EXPORTAR DATOS

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste a realizar cálculos a través de consultas de referencia cruzada mediante el asistente, y también pudiste ver una consulta de este estilo mediante la vista de diseño de la misma consulta realizada y por supuesto no faltaron ejercicios para practicar lo aprendido. En ESTE CAPÍTULO dejamos a un lado los cálculos y nos centraremos en las exportaciones, que es interesante cuando queremos exportar una base de datos a otros programas como excel o word.

EXPORTAR A BASE ACCESS

Access permite la posibilidad de exportar un elemento existente en la base de datos actual, para utilizarlo en otra, pero debemos tener en cuenta que no lo hará todo de golpe, sino que solamente podrá exportarse un elemento a la vez, si nuestra base tiene más de un elemento se tendrá que repetir el proceso tantas veces como elementos queremos exportar.

Cabe destacar que Access no eliminará ningún elemento exportado de la base de datos original, por tanto, al decir EXPORTACIÓN lo que Access crea es una copia en el lugar de destino.

Primero, tenemos que seleccionar el elemento en el Panel de navegación, luego, en el grupo Exportar, presionamos la opción Access.

Las opciones de exportar base de datos se encuentra en la pestaña datos externos de la cinta de opciones dentro del grupo Exportar y se escoge la opción Access.
Las opciones de exportar base de datos se encuentra en la pestaña datos externos de la cinta de opciones dentro del grupo Exportar y se escoge la opción Access.

Se abrirá un cuadro de diálogo en que le tenemos que escribir la ruta donde queremos llevar la base de datos (recuerda, será una copia). Después de indicar la base de datos a la cual queremos exportar los datos, presionamos Aceptar.

Dentro de la ventana emergente escribir la ruta de destino de la base de datos que van a recibir los elementos.
Dentro de la ventana emergente escribir la ruta de destino de la base de datos que van a recibir los elementos.

Acto seguido se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:

Siempre empezará la exportación del elemento seleccionado en el panel de navegación, en este caso, hemos seleccionado la primera tabla que tenemos, la tabla de artículos.
Siempre empezará la exportación del elemento seleccionado en el panel de navegación, en este caso, hemos seleccionado la primera tabla que tenemos, la tabla de artículos.

La opción Definición y datos realiza una copia completa del elemento. En el ejemplo, es una tabla y, por lo tanto, copiará los campos y registros. Si activamos la opción Solo definición, únicamente se copiará la estructura del elemento seleccionado, sin tener en cuenta los datos que almacena. En nuestro caso, se copiará la estructura de los campos con sus tipos de datos correspondientes.

Access informa mediante el cuadro de diálogo que la exportación del elemento se ha hecho correctamente, y te da la opción de guardar los pasos de exportación para que en caso de repetir la operación no sea necesario el asistente.
Access informa mediante el cuadro de diálogo que la exportación del elemento se ha hecho correctamente, y te da la opción de guardar los pasos de exportación para que en caso de repetir la operación no sea necesario el asistente.

Es posible que en el proceso de exportación de un elemento de la base de datos actual a otra, el nombre asignado ya exista en otro objeto similar de la base de datos de destino.

De ocurrir eso, Access nos informará sobre esta repetición, mediante un cuadro de diálogo. Este mensaje pide la confirmación para reemplazar el elemento existente de la base de datos de destino que posee el mismo nombre, por el elemento que deseamos exportar.

Si queremos reemplazar el nuevo objeto por el existente en la base de destino, debemos pulsar Sí. De lo contrario, presionamos No, para volver al cuadro Exportar y asignar otro nombre al elemento que deseamos exportar.

Como siempre digo en estos casos, una vez realizada la exportación del primer elemento hay que comprobar en la base de datos que realmente haya sido correcta.

Tenemos que comprobar siempre que los elementos se han exportado correctamente.
Tenemos que comprobar siempre que los elementos se han exportado correctamente.

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EXPORTAR A EXCEL

Access permite la exportación de la base de datos a Microsoft Excel. Hay que destacar que excel trabaja las hojas de cálculo de forma parecida que Access. Por lo tanto, al exportar los datos, estos se mostrarán con la misma distribución que poseen en Access.

Las opciones de exportación de base de datos se encuentra en la pestaña datos externos de la cinta de opciones dentro del grupo Exportar y se escoge la opción Excel.
Las opciones de exportación de base de datos se encuentra en la pestaña datos externos de la cinta de opciones dentro del grupo Exportar y se escoge la opción Excel.

Para llevar a cabo este proceso, debemos seleccionar el elemento en el Panel de navegación y pulsar el botón Excel, del grupo Exportar. Veremos que se abre el cuadro de diálogo Exportar: Hoja de cálculo de Excel, en el cual tenemos que definir las opciones que detallamos a continuación:

Nombre de archivo: aquí, debemos indicar el nombre que queremos asignarle al nuevo archivo de Microsoft Excel. Mediante el botón Examinar..., podemos indicar la ubicación del nuevo archivo.

Formato de archivo: aquí, se muestra una lista desplegable con los diferentes formatos compatibles con Microsoft Excel.

Exportar datos con formatos y diseños: al activar esta opción, la información se exporta conservando el formato y el diseño, que se mostrarán en la hoja de cálculo de Excel.

Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de la exportación: si hemos activado la casilla anterior, podemos activar esta para que se abra el resultado de la exportación.

Exportar solo los registros seleccionados: esta opción se muestra desactivada debido a que no se pueden exportar solo registros seleccionados en una hoja de cálculo.

Siempre empezará la exportación del elemento seleccionado en el panel de navegación, en este caso, hemos seleccionado la primera tabla que tenemos, la tabla de artículos.
Siempre empezará la exportación del elemento seleccionado en el panel de navegación, en este caso, hemos seleccionado la primera tabla que tenemos, la tabla de artículos.

