RELACIÓN ENTRE TABLAS ACCESS

En el CAPÍTULO ANTERIOR has aprendido que son y para que sirven las relaciones. También cuantos tipos de relaciones hay. En este capítulo aprenderás a crear una relación entre tablas access, y a detectar a que tipo pertenece.

COMO CREAR UNA RELACIÓN ENTRE DOS TABLAS

Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir.

Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor.

Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

En este ejemplo podemos observar el botón relaciones y las tablas que vamos a relacionar.
En este ejemplo podemos observar el botón relaciones y las tablas que vamos a relacionar.

En el ejemplo del dibujo superior podemos ver el botón de relaciones que nos abrirá una nueva pestaña con las relaciones que hay en este momento.

De momento "ocultaremos" las tablas DESCUENTO y ZONAS situando el ratón encima de la tabla y dando click en el botón derecho escogiendo la opción "ocultar".

RELACIONAMOS LA TABLA "ARTÍCULOS"

Nos situamos el ratón en el nombre de la tabla ARTÍCULOS y pulsando el botón izquierdo "arrastramos" el nombre de la tabla hasta el fondo blanco, y dejamos de pulsar el botón. Ahora deberías ver la tabla ARTÍCULOS dentro del fondo de la pestaña relaciones y al lado de la tabla CLIENTES.

Hacemos la misma operación con la tabla PEDIDOS. Las tablas que están dentro de la pestaña relaciones se pueden mover y ajustar al tamaño que sea necesario, pero no se pueden modificar ni los campos ni las llaves principales.

Una vez las tablas están dentro de la pestaña de relaciones estas no podrán modificarse, pero sí se podrán desplazar y ajustar en tamaño.
Una vez las tablas están dentro de la pestaña de relaciones estas no podrán modificarse, pero sí se podrán desplazar y ajustar en tamaño.

En este momento tenemos las tablas que queremos relacionar, pero antes debemos estar seguros que los campos más importantes coinciden (tamaño del campo y tipo de datos). En este caso coinciden incluso en el nombre de los campos que vamos a relacionar. Seleccionamos el campo "Codcliente" de la tabla CLIENTES y pulsamos con el botón izquierdo del ratón y arrastramos el campo hasta que coincida con el campo "Codcliente" de la tablas PEDIDOS.

Ahora nos aparece la ventana de modificar relaciones que nos informa de la operación que acabamos de realizar y también nos informa del tipo de relación de detecta que podemos usar "Uno a Varios". Este tipo de relación nos indica que solo podemos utilizar un cliente de la tabla CLIENTES pero este mismo cliente puede verse reflejado varias veces en la tabla de PEDIDOS. (Es decir que el mismo cliente puede venir tantas veces como quiera a nuestra tienda).

Seguidamente activaremos la casilla de "exigir integridad referencial" con un check. También activaremos las casillas actualizar en cascada los campos relacionados y la casilla eliminar en cascada los registros relacionados.

LA CREACIÓN DE LA RELACIÓN

A continuación pulsamos el botón de "crear" y aparece una línea que une los dos campos de ambas tablas. Por el lado de la tabla CLIENTES aparece un 1 (que significa 1, es decir que solo se puede mostrar una vez) y al final de la línea que une el campo de la tabla PEDIDOS aparece un signo (infinito, es decir que el nombre del cliente dentro de la tabla pedidos puede aparecer tantas veces como queramos). ¡Enhorabuena!, acabas de crear tu primera relación :).

Sabemos que dos tablas están relacionadas cuando se visualiza una línea que las une.
Sabemos que dos tablas están relacionadas cuando se visualiza una línea que las une.

Es importante saber que cuando las tablas están relacionadas no podremos modificar ninguna de las propiedades de los campos relacionados ni tampoco del tipo de datos. Antes nos obligará a borrar la relación.


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CREANDO LA RELACIÓN ENTRE TABLAS

En el momento en que se crea una relación debemos saber que tipo de relación queremos crear y para que esto se consiga se deben realizar una serie de pasos que serán los siguientes:

RELACIÓN UNO A UNO:

Para crear una relación uno a uno ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

RELACIÓN UNO A VARIOS:

Para crear una relación uno a varios el campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.


