ESTRUCTURA DEL FORMULARIO

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste a visualizar los datos, también sabemos como eliminar registros y como agregarlos, ya sabemos los tipos de controles que hay y por último hemos descubierto que para trabajar los formularios en Access hay herramientas y diferentes vistas que sin duda ayudarán a que ese formulario contenga hasta el último detalle. En ESTE CAPÍTULO vamos a ver la estructura del formulario y los controles principales para crearlo.

LA ESTRUCTURA

Los formularios contienen tres partes fundamentales como la de cualquier documento. Estas partes son el encabezado del formulario, el pie del formulario y por supuesto, la parte central que es donde ingresamos el contenido.

Las partes de encabezado y pie del formulario son completamente modificables como cualquier documento de escritura, puede aparecer o desaparecer, dependiendo de las necesidades del formulario y también puede amoldarse al gusto del formulario.

Para poder diseñar las partes de un formulario la vista que debemos tener es la vista de Diseño:

Los formularios contienen tres partes fundamentales como la de cualquier documento. Estas partes son el encabezado del formulario, el pie del formulario y por supuesto, la parte central que es donde ingresamos el contenido.
Los formularios contienen tres partes fundamentales como la de cualquier documento. Estas partes son el encabezado del formulario, el pie del formulario y por supuesto, la parte central que es donde ingresamos el contenido.

Por lo general, en los encabezados y pie de los formularios se suelen poner etiquetas de texto decorativas, la imagen corporativa de la empresa (.BMP) y algunos controles como la fecha, por ejemplo.

En todas las partes del formulario se pueden poner imágenes, pero recuerda que solamente deben ser tipo BMP.
En todas las partes del formulario se pueden poner imágenes, pero recuerda que solamente deben ser tipo BMP.
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CONTROLES BÁSICOS

En este apartado vamos a reconocer los controles de formulario más sencillos y básicos para darle una estructura a nuestros formularios:

ETIQUETAS: Son los elementos más comunes en los formularios, ya que muestran los nombres de los campos. También podemos utilizarlas para exhibir textos, ya que el usuario no podrá modificar su contenido. Cuando creamos formularios, las etiquetas muestran automáticamente el nombre del campo, en cambio, cuando queremos exhibir textos, debemos crear un nuevo control etiqueta.

Aparte de dar nombre a un control asociado puede exhibirse como un texto para mostrar, tal y como está puesto en el ejemplo.
Aparte de dar nombre a un control asociado puede exhibirse como un texto para mostrar, tal y como está puesto en el ejemplo.

CUADRO DE TEXTO: Permiten mostrar la información de los registros en cada campo de tipo Texto, Número, Autonumeración, Moneda, Hipervínculo y Fecha/Hora.

En el ejemplo que mostramos a continuación podemos observar que el control de cuadro de texto es DEPENDIENTE de una tabla o consulta, en este caso, es de la tabla CLIENTES:

Permiten mostrar la información de los registros en cada campo.
Cuando el control es dependiente, la información de los registros proviene de una tabla o consulta.
Los cuadros de texto permiten mostrar la información de los registros en cada campo.

CUADRO COMBINADO: Permiten al usuario elegir una opción de una lista determinada. En nuestra base de datos, podríamos usar un cuadro combinado para escoger la opción del campo tratamiento. Si selecciona un elemento diferente en un registro existente, se modificará el registro original.

El usuario puede escoger una de las opciones predeterminadas existentes.
El usuario puede escoger una de las opciones predeterminadas existentes.

CASILLA DE VERIFICACIÓN: Se utilizan para representar los campos de tipo Sí/No. Funcionan de igual forma a las vistas en la creación de tablas, donde debemos activarlas/desactivarlas, dependiendo si el valor es verdadero o falso.

La casilla de verificación sirve para activar o marcar algunas de las opciones que demos al usuario.
La casilla de verificación sirve para activar o marcar algunas de las opciones que demos al usuario.

CONTROL DE MARCOS DE OBJETOS DEPENDIENTES: Por último, encontramos unos elementos posibles de visualizar o insertar en los formularios: los marcos de objetos dependientes, los cuales permiten visualizar las fotografías en los formularios.