Para continuar, pulsamos Aceptar. Se mostrará el objeto exportado en una hoja de cálculo de Excel y se abrirá un cuadro de diálogo, que indica que el proceso de exportación se ha realizado correctamente.

Al pulsar aceptar access mostrará el objeto exportado en una hoja de cálculo de Excel.
Al pulsar aceptar access mostrará el objeto exportado en una hoja de cálculo de Excel.

Para salir del cuadro, presionamos los botones Cerrar o Guardar exportación, de acuerdo con la tarea que queramos realizar.


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EXPORTAR COMO TEXTO

Otra posibilidad para exportar el contenido de un elemento de la base de datos es hacerlo en formato de texto, del cual hay dos opciones de hacerlo:

Exportar como texto simple: al exportar el elemento no mostrará ningún formato.

Exportar como texto enriquecido: el texto resultante tendrá el mismo formato que el elemento original.

Las opciones de exportación de base de datos se encuentra en la pestaña datos externos de la cinta de opciones dentro del grupo Exportar y se escoge la opción Texto.
Las opciones de exportación de base de datos se encuentra en la pestaña datos externos de la cinta de opciones dentro del grupo Exportar y se escoge la opción Texto.

Para exportar los datos en formato de texto simple debemos seleccionar el elemento en el Panel de navegación y luego pulsar el botón Exportar a un archivo de texto, del grupo Exportar.

Se abrirá el cuadro de diálogo Exportar: Archivo de texto, el cual posee las mismas opciones que el cuadro para exportar a Excel.

Siempre empezará la exportación del elemento seleccionado en el panel de navegación, en este caso, hemos seleccionado la primera tabla que tenemos, la tabla de artículos.
Siempre empezará la exportación del elemento seleccionado en el panel de navegación, en este caso, hemos seleccionado la primera tabla que tenemos, la tabla de artículos.

Seleccionamos las opciones y presionamos Aceptar. Se abrirá un cuadro de diálogo, donde tenemos que elegir la codificación que se utilizará para la exportación. En nuestro caso, seleccionamos Windows (predeterminado) y pulsamos Aceptar.

La codificación que viene predeterminada es la de windows.
La codificación que viene predeterminada es la de windows.

Si en el proceso de exportación hemos activado la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de la exportación, se abrirá el contenido del elemento exportado con formato de texto.

En el ejemplo hemos dado la opción de abrir una vez se ha exportado el archivo.
En el ejemplo hemos dado la opción de abrir una vez se ha exportado el archivo.

Para exportar los datos en formato de texto enriquecido, desplegamos el comando Más y seleccionamos la opción Word. Se abrirá el cuadro Exportar: Archivo RTF, el cual posee las mismas opciones vistas anteriormente. Luego de indicar el nombre y la ubicación deseadas, debemos pulsar el botón Aceptar. El resultado de la exportación se mostrará en Microsoft Word.

Para exportar en texto enriquecido a word debemos pulsar el botón mas para que salgan todas las opciones disponibles.
Para exportar en texto enriquecido a word debemos pulsar el botón mas para que salgan todas las opciones disponibles.
El archivo se ha exportado a RTF, es decir, a word.
El archivo se ha exportado a RTF, es decir, a word.

También podemos exportar a PDF, bastaría con ingresar la dirección de donde queremos poner el archivo.


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EXPORTAR COMO HTML

Otra forma de exportar datos desde Microsoft Access es usar un formato HTML, que permite visualizar el contenido de la base de datos en un navegador web.

Para llevar a cabo este procedimiento, debemos seleccionar el elemento en el Panel de navegación, desplegar las opciones del botón Más, situado en el apartado Exportar, y elegir la opción Documento HTML.

Para exportar en html debemos pulsar el botón mas para que salgan todas las opciones disponibles.
Para exportar en html debemos pulsar el botón más para que salgan todas las opciones disponibles.

Se abrirá el cuadro de diálogo Exportar: Documento HTML, el cual nos posibilita ingresar la ubicación y el nombre que deseamos asignarle al archivo que se creará.

Luego, presionamos Aceptar.

Ingresamos el nombre que queremos darle al archivo html y la ubicación.
Ingresamos el nombre que queremos darle al archivo html y la ubicación.

Se mostrará un cuadro de diálogo, donde tenemos que activar la opción Codificación predeterminada y pulsar el botón Aceptar para terminar el proceso de exportación.

Si durante el proceso de exportación hemos activado la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de la exportación, al finalizar el procedimiento, se abrirá el contenido en el navegador web que tengamos configurado como predeterminado.

Activamos la codificación predeterminada.
Activamos la codificación predeterminada.
Por último nos saldrá la exportación en el navegador web.
Por último nos saldrá la exportación en el navegador web.

Es importante tener en cuenta que cuando exportamos datos en formato HTML y uno de los campos del elemento de la base de datos es de tipo Objeto OLE (es decir, que permite incluir archivos) y posee imágenes, estas no se presentan en la página web resultante.

El campo que posee la imagen se muestra representado por un cuadrado en cada registro.


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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste a realizar cálculos a través de consultas de referencia cruzada mediante el asistente.también pudiste ver una consulta de este estilo mediante la vista de diseño de la misma consulta realizada y por supuesto no faltaron ejercicios para practicar lo aprendido.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido a como exportar una base de datos a otra base de datos (access), como exportar a Excel , a texto, tanto simple como enriquecido, así como en PDF y en archivo html para verlo mediante el navegador.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE Veremos que Access así como permite la exportación de elementos desde otras bases de datos, sean de access o de excel o incluso de word, también permite la importación.

REFERENCIAS CRUZADAS
REFERENCIAS CRUZADAS
IMPORTAR DATOS
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