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ELIMINAR RELACIÓN DE UNA TABLA

Muchas veces debido a que necesitamos crear cambios en una tabla relacionada nos vemos obligados a eliminar la relación ya que de lo contrario access no dejará realizar los cambios.
Para eliminar una relación entre tablas access, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Colocando el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR.
Observa que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

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COMBINACIONES DE LA RELACIÓN

Para modificar una relación colocamos el cursor en la línea de relación y la seleccionamos. Acto seguido pulsamos el botón izquierdo del cursor y seleccionamos "modificar relación" y se nos abrirá la ventana auxiliar de Modificar relaciones.
En la ventana que se ha abierto pulsar el botón "tipo de combinación" para que aparezcan los tipos de combinación en los que podamos escoger:

En la ventana que se ha abierto pulsar el botón (tipo de combinación) para que aparezcan los tipos de combinación en los que podamos escoger.
En la ventana que se ha abierto pulsar el botón (tipo de combinación) para que aparezcan los tipos de combinación en los que podamos escoger.

Una vez sepamos que combinación es la adecuada para la relación, la seleccionamos y aceptamos.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

En la tabla se puede apreciar los tipos de combinaciones que hay para las relaciones entre tablas de access.
En la tabla se puede apreciar los tipos de combinaciones que hay para las relaciones.

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.


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EJERCICIOS DE PRÁCTICA

EJERCICIO 14

Ahora ya sabes como crear una relación, por tanto es momento de crear la última (por el momento) relación que nos queda. Hablo de crear la relación entre las tablas de "PEDIDOS" y "ARTÍCULOS".
Esta vez lo harás sin ayuda (recuerda que siempre puedes recurrir al principio de la lección, que te ayudará a seguir todos los pasos). Además lo queremos con todo (integridad referencial, actualizar y eliminar en cascada).
Solo por curiosidad... ¿Qué tipo de relación te ha dado?.

EJERCICIO 15

No puede ser!!!. Me he vuelto a equivocar, el índice debería haber estado en el campo "Codart" de la tabla ARTÍCULOS debido a que es el campo que nos dará una referencia, y si lo tenemos ordenado, nos irá mucho mejor. Así que a dicho campo le asignaremos la clave principal.
No te quejes tanto!!, podría haber sido peor y podríamos haber tenido registros, y sin embargo no los tenemos.

Por cierto, es muy probable que no te deje cambiar. Descubre el porqué aquí.

EJERCICIO 16

Imagino que te habrás dado cuenta que al cambiar y guardar la tabla de nuevo con los cambios, la misma tabla no a cambiado dentro de la ventana de relaciones. Es sencillo, dentro de la ventana de relaciones no se actualiza nada.

Así que hay que quitar la tabla (seleccionamos la tabla "ARTÍCULOS" de la ventana de relaciones y pulsamos la tecla "DEL" o "SUPR" del ordenador) y volverla a poner (arrastramos del menú lateral donde se ubica la tabla "ARTÍCULOS" hasta la ventana de relaciones y aparecerá actualizada).
Ahora sí, ya puedes crear de nuevo la relación anterior.

Si todo ha ido bien, tiene que salir algo parecido a la siguiente imagen:

Se ha creado automáticamente una relación uno a varios uniendo los dos campos de las dos tablas.
Se ha creado automáticamente una relación uno a varios uniendo los dos campos de las dos tablas.

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INFORME DE RELACIONES

Los informes de relación entre las tablas de access constituyen un elemento importante de las bases de datos: distribuyen la información de tal manera que pueda ser impresa.

Para crear un informe de relación, presionamos el botón Informes de relaciones, situado en la ficha Diseño, que muestra las relaciones existentes entre las diferentes tablas, de manera que se pueda imprimir de modo rápido y fácil, visualizando todas las ventanas de las tablas y las líneas conectoras que muestran las relaciones existentes.

Al llevar a cabo informes de relación de tablas en access, debemos procurar que la información se distribuya de modo que, al imprimirse, pueda ser leída adecuadamente.

Este informe solo mostrará las relaciones entre las tablas de access que hemos creado en la ventana de relaciones.
Este informe solo mostrará las relaciones que hemos creado en la ventana de relaciones.

La distribución de las tablas que muestra el informe se corresponde con la que posee la pestaña Relaciones al momento de hacer el informe. Por lo tanto, si la apariencia del informe no es de nuestro agrado, podemos modificar la distribución de las ventanas en la pestaña.

