CAMPOS CALCULADOS

En la LECCIÓN ANTERIOR aprendiste lo que son los informes y para que sirven dentro de una base de datos. En ESTA LECCIÓN veremos lo que son y para que se utilizan los campos calculados en una base de datos de Access.

LOS CAMPOS CALCULADOS

Podemos definir que un campo calculado es aquel que lleva en su interior una fórmula que permite un cálculo, sea a través de nuevos datos como a través de datos existentes.

Los cálculos pueden resultar de una expresión simple (como puede ser una suma) o de expresiones complejas, que contengan funciones. Access permite crear campos calculados para obtener datos basados en cálculos realizados sobre datos existentes.

Por ejemplo, Imaginemos por un momento que dentro de nuestra base de datos necesitamos saber las unidades que nos quedan de cada producto. ¿Cómo podríamos hacerlo?.

En este caso, entra en juego la tabla de PEDIDOS ya que es la única referencia que tenemos para poder calcular las unidades de cada producto que nos quedan en stock.

Lo primero de todo es hacer una consulta de las tablas que vamos a utilizar. (Tabla PEDIDOS y tabla ARTÍCULOS).

Como se puede observar, las tablas ya están relacionadas entre sí, por tanto, debemos escoger los campos que necesitamos para crear la fórmula correctamente. De momento para la información que necesitamos nos bastaría con elegir el campo "Unidades" de cada tabla y el campo "Descripción" de la tabla ARTÍCULOS para saber el producto.

En el ejemplo podemos observar que los datos son extraídos de diferentes tablas que están relacionadas entre sí.
En el ejemplo podemos observar que los datos son extraídos de diferentes tablas que están relacionadas entre sí.

Para llevar a cabo un campo calculado, debemos situarnos en una celda vacía del diseño de la consulta y escribir la sintaxis correspondiente dentro de la celda (Campo), que se compone de:

- Nombre del campo: cadena de caracteres que se corresponde con el nombre que tendrá el campo que se calculará.

- Dos puntos: luego de escribir el nombre del campo, tenemos que agregar dos puntos (:) para separarlo del cálculo que se va a realizar.

- Fórmula: Es la sintaxis que determina los cálculos que se deben hacer para obtener los valores del nuevo campo.

En nuestro caso la sintaxis sería la siguiente:

Nombre del campo:[campo 1]-[Campo 2]

Esto funcionaría si el cálculo que vamos a realizar tuviese campos con nombre diferente, pero en este caso nos encontramos que los campos que vamos a utilizar (Unidades) están dentro de ambas tablas. Entonces, ¿Cómo aplicaríamos la fórmula para que diese el resultado que queremos?.

Es evidente que si escribimos la fórmula (Total:[Unidades]-[Unidades]) no funcionará, básicamente porque no le estamos proporcionando a Access a qué campo nos referimos y por tanto cuando ejecutemos la consulta nos saldrá una ventana para que indiques el valor del campo.

Cuando nos pasa esto es fácil remediarlo sin tener que cambiar ningún nombre a los campos. Bastará con identificar los campos correctamente de manera que Access sepa los campos a que nos referimos. En este caso la sintaxis correcta sería así:

Nombre del campo:[TABLA.Campo]-[TABLA.Campo]

En la fórmula descrita Access sabe los campos que nos referimos y por tanto, podrá realizar el cálculo sin problemas.
En la fórmula descrita Access sabe los campos que nos referimos y por tanto, podrá realizar el cálculo sin problemas.

Lo último que nos queda es ejecutar la consulta y vemos que el resultado es el siguiente:

Este es el resultado de la consulta. Ahora sabemos las unidades que hay en stock de cada uno de los productos.
Este es el resultado de la consulta. Ahora sabemos las unidades que hay en stock de cada uno de los productos.

Cada vez que ejecutemos una consulta que posea un campo calculado, los valores de este se basarán en los valores actuales de los campos. Por lo tanto, guardar una consulta con un campo calculado permite que los nuevos datos estén siempre actualizados.

Al igual que el resto de los campos, los valores de los campos calculados se pueden ordenar y filtrar en la Vista Hoja de datos.


Estás en fórmulas / datos calculados


LAS EXPRESIONES

Como hemos dicho antes, las expresiones son sintaxis para realizar operaciones en los campos calculados. Pueden estar compuestas por cálculos sencillos (sumas, restas) o complejos, que requieran operaciones encadenadas. Las expresiones son también llamadas fórmulas y pueden estar integradas por estos elementos:

- OPERADORES: Son los símbolos aritméticos suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/).

- IDENTIFICADORES: Es el nombre de los campos que intervienen en la expresión. Estos deben estar escritos entre corchetes ([Campo]).

- CONSTANTES: Son los valores que no se pueden modificar, por lo tanto, no se calculan. Por ejemplo, en la expresión Aumento: [Pvp]+10. (sumaremos 10 al valor del campo Pvp).

- FUNCIONES: Conjunto de operaciones que se corresponden con una sintaxis determinada.

- VALORES LITERALES: Cuando deseamos mostrar una cadena de caracteres de forma literal, debemos escribirla entre comillas.

- PARÁMETROS: Valores que introduce el usuario.

Los elementos de las expresiones varían dependiendo del cálculo que deseemos obtener. A través de los campos calculados, también podemos utilizar expresiones dentro de consultas, formularios e informes.


Estás en fórmulas / datos calculados


CONTROLADOR CALCULADO EN FORMULARIO

Además de poder crear un campo calculado en una consulta de access, también podemos crear un controlador (campo) calculado en un formulario. Para crear un campo calculado hay que hacer lo siguiente:

01.- Cuando hicimos la tabla de "ARTÍCULOS" creamos también un campo llamado "IVA". Es este caso, vamos a crear un campo calculado dentro del formulario que contenga el cálculo del Iva, que en este momento está al 21%.

