente clic sobre él.

EXTENDIDA: para elegir varios elementos de la lista, debemos ayudarnos de una tecla. Si los ítems son continuos, tenemos que seleccionar el primero, dejar presionada la tecla MAYÚS, y hacer clic sobre el último. De esta forma, todos los ítems situados entre el primero y el último indicado también se seleccionarán. En cambio, si los ítems que deseamos seleccionar son discontinuos, debemos utilizar la tecla CTRL y hacer clic en cada uno de los que queremos elegir.

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HIPERVÍNCULOS

La inserción de hipervínculos en un formulario nos permite acceder de manera directa a otro archivo o a una página web, sin tener que salir de Access para entrar al navegador y buscar la página o rastrear el archivo en otra ubicación.

Los vínculos no dependen necesariamente de registros almacenados en tablas o consultas, sino que se presentan por igual en todos los registros del formulario. Por ejemplo, podemos agregar, en el pie, un vínculo que nos lleve hacia una página web, de manera que se cree un enlace entre el texto y la página. Para insertar un vínculo, pulsamos Hipervínculo en el grupo Controles de la ficha Diseño. Se abrirá un cuadro de diálogo:

Access permite poder agregar en un formulario un hipervínculo.

Sobre la izquierda del cuadro encontramos la lista Vincular a, que posee las siguientes tres opciones:

Archivo o página web existente: permite indicar que el destino del vínculo sea un archivo existente (de cualquier clase: una imagen, un documento de texto, etcétera) o una página web.

Objeto de esta base de datos: el vínculo puede ser hacia un objeto de la base de datos actual (tablas, consultas, formularios, etc.).

Dirección de correo electrónico: para establecer una dirección de e-mail.

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CASILLAS DE VERIFICACIÓN

Las casillas de verificación permiten que el usuario active más de una opción. Por ejemplo, podemos utilizarlos para listar productos, de tal manera que el usuario pueda activar la cantidad de productos que desee. Para insertar estos controles, seleccionamos Casilla de verificación del grupo Controles  y hacemos clic sobre una sección del formulario.

Access permite poder agregar casillas de verificación.
Access permite poder agregar casillas de verificación.

Access creará, junto a la casilla, una etiqueta para identificarla. Para modificar el texto que muestran las casillas, seleccionamos la etiqueta correspondiente y usamos la propiedad Título. Cuando vayamos a la Vista Presentación o Formulario, podremos activar o desactivar la cantidad de casillas de verificación deseadas. La propiedad Activado permite elegir si la casilla seleccionada se mostrará activada de forma predeterminada en el formulario:

Resultado de una casilla de verificación en vista formulario.
Resultado de una casilla de verificación en vista formulario.
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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste a que todo formulario contiene una estructura, y dentro de la misma se pueden introducir controles básicos que ayudan a diseñarlo. También aprendiste que dichos controles se pueden alterar mediante la hoja de las propiedades del formulario e incluso mediante el menú contextual y por último ya sabes lo fundamental que es insertar un logotipo en tu formulario así como también que en caso de buscar un registro dentro de una gran base de datos, solamente es necesario saber un campo en concreto para hallarlo mediante la herramienta de filtros.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido que access posee herramientas que ayudan a diseñar un formulario, desde el encabezado hasta el pie del mismo. Hemos mostrado la utilidad de las etiquetas así como los diferentes cuadros de texto que se pueden insertar en el formulario. También has aprendido a como configurar un hipervínculo y la utilidad que tiene el insertar en un formulario una casilla de verificación.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE Seguiremos con las herramientas de las que dispone access para diseñar nuestro formulario a medida.

ESTRUCTURA DEL FORMULARIO
ESTRUCTURA DEL FORMULARIO
CONTROLES DE UN FORMULARIO
CONTROLES DE UN FORMULARIO

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