CREANDO TABLAS ACCESS

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste a crear listas de un campo con datos existentes en otras tablas. Realizaste ejercicios para cambiar las listas de la tabla de datos origen y cambiar automáticamente las opciones en los campos sin tener que modificar las opciones de la tabla destino. Aprendiste a como organizar los datos dentro de un campo y aprendiste a crear listas con tablas existentes de diferentes columnas. En ESTE CAPÍTULO seguiremos creando las tablas access que nos quedan del proyecto. Es muy importante seguir el tutorial con todos los ejercicios debido a que ellos están relacionados con el mismo proyecto.

CONTINUIDAD DEL PROYECTO EN ACCESS

Por el momento tenemos creada la tabla CLIENTES que es la más importante pues los datos principales de cada cliente se recogen en la misma tabla. Las tablas DESCUENTO y ZONAS son tablas auxiliares que sirven exclusivamente para describir el registro de un campo. Estas tablas auxiliares son muy importantes si en un momento dado es necesario corregir o cambiar algún dato del mismo campo sin que tengamos que revisar registro por registro.
Recordar que este tutorial se ha diseñado de una manera secuencial, es decir que para seguir y entenderlo es necesario realizar todos los ejercicios, ya que todos ellos incluso el mismo tutorial va en base al mismo proyecto. Una vez aprendas como funciona este proyecto, podrás realizar cualquier proyecto que quieras, sin límites!!!.

Aún nos quedan dos tablas por realizar para culminar el proyecto.
Aún nos quedan dos tablas por realizar para culminar el proyecto.

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CREAR LA TABLA "ARTÍCULOS"

Para la creación de la tabla ARTÍCULOS utilizaremos la siguiente configuración:

Campo Id:

Este será el identificador de los registros, cada registro tendrá un número asociado que nos permitirá controlar el número total de los mismos que hay insertados en la tabla. El tipo de propiedad será "autonumérico". Es decir le decimos a access que por cada registro nuevo, incremente el valor en 1 en el campo Id.

Campo Codart:

Este campo será un campo "origen", es un campo que llevará toda la información y con las tablas que esté relacionado actuará como un espejo en los campos "destino".
Por ejemplo este campo nos servirá para dar un código de identificación a un artículo. Este artículo será mostrado en la tabla "PEDIDOS" sin embargo a pesar que el campo se llame igual, los datos quedan almacenados en la tabla "ARTÍCULOS" que es donde se ubica el campo "origen". El campo de destino es un reflejo del campo origen.

Este campo actuará como llave principal y, por tanto, no puede haber ningún código duplicado. Como es un código de artículo, si ponemos número largo o número como tipo de datos cuando pongamos el código nos marcará los miles y millares. Para que esto no pase, ya que no es un número convencional le pondremos como tipo de datos "TEXTO CORTO".

En tamaño del campo ponemos 13 y en la máscara de entrada ponemos 13 ceros.
Como este código va asociado a un artículo activaremos la opción de "requerido" de las propiedades del campo, permitiremos longitud cero, porque no sabemos si alguna parte del código puede llevar ceros al inicio, indexamos (sin duplicados) ya que este código es solo para un producto y activamos la compresión unicode, que ayuda básicamente a poder comprimir datos y poderlos buscar más fácilmente.

Es importante saber que cada producto tendrá su propio código de identificación y no puede repetirse.
Es importante saber que cada producto tendrá su propio código de identificación y no puede repetirse.

Campo Descripción:

Este campo es una descripción del producto del código que lleva asociado.
Escogemos "TEXTO CORTO" como tipo de datos, y con un tamaño de caracteres de 25.
En este caso no activaremos la opción de indexar pero si la opción de compresión unicode.
Es evidente que tiene que haber un texto, por tanto activamos la opción de requerido y permitimos longitud cero.

Campo Pvp:

Este campo es el precio del producto.
Escogemos "MONEDA" como tipo de datos, y en "formato" escogemos la opción de Euros.
No será necesario activar el indexado para este campo y en la opción de propiedad del campo "valor predeterminado" le pondremos un 0. Como es un producto que lleva precio, activamos el "requerido".

Campo Unidades:

Este campo marcará las unidades del producto disponibles en stock.
Escogemos "NÚMERO" como tipo de datos, y en "formato" escogemos la opción de "entero".
No será necesario activar el indexado para este campo y en la opción de propiedad del campo "valor predeterminado" le pondremos un 0. Como tenemos que saber cuantos productos hay para poder venderlos activamos el "requerido".

Campo Fechapedido:

Este campo muestra la última fecha en que hicimos el pedido del producto.
Escogemos "FECHA/HORA" como tipo de datos, y en "formato" escogemos la opción de "fecha corta".
No será necesario activar el indexado para este campo, pero si activaremos la propiedad de "requerido".
Y con este tipo de datos aparece una propiedad nueva "mostrar el selector" que indica si sale un selector de días o bien en caso de que no queramos escogeremos la opción "nunca".

Campo Iva:

Este campo muestra el iva que lleva el producto cuando lo adquirimos.
Escogemos "NÚMERO" como tipo de datos, le asignamos el valor de "simple" como tamaño del campo y en "formato" escogemos la opción de "porcentaje".
En "lugares decimales" le daremos 2, en "valor predeterminado" no pondremos nada (espacio en blanco), activaremos el "requerido" y no "indexaremos".

Si has seguido todos los pasos debe quedarte una tabla de access configurada como se muestra en la imagen.
Si has seguido todos los pasos debe quedarte una tabla de access configurada como se muestra en la imagen.

