EL INFORME EN ACCESS

En la LECCIÓN ANTERIOR aprendiste lo que son los formularios y para que sirven dentros de una base de datos. En ESTA LECCIÓN veremos que es el informe en access y para que se utiliza informes en una base de datos de Access.

LOS INFORMES

Podríamos definir que un informe es un resumen de la información de la base de datos que podemos consultar en pantalla o bien para sacarlo por impresora. Un informe puede ser desde una simple lista de registros de una tabla hasta listados de varias tablas y gráficos... No hay límite.
Para crear un informe debemos acceder a la pestaña de "crear" dentro de la cinta de opciones en el grupo informes:

El apartado de informes se encuentra ubicado en la pestaña de crear, dentro de la cinta de opciones.
El apartado de informes se encuentra ubicado en la pestaña de crear, dentro de la cinta de opciones.
En el apartado de informe podemos ver las herramientas que pone access para su creación.
En el apartado de informe podemos ver las herramientas que pone access para su creación.

01 INFORME: Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de registros seleccionado en el panel de navegación.

02 DISEÑO DE INFORME: Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar los campos y controles necesarios.

03 INFORME EN BLANCO: Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de campos desde la que se pueden agregar campos al informe.

04 ETIQUETAS: Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a almacenar.

05 ASISTENTES PARA INFORMES: Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño.

Este es un informe que muestra los datos básicos de nuestros clientes.
Este es un informe que muestra los datos básicos de nuestros clientes.

Estás en informes / el informe en Access


INFORMES RÁPIDOS

Igual que pasa con los formularios, también se pueden crear de manera rápida los informes, basándose en la información de la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de navegación.

Los informes tienen la ventaja de generarse de forma rápida y sencilla, sin tener que elegir ningún componente. Para esto, su diseño se fundamenta en elementos predeterminados, que posteriormente podemos modificar.

Para crear un informe rápido, primero seleccionamos la tabla o consulta base en el Panel de navegación y luego pulsamos Informe, en el grupo Informes de la ficha Crear. Se creará un informe sencillo, que mostrará la información del objeto seleccionado.

Los informes rápidos se generan cuando tenemos un objeto del panel lateral seleccionado.

Como hemos comentado los informes rápidos basan la distribución de la información en un estilo predeterminado, sin embargo, podemos cambiarles la estructura y el diseño, como hicimos con otros objetos. Para guardarlo, pulsamos Guardar, de la barra de acceso rápido, indicamos el nombre que deseamos asignarle y presionamos Aceptar.

El informe rápido en vista de presentación en access.
El informe rápido en vista de presentación en access.

Estás en informes / el informe en Access


INFORMES CON ASISTENTE

Para crear informes en una base de datos es mediante el asistente que nos guía durante todo el proceso, de manera que solo debemos elegir los datos que queremos mostrar. Esto nos ofrece una forma veloz y simple de trabajo ya que el proceso se vuelve sistemático: luego de seleccionar las opciones requeridas en cada paso, pulsamos Siguiente para continuar, hasta llegar al último paso, donde presionamos Finalizar y tenemos listo el informe.

Para comenzar, pulsamos Asistente para informes en la ficha Crear; se abrirá un cuadro de diálogo y tendremos que seguir los pasos que detallamos a continuación.

Primer paso:

En el primer paso del asistente debemos seleccionar el origen de los datos y de los campos que se mostrarán en el informe. Desplegamos la lista Tablas/Consultas y elegimos uno de los elementos disponibles.


En Campos disponibles se mostrarán todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada. Para agregar un campo en un informe, lo seleccionamos y pulsamos >. Si queremos añadir todos los campos del informe, presionamos >>.

Cada campo agregado se muestra en la lista Campos seleccionados y, de esta forma, sabemos cuáles aparecerán en el informe. Si queremos eliminar alguno de la lista, lo seleccionamos y, luego, pulsamos <.

También es posible agregar campos de diferentes tablas o consultas, es decir, podemos elegir campos de diferente origen para añadirlos en el formulario y, de esta manera, mostrar en un solo informe los datos de diferentes tablas o consultas. Luego, pulsamos Siguiente, para continuar con el próximo paso.

Para poner un ejemplo, vamos a poner los campos (Codcliente, Nombre, Apellidos y Teléfono) de la tabla "CLIENTES" y los campos (Unidades y Fechapedido) de la tabla "PEDIDOS".

Para crear un informe con el asistente necesitamos saber los campos de las tablas que queremos presentar.
Para crear un informe con el asistente necesitamos saber los campos de las tablas que queremos presentar.

