TABLA EN ACCESS DESDE INICIO

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste más opciones que contiene las propiedades de un campo de access. En ESTE CAPÍTULO vas a crear una tabla en access desde desde el inicio, desde el punto de vista práctico.
En todo el proceso podrás practicar y seguir todos los pasos, es la única forma de aprender.
¿Empezamos?.

EL PROYECTO DE LA BASE DE DATOS

Hemos aprendido en capítulos anteriores que una base datos es un cúmulo datos organizados en tablas relacionadas entre sí, que permiten mediante fórmulas y consultas (llegaremos más adelante) extraer solo la información que nos interesa. De esta forma la base de datos no se hace pesada pues los datos que maneja están perfectamente organizados.

Así que lo primero que necesitamos para crear una tabla en access desde el inicio es un proyecto. Sabemos que queremos extraer algunos datos, pero aún no tenemos claro como hacerlo y de que manera.
Es hora de organizar las tablas que necesitamos y los campos que van a ir en cada tabla.

En este caso, nuestro proyecto es una tienda minorista que vende productos para animales.
Como ya tenemos claro que queremos y que datos vamos a extraer, os presento el proyecto en el que vamos a trabajar:

Este es nuestro proyecto de una base de datos de una tienda minorista que vende productos para animales.
Este es nuestro proyecto de una base de datos de una tienda minorista que vende productos para animales.

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. En este caso tenemos diferentes tablas que forman una base de datos. Los campos en negrita son las claves principales de cada tabla y las flechas de color azul son las relaciones entre tablas (lo veremos más adelante).


Te encuentras en inicio / tabla desde inicio


CONFIGURACIÓN TABLA "CLIENTES"

Lo primero que debemos hacer es crear una nueva tabla y la llamaremos "CLIENTES". Esta nueva tabla estará compuesta por los siguientes campos todos relacionados con el cliente:

Campo Codcliente:

Este es el primer campo y es un código que asignaremos por cada cliente nuevo, por tanto tiene que ser un código (numérico o alfanumérico) que identifique al cliente y dicho código no pueda repetirse.
1.- En este caso, he pensado como código el DNI o NIF o NIE de la persona que haremos cliente. De esta manera cuando introduzca el código, access sabrá el cliente al que pertenece y me mostrará todos los datos que necesite saber sobre él.
Al ser un código alfanumérico, es decir que lleva letras y números, como propiedades de campo no podemos asignarle el valor de número (debido a que solo puede llevar números). Así que el valor que le asignaremos es texto corto.

2.- Además como el agregar este tipo de registros puede inducir a error, crearemos una máscara de entrada que facilite la entrada del documento del cliente.
El DNI/ NIF son 8 números seguido de una letra, y el NIE es parecido al DNI/ NIF pero con la diferencia que hay una letra anterior a la numeración, que suele ser "X" en la mayoría de los casos.
Para este caso creamos la máscara de entrada con el código siguiente: a-\00000000\-L
 (a) Pertenece a la primera letra y como no todos la llevan, será opcional su ingreso.
 (-) El guión se lo he agregado, resulta muy útil para diferenciar.
 (00000000) Ocho dígitos que serán de carácter obligado.
 (L) La letra es obligada.
Las barras invertidas son separadores que hace access, pero no cuentan como caracteres.

3.- Para que funcione debemos ajustar el tamaño del campo a los caracteres que vamos a necesitar, de esta forma el usuario que se encargue de registrar los datos no pueda poner un caracter de más. Por tanto en "tamaño del campo" pondremos 12 caracteres (recuerda que los guiones y los espacios en blanco también cuentan como caracteres).

4.- Para dar pistas al usuario que registra, pondremos en la propiedad del campo "predeterminado" el valor siguiente;
_-________-_

5.- Y supongamos que el usuario es muy despistado y se le olvida poner el campo, pues para que no ocurra esto, le daremos la opción "Sí" a la propiedad de requerido.

6.- También interesa que access indexe, ya que ayudará mucho el orden ante una base de datos enorme y también permitir la propiedad "longuitud 0".