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CREAR LA TABLA "PEDIDOS"

Para la creación de la tabla pedidos vemos que hay campos que estarán directamente relacionados con la tabla "CLIENTES" y la tabla "ARTÍCULOS". Es muy importanto saber que aquellos campos que van a estar relacionados deben tener las mismas características base y el mismo nombre, ya que de lo contrario access no encontraría la relación.
Por tanto aclarado este punto, empezamos a crear la tabla "PEDIDOS" con los siguientes campos:

Campo Numpedido:

Este será el identificador de los pedidos, En este caso actuará como el campo Id de la tabla, es decir que cada pedido o registro llevará un número autonumérico (por cada pedido nuevo le asignará un nuevo número incrementando en +1 al anterior) y también lo indexaremos (sin duplicados).
Aquí es importante saber diferenciar el "origen" y "destino" de todas las relaciones y que se explicarán con mayor detalle en el apartado de RELACIONES.

Llamamos campo "origen" al campo original que lleva los datos que se van a mostrar en las tablas relacionadas y llamamos campo "destino" al campo que muestra los datos de la tabla que lleva el campo origen, como si de un espejo se tratara.
Las propiedades de ambos campos tiene que ser exactamente la misma para que la relación pueda llevarse a cabo y no haya problemas con la interacción de los registros.
Por ejemplo si la tabla relacionada donde se encuentra el campo origen está configurado como tipo de "texto corto" con un tamaño de 12 caracteres y tiene nombre "XX", el campo destino debe tener esa misma configuración. Así mismo el campo destino puede tener otras propiedades pero que no intercedan en la relación ya que daría error al mostrar los datos. Esto lo iremos viendo en la configuración de las tablas que nos quedan.
A este campo le asignaremos también la llave principal.

Campo Codcliente:

Como hemos mencionado antes, este campo está relacionado y será un campo "destino", es decir que los datos reales están dentro del campo origen situado en la tabla CLIENTES. Para que la relación funcione debe tener la misma configuración. Por tanto para ganar tiempo y no repetir un campo con peligro de equivocarnos haremos un copiar del campo "Codcliente" de la tabla CLIENTES y un pegar en la tabla PEDIDOS.

De esta forma tenemos todos las propiedades idénticas en ambos campos, aunque en este caso, debemos pensar que un cliente puede venir a nuestra tienda y comprar en dias diferentes en mismo producto,y si dejamos la configuración del campo tal y como está en este momento, access no dejaría poner ningún registro más con el mismo Codcliente. ¿Cómo podemos solucionarlo?. ¿Cómo puedo hacer para que un mismo campo pueda repetirse dentro de una misma tabla?.
. Es sencillo, le diremos a access que el campo "Codcliente" se indexe pero con duplicados, tal y como mostramos en la siguiente imagen.

Podemos hacer que un campo pueda repetirse más de una vez cambiado la propiedad de indexado de "sin duplicados" a "con duplicados".
Podemos hacer que un campo pueda repetirse más de una vez cambiado la propiedad de indexado de "sin duplicados" a "con duplicados".

Campo Codart:

Este campo también está relacionado y actuará como un campo destino, por tanto haremos los mismo que hemos hecho con el campo "Codcliente" (copiamos el campo Codart de la tabla de ARTÍCULOS y lo pegamos en la tabla de PEDIDOS). También modificaremos la configuración de la propiedad de campo "indexado" con la opción (con duplicados), debido a que pueden aparecer muchos pedidos de clientes que se lleven el mismo producto.

Campo Unidades:

Este campo está destinado a informarnos de cuantas unidades se llevan de cada artículo que compran nuestros clientes.
A este campo le daremos el tipo de datos "NÚMERO" y con las propiedades de tamaño "Byte" (un número comprendido entre 0 y 255) con formato de número general y sin decimales (no creo que nadie se lleve la mitad de un producto), además le activaremos la opción de "requerido", y no es necesario indexar este campo debido a que no sirve de nada crear un índice de las cantidades de productos que se lleva el cliente.

Campo Fechapedido:

Este campo está destinado a informarnos de la fecha que hace el pedido nuestro cliente.
Escogemos "FECHA/HORA" como tipo de datos, y en "formato" escogemos la opción de "fecha corta".
No será necesario activar el indexado para este campo, pero si activaremos la propiedad de "requerido".
Y con este tipo de datos aparece una propiedad nueva "mostrar el selector" que indica si sale un selector de días o bien en caso de que no queramos escogeremos la opción "nunca".
Si has seguido correctamente los pasos, la tabla final te debe quedar así:

Este es el resultado de como quedaría configurada nuestra tabla de access de pedidos.
Este es el resultado de como quedaría configurada nuestra tabla de access de pedidos.

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¿CÓMO CONTINUAR?

En el CAPÍTULO ANTERIOR aprendiste a crear listas con datos existentes en otras tablas. También mediante ejercicios pudiste cambiar las listas de la tabla de datos origen y cambiar automáticamente las opciones en los campos sin tener que modificar las opciones de la tabla destino. Aprendiste a ordenar los datos registrado así como la creación de listas compuestas de dos columnas.

En ESTE CAPÍTULO has terminado las tablas de ARTÍCULOS y la de PEDIDOS dando por finalizado la lección dedicada a las TABLAS.

Ahora ya has aprendido todo lo que necesitas saber en concepto de las tablas en access y es momento de avanzar y empezar a conocer más funciones y seguir practicando.

CAPÍTULO LAS RELACIONES: Pasamos de nivel y nos adentramos en el fascinante mundo de las relaciones. Aprenderemos que una relación es un requisito básico para poder cruzar datos de distintas tablas.

LISTA DATOS EXISTENTES
LISTA DATOS EXISTENTES
LAS RELACIONES (ÍNDICE)
LAS RELACIONES (ÍNDICE)

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