Segundo paso:

El segundo paso del asistente se refiere a la posibilidad de crear niveles de agrupamiento. Podemos agrupar la información con base en un criterio y, de esta manera, lograr una mejor visualización y comprensión de los datos que se exponen. Por ejemplo, vamos a agrupar por fechas de venta, de esta manera podremos extraer todas las ventas de cada fecha.

Si queremos extraer la información de las ventas en un periodo, seleccionamos como agrupamiento el campo Fechapedido.
Si queremos extraer la información de las ventas en un periodo, seleccionamos como agrupamiento el campo Fechapedido.

Si necesitamos eliminar los niveles de agrupación existentes,hacemos clic en el botón <, ya que también es posible crear informes que no posean ningún nivel de agrupamiento. Presionamos Siguiente para continuar con el próximo paso.

Tercer paso:

A través de los criterios de ordenación, indicamos que los datos se muestren ordenados en forma ascendente o descendente según uno, dos, tres o cuatro campos. Este orden es posterior a los niveles de agrupamiento, es decir que, si definimos un nivel de agrupamiento con base en un campo determinado, en el paso siguiente podremos organizar la información del resto de los campos.

Aplicar criterios de ordenación es una manera de organizar la información con base en criterios de carácter lógico. Luego de seleccionar los campos que se utilizarán como criterios de ordenación, pulsamos los botones Ascendente o Descendente, situados junto a cada una de las listas, para establecer el orden de cada campo. Para continuar hacia el próximo paso, pulsamos Siguiente.

En este ejemplo utilizaremos los campos Nombre, Apellidos, Codcliente y Teléfono.

Este orden es posterior a los niveles de agrupamiento, es decir que, si definimos un nivel de agrupamiento con base en un campo determinado, en el paso
 siguiente podremos organizar la información del resto de los campos.
Este orden es posterior a los niveles de agrupamiento, es decir que, si definimos un nivel de agrupamiento con base en un campo determinado, en el paso
siguiente podremos organizar la información del resto de los campos.

CUARTO PASO:

El próximo paso consiste en la elección de la distribución que tendrán los datos en el informe, es decir, la manera en la que se presentarán. En el apartado Distribución, encontramos diferentes opciones que explicamos a continuación:

EN PASOS: Los datos se muestran en diferentes filas con respecto al campo que se utiliza como nivel de agrupamiento, diferenciando los datos secundarios del campo principal.

Así quedaría el informe si escogemos la opción de presentación en pasos.
Así quedaría el informe si escogemos la opción de presentación en pasos.

EN BLOQUE: Todos los datos se muestran en el mismo nivel, sin importar qué campos estén establecidos como nivel de agrupamiento.

Así quedaría el informe si escogemos la opción de presentación en bloques.
Así quedaría el informe si escogemos la opción de presentación en bloques.

EN ESQUEMA: El campo establecido como nivel de agrupamiento se presenta en una fila sobre los datos correspondientes a cada registro.

Así quedaría el informe si escogemos la opción de presentación en esquema.
Así quedaría el informe si escogemos la opción de presentación en esquema.

En la misma ventana, encontramos el apartado Orientación, para establecer la orientación de la hoja del informe. Podemos elegir las opciones Vertical u Horizontal. Debemos tener en cuenta que la orientación se refiere a la hoja del informe y no a su contenido, es decir que los datos que presente el informe siempre estarán en la misma orientación. Para continuar con el asistente, presionamos Siguiente.

En el último paso del asistente, tenemos que ingresar el nombre que le asignaremos al informe para identificarlo y la vista en la cual lo crearemos. Podemos elegir entre la vista previa o en la Vista Diseño, la primera nos presentará el informe y la segunda nos permitirá realizar modificaciones en la estructura y el formato del elemento.

Presionamos Finalizar y se creará el informe con todas las características elegidas en cada uno de los pasos.


Estás en informes / el informe en Access


VISTA DE LOS INFORMES

Al igual que el resto de los elementos de una base de datos, los informes poseen diferentes vistas, a la que podemos acceder desde Inicio/Ver o desde la Barra de tareas. Las características de cada una son:

Estos son los accesos a las cuatro vistas de un informe de access.
Estos son los accesos a las cuatro vistas de un informe de access.

VISTA INFORME: Se muestran los datos del informe con la fecha de creación y el número de páginas, es posible seleccionar los datos. Pero no es posible sobreescribirlos ni editar ni borrarlos.