En la creación de una tabla en access desde el inicio hay que tener en cuenta los campos y sus propiedades.
En la creación de una tabla en access desde el inicio hay que tener en cuenta los campos y sus propiedades.

Campo Tratamiento:

Es es el segundo campo de la tabla y para facilitar al usuario que registra los datos haremos una lista de opciones donde podrá escoger la más adecuada.

1.- En este caso, la opción que vamos a escoger es (Sr.) para los hombres y (Sra.) para las mujeres.
Para hacer esta lista es necesario que en tipo de datos escojamos (TEXTO CORTO) con un tamaño máximo de caracteres que nos ocupe la palabra más grande de la lista que vayamos a realizar.

2.- En propiedades del campo nos dirigimos a la pestaña de "búsqueda" y en el apartado "Mostrar control" escogemos la opción "Cuadro de lista" o "cuadro combinado".

3.- En el apartado de "Tipo de origen de la fila" escogeremos "lista de valores" (escogemos esta opción porque solo vamos a poner 2 valores). Naturalmente la lista se puede modificar cuando queramos pero solo afectará a los registros de este campo que sean nuevos, los registros que tenían un valor, seguirán con el mismo a no ser que se cambien manualmente uno por uno.

4.- En el apartado "Origen de la fila" situamos el ratón sobre los tres puntos que hay en la derecha del mismo cuadro y aparecerá una nueva ventana que nos permitirá insertar los valores que deseemos, tal y como aparece en la siguiente imagen:

Cuando se trata de crear una tabla desde cero, se deben tener en cuenta las propiedades.
Dentro de la vista de diseño de access se pueden configurar las propiedades de un campo de la tabla.

Campo Nombre:

Este campo es mucho más sencillo de configurar, lo único que tenemos que tener en cuenta en el tipo de texto corto es el "Tamaño del campo" que para nombres compuestos podrían ser un máximo de 15 caracteres contando el espacio, y activar la opción de "Requerido" para ingresar como obligatorio, así como activar la opción de "Indexar con duplicados" debido a que pueden haber dos nombres iguales.

Campo Apellidos:

Este campo se puede configurar de manera casi idéntica que en "Nombre", solo que en tamaño del campo, al ser apellidos deberá admitir más caracteres, por ejemplo unos 25 como máximo contando los espacios entre ellos.

Campo Dirección:

Este campo lo que cambiará con respectos a los anteriores campos de nombre y apellidos, es el "tamaño del campo", que le daremos 50 caracteres.

Campo CodigoPostal:

Para este campo crearemos una máscara de entrada (ver campo Codcliente) que contenga 5 dígitos obligatorios y en "Tamaño del campo" pondremos 5 caracteres. Con respecto al campo "Requerido" irá a gustos. (Por ejemplo puede ser que el cliente no se acuerde del código postal donde vive), en este caso es mejor no poner el campo obligatorio.

Campo Población:

Exactamente igual que el campo "Dirección". Es mejor conservar el mismo tamaño porque el nombre de algunos pueblos son largos.

Campo Teléfono:

En este campo también crearemos una máscara de entrada para evitar que se pongan más digitos de la cuenta o letras en vez de números
1.- La máscara de entrada será 000.000.000 (recordamos que los puntos saldrán como separadores naturales en el campo y las barras invertidas no cuentan como caracteres)
2.- En "tamaño del campo" pondremos 11 caracteres (los números más los puntos que quedarán fijos).
3.- En el resto de propiedades, irá al gusto de cada uno (por ejemplo podemos poner como campo obligatorio el número de teléfono, en este caso activar la casilla de "requerido").

Campo E-mail:

A este campo en tipo de datos que se le dará es "hipervínculo". Como se puede observar en las propiedades del campo no sale la opción del "Tamaño del campo".
Con respecto a que el campo sea obligatorio, al ser una dirección de correo electrónico que no todo el mundo tiene no activaría el apartado "Requerido".

Campo Descuento y Zonaventa:

Estos campos son de tipo "asistente para búsqueda" pero que no podemos configurarlos debido a que no tenemos hechas las tablas origen, por tanto lo dejamos puestos, pero sin configurarlos.