Ingresamos en la vista de diseño del formulario o en la presentación, y dentro de la sección Detalle insertamos un cuadro de texto que contendrá el valor calculado.

Para crear un campo calculado dentro de un formulario debemos ingresar un cuadro de texto independiente.
Para crear un campo calculado dentro de un formulario debemos ingresar un cuadro de texto independiente.

02.- Al insertar el cuadro de texto se puede observar que es de carácter independiente, es decir, que no depende de un campo, sino de una fórmula.

Ingresamos el nombre del campo dentro de la "etiqueta" y seleccionaremos el cuadro de texto. Nos dirigimos a la hoja de propiedades y escribimos la fórmula en el campo "origen de control" situada dentro de la pestaña "Datos", o bien, si tiene el espacio suficiente puede escribir la fórmula siguiente dentro del mismo cuadro.

=[Pvp]*[Iva]+[Pvp]

Debemos ingresar la fórmula dentro del cuadro o bien, en la hoja de propiedades del menú derecho lateral, dentro de la pestaña Datos en el campo origen de control.
Debemos ingresar la fórmula dentro del cuadro o bien, en la hoja de propiedades del menú derecho lateral, dentro de la pestaña Datos en el campo origen de control.

03.- La fórmula que hemos creado es muy sencilla, basta con multiplicar el campo "Pvp" por el campo "Iva" y después sumar de nuevo el campo "Pvp" para que nos resulte el precio del producto con el Iva incluido.

Por último para ver el resultado final, debemos acceder a la vista de formulario y ver que el cálculo lo hace correctamente. Navega por los registros para que puedas comprobar que el criterio se cumple en todos.

Debemos comprobar que los criterios se están cumpliendo en vista formulario.
Debemos comprobar que los criterios se están cumpliendo en vista formulario.

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PARÁMETROS

Los parámetros son valores ingresados por el usuario para generar un cálculo. El valor se ingresa a través de un pequeño cuadro y con base en él se crea un cálculo específico que se muestra en el campo correspondiente.

Por ejemplo, Imaginemos que queremos subir el precio de todos los productos en un 2%, necesario para mejorar el beneficio entre la compra del producto y su venta. Evidentemente el importe será el mismo para todos los productos (margen de beneficio). Para hacer esto, no es necesario ir producto por producto y calcularlo, Access lo puede hacer mediante un parámetro.

Para agregar parámetros a una expresión, debemos emplear corchetes, al igual que con los campos. La diferencia es que Access reconoce el texto ingresado dentro de los corchetes y, si coincide con el nombre de un campo, lo considera como tal. En cambio, si no coincide, entonces lo toma como parámetro.

Los parámetros también se pueden utilizar en campos calculados, controles calculados o consultas de actualización.

[Pvp]*[Puedes poner el texto que quieras]/100+[Pvp]

Podemos cambiar el valor de los campos calculados mediante una consulta de actualización. El valor será cambiado a todos los registros de la base de datos automáticamente y no podremos borrar el cambio.
Podemos cambiar el valor de los campos calculados mediante una consulta de actualización. El valor será cambiado a todos los registros de la base de datos automáticamente y no podremos borrar el cambio.
Para indicar un mismo valor a un registro basta con actualizar la consulta.

En nuestro ejemplo, se ha empleado la expresión =[Pvp]+[puedes indicar lo que quieras]. Access nota que el texto introducido en el primer corchete coincide con un campo de la tabla, por lo tanto, lo reconoce como tal. En cambio, el texto introducido dentro del segundo corchete no coincide con ningún campo, entonces, lo considera un parámetro. Al ejecutar la consulta, se mostrará un cuadro de mensaje y esto permitirá que el usuario ingrese el valor indicado.

Al ejecutar la consulta de actualización saldrá una ventana emergente que pedirá que pongas el valor deseado.
Al ejecutar la consulta de actualización saldrá una ventana emergente que pedirá que pongas el valor deseado.
Access te advierte que se van a actualizar tantas filas como haya en la base de datos.
Access te advierte que se van a actualizar tantas filas como haya en la base de datos.

El texto que hemos introducido como parámetro se toma como referencia para realizar el cálculo. En nuestro caso, el valor que introduzca el usuario se incrementará al precio de cada producto.

Para ver el resultado de los campos calculados debes hacer click en el botón ver de la cinta de opciones.
Para ver el resultado de los campos calculados debes hacer click en el botón ver de la cinta de opciones.

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Estás en fórmulas / datos calculados


¿CÓMO CONTINUAR?

En la LECCIÓN ANTERIOR aprendiste lo que son los informes y para que sirven dentro de una base de datos.

En ESTE CAPÍTULO has aprendido que un campo calculado es aquel que lleva en su interior una fórmula que permite un cálculo, sea a través de nuevos datos como a través de datos existentes, en los cuales para realizarlos son necesarias las expresiones, es decir, la sintaxis o fórmula para que la operación pueda realizarse. Aunque ya sabemos que los campos calculados se pueden hacer mediante la consulta, hemos descubierto que también pueden incluirse en un formulario. Y para acabar, en caso de bases de datos muy grandes, hemos aprendido el papel fundamental que tienen los los parámetros para general un calculo.

En el CAPÍTULO SIGUIENTE Seguiremos trabajando con los campos calculados y sus funciones.

LAS FÓRMULAS (ÍNDICE)
LAS FÓRMULAS (ÍNDICE)
FUNCIONES CAMPO CALCULADO
FUNCIONES CAMPO CALCULADO

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