Los controles de marcos de objetos dependientes permiten visualizar las fotografías en los formularios.
Los controles de marcos de objetos dependientes permiten visualizar las fotografías en los formularios.
RECUERDA QUE...
Cada sección que integra un formulario posee un tamaño que viene predeterminado. Sin embargo, también es posible modificar su ancho y alto mediante un clic sostenido del mouse en sus bordes de acuerdo con nuestras necesidades, es decir si necesitamos agregar o eliminar elementos o controles. Como los tamaños suelen marcar jerarquía a simple vista, debemos procurar mantener siempre las proporciones de los elementos para evitar confundir al usuario.
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LA HOJA DE PROPIEDADES

Cada uno de los controles que se muestran en los formularios posee diferentes propiedades mediante las cuales podemos modificar tanto su aspecto visual, como el contenido que muestran. En este apartado, aprenderemos a ver y a cambiar estas propiedades. Para esto, es necesario estar en la Vista Diseño y hacer clic sobre Hoja de propiedades, de la ficha contextual Herramientas de diseño de formulario/ Diseño.

Para acceder a la hoja de propiedades de un formulario, dentro de la vista diseño hay que hacer click en el botón propiedades.
Para acceder a la hoja de propiedades de un formulario, dentro de la vista diseño hay que hacer click en el botón propiedades.

Dentro de la hoja de propiedades, encontramos varias pestañas que nos orientan sobre que función tienen en el diseño del formulario:

- FORMATO: La pestaña Formato contiene las propiedades referentes al aspecto y presentación. En esta pestaña podemos darle la altura, anchura, color del borde, color del fondo, así como darle un nombre a cada control, entre otras cosas.

- DATOS: Se centra en el origen, representación y validación de los datos, siempre y cuando el control trate con ellos.

- EVENTOS: Definen cómo se comportará el control, es decir, qué acciones realizará y cuándo se pondrán en marcha.

- OTRAS: Si una propiedad no encaja en estas categorías la podremos encontrar en esta pestaña.

- TODAS: En esta pestaña se encuentran todas las opciones de las pestañas anteriores. Viene bien si la opción que necesitamos no sabemos en que pestaña está, por tanto, en esta pestaña seguro que la encontraremos.

Para modificar la propiedad de un control, simplemente debemos seleccionarlo y cambiar el valor de la propiedad. Sin embargo, también es posible modificar propiedades de varios controles al mismo tiempo. Para esto, debemos elegir uno de ellos, dejar presionada la tecla Mayús y pulsar sobre el resto. Cuando los controles se encuentren seleccionados, se distinguirán de los otros mediante un marco grueso.

Algunas propiedades poseen una lista desplegable que nos permite seleccionar un valor, otras tienen un botón con tres puntos suspensivos (son las que se refieren a colores) que abre un menú de opciones y, otras, simplemente muestran su celda vacía o con valores predeterminados para que el usuario ingrese el que desee.

RECUERDA QUE...
Gracias a las propiedades de los controles, podemos personalizar cada uno de los elementos que integran los formularios. Algunas son específicas y otras se presentan en muchos de ellos. Por esta razón, si necesitamos conocer en profundidad sobre ellas, podemos consultar la ayuda del programa y, así, aprender la función de todas las propiedades disponibles.
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MENÚ CONTEXTUAL

A través de la Hoja de propiedades podemos acceder a todas las opciones que permiten modificar la apariencia de los controles. Sin embargo, por medio del menú contextual de un control, podemos acceder a un conjunto de propiedades más reducido, pero eficaz, porque contiene la lista de propiedades más empleadas. Inclusive, permite eliminar los controles seleccionados.

Para esto, hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre los controles y seleccionamos la opción deseada. Una de las propiedades que genera mayor atractivo en un formulario es Efecto especial, que destaca uno o varios controles de los demás para marcar su importancia.