Si hasta el momento has seguido los pasos y lo más importante, has entendido los conceptos, puedo decirte que ya sabes construir una tabla. Para comprobarlo, tiene que salir como en la imagen siguiente:

Si has seguido todos los pasos debe quedarte una tabla parecida a esta.
Cuando se trata de crear una tabla desde cero, se deben tener en cuenta las propiedades.

De momento dejaremos los dos últimos campos para más adelante, por ahora disfruta del mérito conseguido.


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EJERCICIO CON LA BASE DE DATOS

Como en todo tutorial no podría faltar hacer ejercicios y practicar, porque la base del aprendizaje es la práctica. No te preocupes si cometes errores, siempre se puede volver a empezar desde el principio. Una buena idea es, siempre que evoluciones en la práctica del programa, crea una copia de seguridad, porque hacer esto te ayudará a no perder los datos ni el logro conseguido. Por tanto, ahora que has creado la primera tabla en access desde el inicio con los siguientes ejercicios.

EJERCICIO 1

Aprovechando que tenemos una primera tabla vamos a introducir datos y cumplimentar los registros. Para ello copia los siguientes registros en la tabla "CLIENTES".

Ejercicio insertar registros en tabla clientes.
Ejercicio insertar registros en tabla clientes. (7 clientes).
Ejercicio insertar registros en tabla clientes
Ejercicio insertar registros en tabla clientes. (7 clientes).
Continuamos introduciendo registros.
Continuamos introduciendo registros. (7 clientes).

¿Has podido realizar bien todos los cambios?. ¿Te ha dejado poner un dígito más al registro número 4?.
Si me respondes sí a ambas es evidente que la configuración que le has dado falla, si te deja poner en teléfono un dígito más sin salirte la ventana de alerta, es que probablemente el tamaño del campo hayas puesto más dígitos de la cuenta. En este caso vamos a quitarle al registro número 4 el último dígito del campo "Teléfono". En la siguiente imagen vemos como queda la tabla con los registros insertados:

Tenemos la tabla clientes con 7 registros actualizados.
Tenemos la tabla clientes con 7 registros actualizados.

EJERCICIO 2

Al pasar los registros me he dado cuenta que el campo tratamiento está en letra minúscula y queda fatal con el campo nombre y apellidos en letra mayúscula. Así que cambiaremos el campo tratamiento a letra mayúscula. tal y como se ve en la imagen:

Tenemos la tabla clientes con 7 registros actualizados y le hemos cambiado el campo tratamiento a letra mayúscula.
Tenemos la tabla clientes con 7 registros actualizados y le hemos cambiado el campo tratamiento a letra mayúscula.

Es momento de empezar a pensar un poco y... recordar todo lo que hemos aprendido, especialmente en el apartado del campo de "Tratamiento". De la misma manera que hemos puesto una lista, se puede modificar.
El inconveniente de hacer cambios es que no se actualizan los registros de la nueva lista, por tanto toca cambiarlos uno a uno.

EJERCICIO 3

Ahora vamos a comprobar una práctica muy común y es un gran error si no se cuentan bien los caracteres desde un inicio. Vamos a reducir el tamaño del campo "población" a 15 caracteres.

Lo que hemos hecho es ajustar el tamaño del campo población de 50 a 15 caracteres.
Lo que hemos hecho es ajustar el tamaño del campo población de 50 a 15 caracteres.

Lo que ha ocurrido es que access lanza una advertencia de que has disminuido el tamaño del campo y afectará a todos los registros y es posible que se pierdan datos y afectaría a las posibles reglas de validación. A pesar de la advertencia le daremos a continuar a ver que pasa.

Al haber ajustado el tamaño del campo población a 15 caracteres access borra automáticamente los caracteres de más.
Al haber ajustado el tamaño del campo población a 15 caracteres access borra automáticamente los caracteres de más.
Access ha hecho lo que le hemos ordenado y todo aquel registro del campo "población" tendrá un máximo de 15 caracteres, y esa pérdida es IRRECUPERABLE.