Para esto, hacemos clic sostenido sobre la barra de título de una ventana y, sin soltar el botón del mouse, la movemos hacia otra posición. Luego de obtener el diseño para el informe, debemos guardarlo. Pulsamos Guardar en la barra de acceso rápido, en el cuadro Guardar como ingresamos un nombre para el informe y seleccionamos Aceptar.

IMPRIMIR EL INFORME DE RELACIÓN ENTRE TABLAS ACCESS

Para imprimir esta información, pulsamos Imprimir de la ficha contextual Vista preliminar. Se abrirá un cuadro de diálogo para configurar diferentes opciones.
Al guardar el informe, este se mostrará en el Panel de navegación y se creará, también, un grupo de propiedades particulares, que podemos visualizar si hacemos clic con el botón derecho del mouse sobre el informe en el panel y elegimos la opción Propiedades de vista.

Las propiedades de un informe de relación entre tablas access incluyen la fecha de creación, la fecha de la última modificación, el nombre del propietario y una descripción del contenido del informe. Si bien esto último es algo opcional, recomendamos escribir un texto breve que nos dé una referencia de la información almacenada en el informe, ya que nos puede servir para identificar su contenido sin necesidad de abrirlo, solo bastará con visualizar las propiedades.

Podemos poner una descripción del informe de la relación entre las tablas de access.
Podemos poner una descripción del informe de la relación entre las tablas de access.

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DEPENDENCIA DEL OBJETO

Es una herramienta que resulta de gran utilidad después de que hemos establecido diferentes relaciones entre las tablas que integran una base de datos. Nos referimos al panel Dependencias del objeto, que nos muestra cuáles son todas las relaciones que tiene un objeto determinado.

Para utilizarlo, primero seleccionamos el objeto en el Panel de navegación, y luego vamos a la ficha Herramientas de base de datos/Relaciones y pulsamos el comando correspondiente. A continuación, el panel aparecerá a la derecha de la ventana del programa. En este veremos el nombre del objeto seleccionado y luego podremos elegir entre visualizar los elementos que dependen de este o la relación inversa, es decir, de qué elementos depende el objeto en cuestión. Más abajo se mostrarán las diferentes categorías de elementos con los que hay relación. Podríamos decir que este panel es una especie de mapa de relaciones, que nos muestra cómo está vinculado un determinado objeto.

EL PANEL DEPENDENCIAS DEL OBJETO

Puedes usar el panel Dependencias del objeto para evitar la eliminación por error de orígenes de registros. Por ejemplo, imagina que tienes la consulta Pedidos trimestrales en la base de datos "PEDIDOS" y que ya no necesitas la consulta. Antes de eliminar la consulta, necesitas conocer si el resto de los objetos de la base de datos (como un formulario o un informe) usan la consulta como origen de datos. Después, puedes modificar los objetos dependientes para quitar las referencias a la consulta, o bien puedes eliminar los objetos dependientes con la consulta.

Ver una lista completa de los objetos dependientes te permitirá ahorrar tiempo, pues no tendrás que comprobar de forma manual las propiedades de objetos y se minimizan los errores, ya que verás los detalles que podrían pasarse por alto en una auditoría manual.

Si quieres cambiar el diseño de un objeto de base de datos, el panel Dependencias del objeto también puede ser útil, ya que te mostrará cómo afectará el cambio de diseño a otros objetos. Usa el panel Dependencias del objeto para que te resulte más fácil planear cambios importantes en el diseño.

Puedes usar el panel Dependencias del objeto para evitar la eliminación por error de orígenes de registros.
Puedes usar el panel Dependencias del objeto para evitar la eliminación por error de orígenes de registros.

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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPITULO ANTERIOR has aprendido que son y para que sirven las relaciones. También cuantos tipos de relaciones hay.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido a a crear una relación entre tablas de access y especialmente a detectar el tipo de relación que se puede crear entre tablas. También sabes como eliminar una relación , los tipos de combinación que hay y lo más importante de todo, has podido practicar lo aprendido con ejercicios de prácticas. Ahora mediante un informe de relaciones es fácil imprimirse las relaciones creadas y gracias a la dependencia de objeto no cometerás errores de borrado en los registros.

En el EL PASO SIGUIENTE nos introducimos en lo importante que son las consultas para una gran base de datos que nos será muy útil especialmente a la hora de filtrar la información.

LAS RELACIONES
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LAS CONSULTAS ÍNDICE
LAS CONSULTAS (ÍNDICE)

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