Junto a este grupo de propiedades, también se muestran las opciones del portapapeles de Windows: Cortar, Copiar y Pegar para mover o copiar controles. Sin embargo, debemos tener en cuenta que, al copiar y pegar un control, también influye la información sobre la cual está asociado cuando este es de tipo dependiente. Recomendamos solo copiar controles independientes, para evitar posibles errores en la base de datos.

Para acceder a la hoja de propiedades de un formulario, dentro de la vista diseño hay que hacer click en el botón propiedades.
Para acceder a la hoja de propiedades de un formulario, dentro de la vista diseño hay que hacer click en el botón propiedades.

Cada control que interviene en el diseño de un formulario tiene una posición específica y está separado de otro por un espacio de forma predeterminada. Sin embargo, Access también permite separar controles a través de líneas de división, con el objetivo de obtener resultados más legibles y atractivos.

Para trabajar con estas líneas, debemos utilizar el menú del comando Líneas de división del grupo Tablas de la ficha contextual Organizar. Primero seleccionamos los elementos y luego una opción, así veremos el resultado en el formulario. Luego de seleccionar un tipo de línea de división, podemos definir su aspecto a través del mismo menú. Ancho permite establecer el grosor, Estilo posibilita determinar si será continua, punteada o entrecortada, Color despliega una paleta para seleccionar el deseado.

Luego de elegir la línea, podemos definir su grosor, estilo y color a través del mismo menú.
Luego de elegir la línea, podemos definir su grosor, estilo y color a través del mismo menú.

Por otro lado, después de crear un formulario, podemos modificar su aspecto a través del grupo Temas de la ficha contextual Diseño. Seleccionamos el que deseemos y se modificará el diseño del formulario actual, también podemos elegir una fuente y una combinación de colores para aplicar.

Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un formulario. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto.
Un tema es un conjunto de formatos que conforman el estilo general que presenta un formulario. Engloba los colores, la fuente y los distintos efectos que utilizará por defecto.
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INSERTAR LOGOTIPO

Como en toda empresa que se precie, es importante que en cada formulario haya un logotipo de nuestra empresa, ya que es nuestra imágen corporativa, para esto es necesario pulsar el botón Logotipo, del grupo Encabezado y pie de página, de la ficha contextual Diseño. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertar imagen, para seleccionar la imagen.

Es importante que en cada formulario haya un logotipo de nuestra empresa, ya que es nuestra imágen corporativa.
Es importante que en cada formulario haya un logotipo de nuestra empresa, ya que es nuestra imágen corporativa.

El tamaño de la imagen lo controlamos desde la Vista Diseño. Seleccionamos el control y modificamos su tamaño con los manejadores situados en los extremos y en los puntos medios de cada lado o a través de las propiedades Ancho y Alto. Al aumentar o disminuir el tamaño del control, varía también el de la imagen. Para cambiar su posición, simplemente hacemos un clic sostenido y arrastramos el logo hacia la nueva ubicación.

Para cambiar la posición del logo, simplemente hacemos un clic sostenido y arrastramos el logo hacia la nueva ubicación.
Para cambiar la posición del logo, simplemente hacemos un clic sostenido y arrastramos el logo hacia la nueva ubicación.

Si deseamos modificar la imagen elegida, tenemos que volver a utilizar el botón Logotipo. Mediante el botón Título, podemos modificar el texto que se muestra en el encabezado del formulario. Hacemos clic sobre el botón y luego ingresamos el texto que queremos. El resultado se presentará en el diseño del formulario.

También es posible agregar datos como la fecha y la hora de apertura del formulario o el número de página. Para esto pulsamos el botón Fecha y hora y elegimos el formato. Las casillas Incluir fecha e Incluir hora se pueden activar y desactivar para mostrar ambas o solo una de ellas en el formulario. Esta función, con la expresión =Fecha(), indica que cada vez que se abra el formulario, Access mostrará la fecha que tiene configurado el sistema.

Las casillas Incluir fecha e Incluir hora se pueden activar y desactivar para mostrar ambas o solo una de ellas en el formulario.
Las casillas Incluir fecha e Incluir hora se pueden activar y desactivar para mostrar ambas o solo una de ellas en el formulario.
Así queda insertada la fecha y hora desde la vista formulario.
Así queda insertada la fecha y hora desde la vista formulario.