Te encuentras en inicio / tabla desde inicio


JUGAR CON LOS CAMPOS

Si has seguido los ejercicios anteriores te habrás dado cuenta que access a indexado (ordenado) los registros del campo "Idclientes" que también contiene la clave principal.
Por tanto ahora es muy complicado saber que número de registro tiene cada uno, debido a que no le pusimos el campo ID, en este caso autonumérico. Por suerte este error lo hemos cometido con solo 7 registros y no con 1000, porque hubiese sido más complejo arreglarlo. No obstante tenemos que saber que todos los campos se pueden modificar, copiar, pegar, traspasar, y borrar y la manera de hacerlo es la siguiente:

Copiar, cortar y pegar un campo:

Es sencillo, nos dirigimos a la vista de diseño (se puede hacer en vista tabla pero al mostrar los campos en horizontal puede resultar complejo el buscar el campo en la tabla en caso que haya muchos) seleccionamos el campo que queremos copiar y nos situamos sobre él. Clicamos en el botón derecho del ratón y seleccionamos "copiar", acto seguido desplazamos el ratón al lugar donde queremos que esté, botón derecho del ratón y seleccionamos la opción de "pegar". Y ya tenemos el campo copiado con las mismas características. Recuerda que tienes que cambiar el nombre del campo, access no permite que haya dos campos con el mismo nombre.
Para "cortar" un campo se hace la misma operación solo que en vez de "copiar" eliges "cortar". Cuando termina el campo ya se ha desplazado al lugar donde le has indicado.

Desplazar un campo:

En vista diseño seleccionamos el campo que queremos desplazar a otra posición y situamos el mouse en el cuadrado de color gris del lado izquierdo de la misma fila, clicamos y desplazamos el campo a la posición que queremos, sin soltar el click hasta que no tengamos la posición correcta.

Insertar o eliminar un campo:

En vista diseño seleccionamos el lugar donde nos interesa poner el nuevo campo y en el cuadrado gris del lado izquierdo de la fila clicamos con el botón derecho del mouse y escogemos del menú la opción insertar. Automáticamente access inserta una nueva linea vacia para poner un campo.
Para eliminar un campo es necesario seleccionar la fila donde está el campo y en el cuadrado gris del lado izquierdo de la fila clicamos con el botón derecho del mouse y escogemos del menú la opción eliminar. Access lanzará un aviso de confirmación antes de eliminar el campo.

Antes de eliminar un campo se debe tener muy claro que todos los registros asociados a dicho campo pueden perderse. Y es IRRECUPERABLE.

EJERCICIO DE CAMPOS

EJERCICIO 4

Ahora que hemos aprendido un poco más acerca de como jugar con los campos, de la tabla "CLIENTES" necesitamos saber un número de registro de cada cliente. Así que, como ejercicio necesitamos que insertes un campo en primera posición, le pongas en nombre "Id" y el tipo que sea de autonumeración. Una vez hecho esto vas a vista tabla y verás el resultado.

En este ejercicio hemos agregado insertado un campo autonumérico y se ha actualizado con la tabla de la base de datos.
En este ejercicio hemos agregado insertado un campo autonumérico y se ha actualizado con la tabla de la base de datos.

EJERCICIO 5

Nos hemos dado cuenta que hemos metido la pata y al intentar acortar el tamaño del campo de "POBLACIÓN" a 15 caracteres nos hemos dado cuenta que hay nombres del mismo campo que se han cortado. Esto no nos puede pasar, porque los datos cortados son IRRECUPERABLES. Pero lo vamos a remediar, vamos a darle al campo un tamaño de 35 caracteres y guardas la tabla.


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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste más opciones que contiene las propiedades de un campo de access.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido que es importante tener un proyecto de base de datos y sobre el mismo empezar a trabajar en la creación de las tablas de access. Has tenido la ocasión de poder aprender mejor realizando los ejercicios de la base de datos y has aprendido como jugar con los campos de una tabla con sus ejercicio de campos agregando un nuevo campo a la base de datos de access.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE vas seguir trabajando sobre las tablas que quedan dentro del proyecto y seguirás con más ejercicios que te ayudarán a entender mejor en funcionamiento de access.

REGLAS DE VALIDACIÓN
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TABLAS EN BASE A PROYECTO

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