En vista informe no es posible ni editar, borrar datos.
En vista informe no es posible ni editar, borrar datos.

VISTA PRELIMINAR: Presenta el informe tal cual será impreso y posee la ficha Vista Preliminar, para configurar la impresión del informe.

En vista preliminar es posible modificar algunos parámetros de impresión y poder imprimir el informe.
En vista preliminar es posible modificar algunos parámetros de impresión y poder imprimir el informe.

VISTA PRESENTACIÓN: Posibilita acceder a los controles que conforman el informe y a los datos en forma simultánea.

En vista presentación podemos agregar algunos controles como podemos cambiar de posición para que quepan dentro de la hoja del informe. También es posible borrar campos.
En vista presentación podemos agregar algunos controles como podemos cambiar de posición para que quepan dentro de la hoja del informe. También es posible borrar campos.

VISTA DISEÑO: Permite acceder a todos los controles del informe para modificar o personalizar su diseño.

En vista diseño podemos agregar y quitar controles.
En vista diseño podemos agregar y quitar controles.

Hay que recordar que en las fichas contextuales Diseño y Organizar (que integran la ficha Herramientas de diseño de informe), de la Vista Diseño, son similares tanto para los formularios como para los informes. Por lo tanto, una vez que aprendimos a configurar las opciones de uno de los objetos podremos modificar las opciones de otro con facilidad.


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Estás en informes / el informe en Access


SECCIONES DE UN INFORME

A través de la Vista Diseño, podemos realizar modificaciones en cada uno de los controles del informe o en cada una de sus secciones. Al igual que los formularios, los informes se componen de diferentes controles que se crean de manera automática y que muestran, de forma predeterminada, seis secciones: Encabezado del informe, Encabezado de página, Encabezado Fechapedido, Detalle, Pie de página y Pie del informe. La sección Encabezado Fechapedido se refiere al campo asignado como nivel de agrupamiento.

En vista diseño los controles se muestran de forma predeterminada en las 6 secciones del informe.
En vista diseño los controles se muestran de forma predeterminada en las 6 secciones del informe.

La modificación de los tamaños de cada control se realiza igual que en los formularios, de manera que también podremos acceder a sus propiedades y personalizarlos: insertar logotipos, elegir la fuente de los controles así como modificar los colores entre otras cosas. Con respecto al ancho y alto de cada sección, debemos hacer clic sostenido sobre cada borde inferior o derecho para modificarlos, al igual que hicimos con los formularios. Por otra parte, tanto los formularios como los informes poseen la ficha contextual Diseño, que desde la Vista Presentación, permite insertar controles y cambiar su apariencia.


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ENCABEZADO DE UN INFORME

El Encabezado de informe se ubica en la parte superior de la primera página. En él se encuentran los datos que se mostrarán una sola vez en el informe. De manera predeterminada, se presenta el nombre de la tabla o consulta que le dio origen, pero podemos realizar modificaciones sobre él. Para cambiar el texto que muestra el control etiqueta, hacemos doble clic sobre ella o utilizamos la propiedad Título de la Hoja de Propiedades.

Cuando los informes poseen muchos registros, se distribuyen en diferentes páginas, con el objetivo de mostrar todos los datos almacenados en los campos que elegimos durante su creación. En cambio, todos los elementos del Encabezado de informe solo se presentarán en la primera de las páginas. Por lo tanto, la información que contiene esta sección suele ser la carátula del contenido del informe.

En vista diseño podemos acceder a la hoja de propiedades y cambiar el título del encabezado del informe.
En vista diseño podemos acceder a la hoja de propiedades y cambiar el título del encabezado del informe.

Estás en informes / el informe en Access


¿CÓMO CONTINUAR?

En la LECCIÓN ANTERIOR aprendiste lo que son los formularios y para que sirven dentro de una base de datos.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido que un informe es un resumen de la información de la base de datos que podemos consultar en pantalla o bien para sacarlo por impresora. Has descubierto que existen varias formas de realizar un informe, bien sea método rápido como por asistente, dentro de los cuales con ayuda de las diferentes vistas podemos confeccionarlo a nuestro gusto. También has aprendido que un informe contiene 6 secciones, desde el encabezado del informe hasta el pie del mismo, todas ellas modificables.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE Seguiremos con los informes y profundizando en sus secciones.

LOS INFORMES (ÍNDICE)
LOS INFORMES (ÍNDICE)
PARTES DE UN INFORME
PARTES DE UN INFORME

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