Ahora que ya conocemos todas las herramientas para diseñar nuestro formulario como queramos, por ejemplo así:

Ya conocemos todas las herramientas para diseñar nuestro formulario como queramos.
Ya conocemos todas las herramientas para diseñar nuestro formulario como queramos.
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LOS FILTROS

¿Qué pasaría si necesito hallar un registro para modificarlo o visualizarlo, pero solamente me acuerdo de alguno de los campos?.

Imaginemos por un momento que a la Sra. Esmeralda que tiene un 2% de descuento le queremos aumentar al 5%, pero por desgracia solo me acuerdo de estos datos, que se llama Esmeralda que actualmente tiene un 2% de descuento y que es una Sra. ¿Cómo puedo localizarla teniendo una base de datos de más de 50.000 registros?.

Otro de los beneficios del uso de formularios es la posibilidad de filtrar datos en base a los campos que presenta el formulario, sin tener en cuenta si existen campos en la tabla de origen que no se estén mostrando. Por lo tanto, solamente se verán registros en los campos existentes en los formularios y únicamente se podrán aplicar criterios con base en dichos campos.

Access permite aplicar filtro a un solo campo o bien mediante "avanzadas" permite aplicar filtro a todos los campos que queramos.

Access permite aplicar filtro a un solo campo o bien mediante avanzadas permite aplicar filtro a todos los campos que queramos.
Access permite aplicar filtro a un solo campo o bien mediante avanzadas permite aplicar filtro a todos los campos que queramos.

Para crear filtros en formularios, primero vamos a la Vista Formulario, luego desplegamos las opciones del botón Avanzadas, de la ficha Inicio, y elegimos Filtro por formulario. Luego de seleccionar este tipo de filtros, los campos visibles del formulario se muestran vacíos para la introducción de criterios, que pueden ser aplicados en cualquier tipo de dato, inclusive en los de tipo Sí/No.

Para visualizar los registros que cumplen con los criterios establecidos, tenemos que pulsar el botón Alternar filtro, de la ficha Inicio. Se mostrarán únicamente los datos correspondientes a los campos insertados en el formulario que cumplan con dichos criterios. La barra de búsqueda situada en la parte inferior del formulario permite desplazarnos por los registros, en este caso, solo por aquellos resultantes de la aplicación del filtro.

Como podemos ver en la imagen al alternar filtro solamente nos enseñará aquellos registros que coinciden con el filtro. En este caso hay 3 sras en nuestra base de datos.
Como podemos ver en la imagen al alternar filtro solamente nos enseñará aquellos registros que coinciden con el filtro. En este caso hay 3 Sras. en nuestra base de datos.
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¿CÓMO CONTINUAR?

CAPÍTULO ANTERIOR: Aprendiste a visualizar los datos, también sabemos como eliminar registros y como agregarlos, ya sabemos los tipos de controles que hay y por último hemos descubierto que para trabajar los formularios en Access hay herramientas y diferentes vistas que sin duda ayudarán a que ese formulario contenga hasta el último detalle.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido a que todo formulario contiene una estructura, y dentro de la misma se pueden introducir controles básicos que te ayudarán a diseñar tu formulario. También has aprendido que dichos controles se pueden alterar mediante la hoja de las propiedades del formulario e incluso mediante el menú contextual y por último ya sabes lo fundamental que es insertar un logotipo en tu formulario así como también que en caso de buscar un registro dentro de una gran base de datos solamente es necesario saber algún campo en concreto para hallarlo mediante la herramienta de filtros.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE Aprenderemos a personalizar el contenido y la presentación de los formularios. Access brinda la posibilidad de modificar el diseño de cada elemento que los componen e incluso permite agregar o quitar campos y cambiar la apariencia de los controles. Realizaremos este proceso de manera sencilla gracias a la cinta de opciones, que posee todas las herramientas necesarias para hacerlo.

LOS DATOS EN FORMULARIO
LOS DATOS EN FORMULARIO
FORMULARIO PERSONALIZADO
FORMULARIO PERSONALIZADO

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