BASE DATOS ACCESS

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una base de datos de access sirve para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos.
Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access.

Esta es la apariencia de una base de datos de access.
Este es el aspecto de una base de datos.

Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla.

Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. Salvo que haya sido específicamente diseñada para usar datos o códigos de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos como formularios, informes, macros y módulos.

Las bases de datos creadas en el formato Access 2007 (que también usan Access 2016, Access 2013 y Access 2010) tienen la extensión de archivo .accdb y las bases de datos creadas en formatos anteriores de Access tienen la extensión de archivo .mdb.

Puede usar Access 2016, Access 2013, Access 2010 o Access 2007 para crear archivos en formatos de archivo anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

En la imagen podemos apreciar los datos que hay recogidos en una tabla dentro de la base de datos.
En la imagen podemos apreciar los datos que hay recogidos en una tabla dentro de la base de datos.

¿Qué podemos hacer con Access?.

1.- Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.

2.- Modificar datos existentes, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de un artículo.

3.- Eliminar información, por si un artículo se vende o se descarta.

4.- Organizar y ver los datos de diferentes formas.

5.- Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o Internet.

RECUERDA QUE...
Una misma base de datos puede almacenar tantas tablas de datos como sean necesarias, es decir que solo necesitamos un solo archivo para que almacene todo lo que necesitamos.

Antes de empezar a diseñar nada debemos entender que una base de datos consta de diferentes secciones y que unidas entre sí, nos dará resultados sorprendentes, por ahora, pasemos a ver cuales son las secciones y una breve descripción de cada una de ellas.


LAS TABLAS

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados.

Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización. Por ejemplo en la imagen siguiente podemos apreciar que los datos de los clientes de una tienda estan almacenados dentro una tabla llamada CLIENTES.

En la tabla CLIENTES solo hay datos de los clientes.
En la tabla CLIENTES solo hay datos de los clientes.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "clientes" donde cada registro (fila) contiene información sobre un cliente distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc.

Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la base de datos.


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LAS CONSULTAS

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quieres ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas te permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quieres ver todos los registros a la vez, las consultas permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quieres.

Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si estás trabajando en una consulta actualizable, recuerda que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puedes ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puedes usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.

Esto es una consulta de selección donde hemos filtrado clientes que hayan hecho un pedido en nuestra tienda entre el 01 de febrero de 2019 y el 02 de marzo de 2019.
Esto es una consulta de selección donde hemos filtrado clientes que hayan hecho un pedido en nuestra tienda entre el 01 de febrero de 2019 y el 02 de marzo de 2019.

Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.


LOS FORMULARIOS

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Puedes programar botones de comandos para determinar que datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puedes tener un formulario llamado "Formulario cliente" que trabaja con los datos de los clientes. El formulario cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puedes especificar un pedido nuevo para el cliente.

Esto es un formulario de la tabla clientes que además tiene incrustado un apartado de los pedidos que ha hecho.
Esto es un formulario de la tabla clientes que además tiene incrustado un apartado de los pedidos que ha hecho.

Los formularios también le permiten controlar de que manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puedes crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.


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LOS INFORMES

Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

En la imagen podemos apreciar la vista de un informe de access con los datos de las últimas compras que han hecho los clientes.
En la imagen podemos apreciar la vista de un informe de access con los datos de las últimas compras que han hecho los clientes.

LAS MACRO Y LOS MÓDULOS

Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón.

Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos.

Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los mismos aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de clase no.
En este tutorial tocaremos las macros y los módulos de pasada solamente para explicar algunos conceptos sin entrar en detalle.


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¿CÓMO CONTINUAR?

En este capítulo has aprendido que es lo que es y para que sirve una base de datos, también has descubierto que una base de datos de access esta compuesta por una o varias tablas, demás de consultas formularios, pudiendo sacar en cualquier momento un informe y complementando la base de datos con las macros y módulos.

EL PASO SIGUIENTE es conocer el programa de Access y saber cuantas opciones nos ofrece. Es importante conocer bien este programa para poder "exprimir" al máximo todo su potencial y poder así no solo crear una buena base de datos, sino que podrás mejorarla constantemente. Te invito a que pases al capítulo siguiente conocer el programa.

BASE DE DATOS
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